Tradicionalmente, se mantiene la idea de que la contabilidad únicamente tiene que ver con el fisco y las concernientes obligaciones de los contribuyentes; no obstante, esta suposición es errónea, debido a que la legislación mercantil la prevé como un compromiso ineludible.
¿Qué es?
En la legislación no existe una definición, pues es un término que pertenece propiamente a la materia contable, misma que la puntualiza en la Norma de Información Financiera (NIF) A-1 como la técnica utilizada para el registro de operaciones que afectan económicamente (transacciones, transformaciones internas y otros eventos) a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera.
Consecuentemente, la información financiera que emana de la contabilidad se compone de todos los datos cuantitativos, expresados en unidades monetarias y descriptivas que muestran la posición y desempeño financiero de una entidad cuyo objeto esencial es el de ser útil al usuario general en la toma de sus decisiones económicas.
Marco legal
La tarea de mantener asientos contables no está focalizada a la ciudadanía en general, situación que sería ridícula, sino únicamente a aquellos que por lo especial de sus actividades requieren hacerlo para garantizar la probidad y la buena fe en sus negociaciones, es decir, los comerciantes.
Por ministerio del artículo 3o del Ccom, se reputarán comerciantes, las:
- personas con capacidad legal para ejercer el comercio y que no estando impedidos para hacerlo (corredores; quebrados sin rehabilitación; quienes hubiesen sido condenados por delitos contra la propiedad, falsedad, peculado, el cohecho y concusión por sentencia ejecutoriada), hagan de él su ocupación ordinaria
- sociedades constituidas con arreglo a las leyes mercantiles, y
- coporaciones extranjeras o las agencias o sucursales de estas, siempre que ejerzan actos de comercio en el territorio nacional
Requisitos
El precepto 16 del Código de Comercio (CCom) indica que por el solo hecho de ser mercaderes, están comprometidos, entre otras cuestiones, a mantener un sistema de contabilidad, según lo estipulado por el numeral 33 del mismo ordenamiento.
Esta disposición prescribe que dicha tarea se implementará en un sistema adecuado y a través de los instrumentos, recursos y métodos de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero al menos deberán permitir el:
- identificar las operaciones individuales y sus características, así como realizar su conexión con los documentos comprobatorios originales
- seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa
- preparar los estados que se incluyan en la información financiera
- conectar y rastrear entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales, e
- incluir los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones y asegurar la corrección del registro contable y de las cifras resultantes
El comerciante deberá conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios, se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría de Economía (SE), de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y sus registros (art. 38, CCom).
El numeral 34 del CCom indica que sin menoscabo del formato de registro por el que se decante, si se elige un medio impreso, es necesario mantener el libro mayor encuadernado, empastado y foliado, así como aquel o aquellos en los que se contengan las actas de asamblea, en el caso de las personas morales.
El requisito anterior podrá cubrirse con posterioridad a su celebración, siempre que se efectúe dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, sin perjuicio de los requisitos especiales previstos en las leyes o reglamentos fiscales para los registros y documentos relacionados con las obligaciones existentes en esa materia.
No obstante, también será viable optar por resguardarla en medios electrónicos (antes de abril de 2016, solo se regulaba el uso de instrumentos impresos), ópticos o en cualquier otra tecnología, siempre que se siga lo establecido en la Norma Oficial Mexicana (NOM) de la SE.
Libros
En aquellos en los que se contengan las actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración, según lo indica el numeral 36 del CCom.
Deberán asentarse en castellano, aun cuando el obligado sea extranjero. En caso de no cumplirse este requisito el comerciante incurrirá en una multa no menor de 25 mil pesos, que no excederá del cinco por ciento de su capital y las autoridades correspondientes podrán ordenar que se haga la traducción pertinente por medio de perito traductor reconocido, según el precepto 37 del CCom.
Por lo que hace a su conservación, los artículos 38 y 46 del CCom estipulan que todos los comprobantes originales se resguardarán por un plazo mínimo de 10 años (sin menoscabo de lo que señalen los ordenamientos fiscales).
Es menester aclarar que esta imposición no pone en riesgo incurrir en alguna multa por no llevarse a cabo, dado que no se prevén sanciones (salvo el supuesto del idioma). Aunado a ello, el numeral 42 del CCom dispone que no se realizará pesquisa de oficio por tribunal o autoridad alguna para inquirir si se llevan o no los sistemas de contabilidad; de igual modo, tampoco podrá decretarse, a instancia de parte, la comunicación, entrega o reconocimiento general de los libros, registros, comprobantes, cartas, cuentas y documentos de los comerciantes, salvo que se trate de sucesión universal, liquidación de la empresa o gestión comercial por cuenta de otro o quiebra (art. 43, CCom).
