Un notario es un profesional en derecho que está investido de fe pública por el Estado, hecho que le faculta para recibir, interpretar, redactar y dar forma legal a la voluntad de las personas que ante él acudan, brindándoles seguridad y certeza jurídica en los actos y hechos en los que dé fe, mediante su consignación en los instrumentos públicos que elabore.
Esta actividad está circunscrita al territorio, por lo que cada una de las entidades federativas decidirá cuántas autorizaciones otorga, además de que elaborará todo el marco normativo que reglamente la tarea notarial.
La Ciudad de México, está regulada por la Ley del Notariado para el DF (LNDF), misma que provee de la función autenticadora al notario para que se reconozca como cierto lo que este asiente en las actas o las escrituras públicas que redacte, salvo prueba en contrario (art. 26).
De acuerdo con el numeral 34 de la LNDF, el ejercicio de sus funciones se limita al ámbito territorial de la Ciudad de México, aunque esto no es impedimento para que los actos que se celebren ante su fe puedan referirse a cualquier otro lugar, siempre que las escrituras o actas sean firmadas dentro de la propia Ciudad.
¿Qué elementos hay que revisar?
Sello notarial
Es el instrumento por medio del cual el notario ejerce su facultad fedataria con la impresión del símbolo del Estado en todos los documentos que autorice. Este tendrá forma circular y reproducirá en el centro el escudo nacional; alrededor tendrá inscrito el nombre y apellidos del notario (pueden ir abreviados) y su número. De igual forma, contendrá el número de la notaría.
Este sello expresa el poder autentificador del notario y lo público de su función, por lo que se imprimirá en el ángulo superior izquierdo del anverso de cada hoja de libro de registro de cotejos y en cada folio que se vaya a utilizar, así como en cada escritura, acta, testimonio o certificación.
Dicho instrumento sirve para constatar la autenticidad de un documento pues sus elementos contienen la identificación del notario que intervino, por tanto, es una prueba sobre su existencia.
Escritura
Es el documento original, redactado y autorizado por el notario, en el que este hace constar actos jurídicos, tales como testamentos, poderes, adjudicaciones, compraventas, donaciones o cualquier otro acto que requiera de esta formalidad.
Son redactadas en español y estarán firmadas por los comparecientes, quienes antes de hacerlo podrán pedir que se hagan todas las adiciones o variaciones que estimen convenientes.
Una vez que este documento hubiese sido signado por todas las partes, se reúnan todos los requisitos legales y no exista impedimento alguno, el notario lo autorizará definitivamente y asentará la fecha, junto con su firma y sello.
Revocación de actos
Cuando se revoque, rescinda o modifique un acto contenido en una escritura, se extenderá una nueva y se hará la anotación o la comunicación procedente.
No obstante, el numeral 119 de la LNDF señala que si se renuncian poderes o mandatos, o esto resultare de documentos en los que estén contenidos los acuerdos de órganos de personas morales y que el notario hubiese protocolizado, este seguirá estos pasos:
- si el acto rescindido consta en el protocolo de la notaría a su cargo y la escritura está aún bajo su custodia, tomará razón de ello en nota complementaria, pero si consta en un protocolo a cargo de otro notario, le comunicará por escrito para los efectos conducentes
- si el protocolo ya estuviese depositado en definitiva en el archivo, la cancelación se comunicará al titular de esa dependencia para que se haga la anotación complementaria
- si el poder o mandato está en un protocolo fuera de la Ciudad de México, el notario solo hará ver al interesado la conveniencia de la anotación indicada y será a cargo del último realizar lo que corresponda
- el notario advertirá al compareciente la importancia de llevar a cabo el aviso o notificación de la revocación del poder, a quien dejó de ser apoderado
Asimismo, el fedatario informará a la autoridad competente tanto sobre el otorgamiento como de la revocación de actos de apoderamiento, dentro de los cinco días hábiles siguientes; de igual forma ingresará la información relacionada a la base de datos del Registro Nacional de Avisos de Poderes Notariales.
