La Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI) o ley antilavado obligó al empresariado mexicano a cumplir con una serie de responsabilidades que se resumen en una idea global: conoce a tu cliente.
Este deber general se divide en dos específicos, consistentes, en identificar, y en exhibir los reportes regulatorios (avisos) con la periodicidad legal, es decir, cada día 17 del mes siguiente al de la operación.
Para desentrañar si se está compelido a cumplir con la ley antilavado es menester saber si se llevan a cabo actividades vulnerables, mismas que agrupan distintas ramas comerciales y profesionales que tradicionalmente han sido ubicadas como auxiliares para disolver la procedencia ilícita del dinero, infiltrándolo al sistema financiero.
En ese entendido, es vital que las empresas y los profesionistas tengan amplia claridad respecto a sus operaciones diarias, pues en torno a las actividades vulnerables no puede restringirse al simple estudio de su objeto social o de la rama económica preponderante; es indispensable analizar si algún producto, servicio, alianza o estrategia comercial, operación interna o cualquier otro componente del negocio se coloca en alguno de los supuestos.
También es necesario hacer hincapié que la exigencia de identificar al cliente no se limita a solicitarle una identificación oficial, idea que ha permeado en un gran número de obligados, ya que la ley antilavado contiene disposiciones para la integración de expedientes destinados al conocimiento de los clientes o usuarios, así como para el resguardo de información y cooperación con la labor de verificación de las autoridades.
Alcance del reconocimiento
Según el numeral 18 de la LFPIORPI, quien celebre una actividad vulnerable, además de presentar el aviso correspondiente, estará comprometido a identificar y conocer a sus clientes, basándose en credenciales o documentación oficial. No obstante, si se estableciera una relación de negocios, es decir, que el acto no se consume en una sola transacción sino que se sucede en el tiempo, será imperioso solicitarle información sobre su ocupación o actividad comercial con base en los avisos de inscripción en el RFC.
De igual forma, deberá preguntar si existe o no un dueño beneficiario (persona que disfrutará del bien u objeto de la actividad vulnerable, pero no aparece en la negociación), y en su caso, requerir su documentación oficial.
El artículo 21 de la LFPIORPI impone a quienes vayan a efectuar una actividad vulnerable a abstenerse de hacerlo cuando el cliente o usuario se niegue a proporcionarle la información o documentación necesaria para observar la normatividad.
Identificación
El numeral 11 de las Reglas de Carácter General (RCG) a que se refiere la LFPIORPI dicta que para identificar a los clientes o usuarios, se debe acatar una política que comprenda, como mínimo, los lineamientos establecidos por las mismas, así como los criterios, las medidas y los procedimientos internos que se requieran para su debido cumplimiento, y los relativos a la verificación y actualización de los datos proporcionados.
Así, se debe elaborar un documento que contenga la política de identificación, el cual tiene que estar listo dentro de los siguientes 90 días naturales de alta y registro (art. 37, RCG).
De igual manera deben integrarse antes o durante la realización de una operación, un expediente único de identificación de cada uno de sus clientes o usuarios, que incluya por lo menos, para personas:
- físicas (Anexo 3, RCG):
- nombre y apellidos
- fecha y país de nacimiento, así como nacionalidad
- actividad, ocupación, profesión o giro comercial del cliente, si se crea una relación de negocios
- domicilio particular, compuesto de: calle o avenida, número interior y exterior, colonia, demarcación territorial, municipio, ciudad o población, entidad federativa, estado, provincia, código postal y país
- número telefónico de localización y correo electrónico, en su caso
- CURP y RFC
- datos del documento con el que se identificó (autoridad que lo emite y el número del mismo)
- morales (Anexo 4, RCG):
- denominación o razón social y RFC
- fecha de constitución y país de nacionalidad
- actividad, giro mercantil, u objeto social (para los casos en que se establezca una relación de negocios)
- domicilio, conformado con los mismos datos señalados para personas físicas
- número telefónico del domicilio asentado, y en su caso, correo electrónico
- información del representante o apoderado legal (nombre, apellido paterno y materno, fecha de nacimiento, RFC o CURP)
- adicionalmente, se incluirá copia legible de los siguientes documentos:
- testimonio o copia certificada del instrumento público de la constitución e inscripción en el registro público
- cédula de identificación fiscal expedida por el SAT (si contara con ella)
- comprobante que acredite el domicilio
- testimonio o copia certificada que contenga los poderes del representante o apoderado legal, así como de su identificación, y
- constancia que acredite que quien realiza la actividad vulnerable solicitó a su cliente información referente al conocimiento de la existencia de algún dueño beneficiario
No pasar por alto
Los documentos utilizados para la identificación no deben presentar tachaduras o enmendaduras, pues en caso contrario se tienen que recabar otros, o en su defecto, solicitar dos referencias bancarias o comerciales, además de dos personales (siempre previo a la operación).
También se debe buscar asegurar que las copias que integren el expediente sean legibles, y se cotejarán con los documentos originales o las copias certificadas que sean exhibidas. Esta obligación no implica que los sujetos al cumplimiento de la ley deban hacer esfuerzos o gastos extraordinarios para verificar su autenticidad, por lo que es suficiente que el examen se haga a simple vista.
Se prevé que los datos y documentos que integren los expedientes se pueden conservar de manera física, sin que exista la necesidad de hacerlo electrónicamente, siempre que estén en un mismo archivo físico único. No obstante, con independencia al formato que se elija para resguardar, debe estar disponible, en todo momento, para ser consultados por el SAT o la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF), según corresponda.
El artículo 12 de las RCG permite que el expediente que se integre por cada cliente podrá ser utilizado en todos los actos u operaciones posteriores; sin embargo, deberán ser verificados cuando menos una vez al año, para comprobar que cuenten con todos los documentos necesarios (art. 21, RCG).
Confidencialidad
Además de la obligación de identificar y crear expedientes por cada uno de los clientes y usuarios, será necesario mantener absoluta confidencialidad sobre la información, documentación, datos e imágenes relativas a las transacciones celebradas.
Esta responsabilidad también alcanzará a los miembros de su consejo de administración u órgano equivalente, administradores, representante, así como para sus directivos, funcionarios, empleados, apoderados y factores.
Por ello, es recomendable que el área a cargo del cumplimiento de la ley antilavado, guarde la más absoluta reserva sobre este tema.
Esta confidencialidad de acuerdo con el precepto 31 de las RCG abarca la prohibición de alertar o dar aviso a sus clientes, usuarios o a algún tercero, respecto de:
- cualquier referencia que sobre estos se haga en los avisos
- requerimiento de información, documentación, datos o imágenes relacionadas con la ley antilavado, o
- existencia o presentación de órdenes de aseguramiento, antes de ser ejecutadas
Conclusiones
La LFPIORPI supone una carga administrativa para quienes llevan a cabo actividades vulnerables; no obstante, su cumplimiento es ineludible. Ante ese panorama, es preferible convertir esta obligación en una oportunidad que permita mejorar la manera en la que se hacen los negocios mediante la implementación de programas de gobierno corporativo, gestión de riesgos, manuales antilavado, debidas diligencias, etc.
Además, este tipo de herramientas no solo se utilizan para prevenir que su negocio sea blanco del lavado de dinero sino que también se pueden dirigir a prevenir fraudes internos o escándalos que repercutan negativamente en su reputación, lo que sin duda alguna puede afectar gravemente su patrimonio.