Excepcionalmente, podrá decretarse la exhibición de esta información, a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto, en términos del numeral 44 del CCom,
Contabilidad digital
La inclusión de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC’s) en la cotidianidad es innegable, y el derecho no podía salvarse.
En este entendido, progresivamente se han ido añadiendo las previsiones necesarias para reconocer el uso de los medios electrónicos como pruebas, documentos constitutivos de obligación y negociaciones, etc., al Código Federal de Procedimientos Civiles (CFPC), Código Civil Federal, CFF, y, para el caso que nos ocupa, el CCom.
Los medios electrónicos en los usos mercantiles están previstos en el Título Segundo “Del Comercio Electrónico” del CCom, para regular el empleo de las tecnologías y el de los sistemas de información para el envío y recepción de mensajes de datos.
Desafortunadamente, la custodia de la contabilidad en las TIC’s no está en dicho título, ya que su regulación se prevé en la NOM aplicable.
Adicionalmente, la contabilidad digital no es simplemente una decisión, sino también una imposición en materia fiscal, pues la fracción III del artículo 28 del CFF prescribe que los registros o asientos integrantes de la contabilidad se llevarán en medios electrónicos, tema del que encontrará más información en nuestra página de Internet.
NOM’s
En 2002, la SE emitió la NOM 151-SCFI-2002, próxima a derogarse, para delimitar los requisitos de la conservacióndelcontenido de los mensajes de datos que consignen contratos, convenios o compromisos y que, en consecuencia, originen el surgimiento de derechos y obligaciones.
Esta regulación no solo sentó las bases la preservación de los mensajes de datos sino también establece los requisitos para: los programas de cómputo destinados a realizar dicha acción, la emisión de la firma electrónica, los prestadores de servicios de certificación y las constancias que emitan.
A pesar del esfuerzo que significó la emisión de esa NOM, lo cierto es que contenía varias deficiencias, pues no aclaraba quien es el prestador de servicios de certificación, y desafortunadamente, no remite al CCom para tomar el concepto ahí contenido, así como tampoco preveía la digitalización de los documentos, haciendo inaccesible la conservación de la contabilidad en dichos medios.
Fue hasta el 6 de mayo de 2016 que la SE publicó en el DOF el proyecto para la NOM-151-SCFI-2015 para conservar los mensajes de datos y digitalización de documentos, misma que entrará en vigor el 2 de noviembre de 2016 y cancelará la anterior 151-SCFI-2002.
Dicha disposición era de suma urgencia si se considera que la NOM anterior resultaba insuficiente dadas las últimas reformas que sufrieron las legislaciones mercantiles en torno al uso de los medios electrónicos, como lo fue la del 7 de abril de 2016 al CCom, la cual incluyó la digitalización de la contabilidad de sus negocios, abarcando el libro mayor y el de actas de asambleas, en el caso de las personas morales, los comprobantes originales de sus operaciones y la documentación relativa, además del Capítulo I Bis “De la digitalización”.
Con la NOM-151-SCFI-2015 se pretende fortalecer los elementos de seguridad informáticos mediante la definición de requisitos acordes con los avances tecnológicos en relación con el establecimiento de los lineamientos mínimos de los mensajes de datos que resulten de la digitalización de los documentos impresos, el procedimiento de migración de soporte físico a uno electrónico, incluyendo el formato, los niveles de calidad, las condiciones técnicas y los estándares aplicables.
Al respecto, le invitamos a leer el estudio detallado contenido en este mismo número.
Reflexiones finales
Después de atender las disposiciones del CCom es lógico afirmar que llevar y conservar los registros contables no es una sugerencia sino una obligación, aun cuando su inatención no sea sancionada con ninguna clase de multa.
Favorablemente para los comerciantes, desde abril de 2016 expresamente se dispone la posibilidad de mantener la información en medios electrónicos, dejando a salvo los impresos, aligerándoles la carga.
Hay que subrayar que el CFPC indica en su artículo 210-A que para valorar la fuerza probatoria de la información dispuesta en medios electrónicos, se estima primordialmente la fiabilidad del método en que se genere, comunique, reciba o archive, y en su caso, si es posible atribuir a las personas obligadas su contenido, aunado a que debe garantizar que es accesible para su ulterior consulta y se ha mantenido íntegra e inalterada, por lo cual, es imperioso que se cumplan a cabalidad los lineamientos del CCom y la NOM-151-SCFI-2015.