Acta
Es el instrumento público original redactado y autorizado por el notario para hacer constar, a solicitud de parte interesada, uno o varios hechos presenciados por él o que le consten. De acuerdo con el artículo 128 de la LNDF se podrán asentar:
- notificaciones, interpelaciones, requerimientos, protestos y entrega de documentos y otras diligencias en las que el notario intervenga
- la existencia, identidad, capacidad legal, reconocimiento y puesta de firmas en documentos de personas identificadas por dicho profesional
- hechos materiales
- la existencia de planos, fotografías y otros documentos
- protocolización de documentos
- declaraciones que hagan una o más personas respecto de hechos que les consten, sean propios o de quien solicite la diligencia, y
- toda clase de hechos positivos o negativos, estados y situaciones, sean lícitos o no, que guarden las personas y cosas que puedan ser apreciados objetivamente y relacionados por el notario
Tanto las escrituras como las actas se conservarán permanentemente en el protocolo y se reproducirán cuántas veces sea necesario.
Protocolo
Es el conjunto de libros formados por folios numerados y sellados en los que el notario asienta y autoriza las escrituras y actas que se otorguen ante su fe.
El numeral 76 de la LNDF señala que en sentido amplio es la expresión de todos los documentos que obran en el haber de cada notaría, ya que contiene toda escritura o acta autorizada por el notario.
Reproducción de actos notariales
Testimonio
El numeral 143 de la LNDF señala que es la copia en la que se transcribe íntegramente una escritura o un acta; también pueden contener la reproducción de los documentos anexos que obran en el apéndice, así como de aquellos con los que se acredite la satisfacción de requisitos fiscales, aun cuando hubieren sido mencionados en la escritura (art. 144, LNDF).
Copia certificada
Es la reproducción total o parcial de una escritura o acta, incluyendo sus respectivos documentos del apéndice. Conforme al artículo 154 de la LNDF, solo será expedida para:
- acompañar declaraciones, manifestaciones o avisos de carácter administrativo o fiscal, si las leyes o reglamentos aplicables disponen que con ellos se exhiban copias certificadas o autorizadas.
De igual forma, para obtener la inscripción de escrituras en los Registros Públicos, o en cualquier otro caso en los que su presentación o expedición sea obligatoria
- respaldar informes solicitados por cualquier autoridad legalmente facultada para requerirlos, y que esté conste en alguna escritura o acta
- remitirla a las autoridades competentes, judiciales, ministeriales o fiscales que ordenen dicha expedición, y
- entregarla al otorgante que solicite la reproducción de alguno o algunos de los documentos que obren en el apéndice
Copia certificada electrónica
Es la reproducción total o parcial de una escritura o acta, además de sus respectivos apéndices o parte de estos, expedida por el notario en un soporte electrónico y autorizada con su firma electrónica notarial (art. 154 BIS, LNDF).
Este documento será válido jurídicamente y se considerará con valor equivalente a los testimonios para efectos de inscripción en las instituciones registrales.
No obstante, las copias certificadas solo serán expedidas para (art. 154 QUATER, LNDF):
- acompañar declaraciones, manifestaciones o avisos de carácter administrativo o fiscal, si las leyes o reglamentos aplicables lo disponen
- obtener la inscripción de escrituras y actas que se otorguen ante su fe con sus respectivos apéndices en el Registro Público o en otros Registros o en cualquier otro caso en los que su presentación sea obligatoria (en este caso el notario asentará una nota complementaria que contendrá la fecha de expedición, el número de páginas de que conste la copia, además para quién se expide y a qué título)
- acompañar informes solicitados por autoridad legalmente facultada para requerirlos
- remitir copias auténticas de instrumentos públicos autorizados por el notario y solicitadas u ordenadas por la autoridad judicial
En los casos en los que se emita por órdenes de una autoridad, el notario deberá hacer constar, tanto en una nota complementaria como en la razón de certificación respectiva, el órgano que la ordenó, así como el número del expediente en que ella actúa y el número y fecha del oficio correspondiente
Es importante señalar que según el artículo 154 QUINQUIES, las copias certificadas electrónicas solo serán válidas para la finalidad para la que fueron expedidas, lo que deberá hacerse constar expresamente en cada copia emitida.
Certificación
El artículo 155 de la LNDF la define como la relación que hace el notario de un acto o hecho que obra en su protocolo, en un documento que él mismo expide o en uno preexistente, o en su caso, la afirmación de que una transcripción o reproducción coincide fielmente con su original, comprendiéndose en esta categoría las siguientes:
- razones que el notario asienta en copias al efectuar un cotejo
- relación sucinta de un acto o hecho, o de uno de sus elementos o circunstancias que consten en su protocolo, que asiente en un documento que al efecto expida a petición de parte o autoridad facultada para hacerlo, o en un documento preexistente
- razón de existencia de uno o varios documentos que se le exhiban para acreditar la personalidad de los otorgantes o interesados en una escritura o acta que el notario asiente en la reproducción total o parcial, lo que será suficiente para dejar acreditada dicha personalidad
Toda certificación será autorizada por el notario con su firma y sello.
Asuntos extrajudiciales
Además de las funciones detalladas, el artículo 166 de la LNDF prevé un catálogo de tareas extrajudiciales que pueden estar a cargo del notario, tales como:
- los actos en los que sin menoscabo de que exista o no controversia judicial, los interesados le soliciten constar bajo su fe y asesoría los acuerdos, hechos o situaciones de que se trate
- los asuntos en los que, existiendo o no controversia judicial, lleguen los interesados voluntariamente a un acuerdo sobre uno o varios puntos del asunto, o sobre su totalidad, y se encuentren conformes con que el notario haga constar bajo su fe y con su asesoría los acuerdos, hechos o situaciones de que se trate, siempre que se haya solicitado su intervención mediante rogación
- los casos que en términos del Código de Procedimientos Civiles conozcan los jueces en vía de jurisdicción voluntaria en los cuales el notario podrá intervenir en tanto no hubiere menores no emancipados o mayores incapacitados. En forma específica, ejemplificativa y no taxativa, podrá intervenir en:
- las sucesiones en las que no hubiere controversia alguna y cuyos herederos fueren mayores de edad, menores emancipados o personas jurídicas
- la celebración y modificación de capitulaciones matrimoniales, disolución y liquidación de una sociedad conyugal
- las informaciones ad perpetuam, apeos y deslindes y demás diligencias, excepto las informaciones de dominio
Las autorizaciones y habilitaciones especiales de sujetos a quienes falte capacidad jurídica se regirán por lo dispuesto en el Código Civil y en las demás normas.
Notario y corredor ¿lo mismo?
Debido a que ambos fungen como fedatarios públicos, es común que surjan cuestionamientos sobre si su naturaleza es la misma y si existen ventajas sobre los servicios ofrecidos por cada uno.
El corredor público es un profesional del derecho habilitado por la Secretaría de Economía (SE) en representación del Ejecutivo Federal, cuya principal función es la de garantizar seguridad y certeza jurídica a las transacciones comerciales.
El artículo 6 de la Ley Federal de Correduría Pública señala que al corredor público le corresponde actuar como:
- agente mediador, para transmitir e intercambiar propuestas entre dos o más partes y asesorar en la celebración o ajuste de cualquier contrato o convenio de naturaleza mercantil
- perito valuador, para estimar, cuantificar y valorar los bienes, servicios, derechos y obligaciones que se sometan a su consideración, por nombramiento privado o por mandato de autoridad
- asesor jurídico de los comerciantes en sus actividades
- árbitro, a solicitud de las partes para la solución de controversias derivadas de actos, contratos o convenios de naturaleza mercantil, así como las suscitadas entre proveedores y consumidores
- fedatario público, para hacer constar: todos los actos jurídicos aludidos anteriormente, excepto de inmuebles; la emisión de obligaciones y otros títulos valor; hipotecas sobre buques, navíos y aeronaves; los hechos de naturaleza mercantil actuar como fedatario en la constitución y en los demás actos previstos por la Ley General de Sociedades Mercantiles, dentro de los que se incluyen aquellos en los que se haga constar la representación orgánica
- encargado de cotejar y certificar las copias de las pólizas o actas que hubiesen sido otorgadas ante ellos
Al comparar a este profesional del comercio con el notario público, se puede concluir que cada uno tiene una especial área de interés, pues el primero está enfocado a la materia mercantil, por lo que ofrece amplios conocimientos y experiencia, además de que sus honorarios pueden ser pactados en libertad con sus clientes, mientras que el segundo se centra en el ámbito civil y sus honorarios están preestablecidos.
Por otro lado, no existen elementos para determinar si los servicios ofrecidos por uno son mejor que el otro, ya que esto dependerá del acto al que se busque dotar de fe pública.
Conclusión
La función autentificadora es de suma importancia, pues mientras no exista una declaración judicial sobre su falsedad o nulidad, los instrumentos notariales son prueba plena de que los otorgantes manifestaron su voluntad de celebrar el acto consignado, lo que permite dotar de mayor certeza los actos que sean celebrados entre particulares.
