El 6 de mayo de 2016 la Secretaría de Economía (SE) publicó en el DOF el proyecto para la Norma Oficial Mexicana (NOM) 151-SCFI-2015 para conservar los mensajes de datos y digitalización de documentos, la cual entrará en vigor el próximo 2 de noviembre y cancelará la anterior 151-SCFI-2002.
En ese entendido, para optar por usar los medios electrónicos deberán seguirse tanto el Código de Comercio (CCom) como la NOM-151-SCFI-2015, razón por la que, se estudiarán ambos ordenamientos legales para tener un panorama completo sobre el tema.
Tales lineamientos se deberán observar para la conservación de mensajes de datos, incluso para la digitalización de toda o parte de la documentación en soporte físico relacionada con los negocios que lleve el comerciante (no solo se trata de la contabilidad sino también abarca cualquier documento en el que se consignen contratos, convenios o compromisos que creen derechos y obligaciones).
CCom
El Capítulo I bis “De la digitalización” fue añadido al CCom el 7 de abril de 2016. En este se señala que tal actividad podrá ser desarrollada por los particulares o por los prestadores de servicios de certificación (el numeral 89 del Código los define como las personas o instituciones públicas dedicadas a las actividades inherentes a las firmas electrónicas, expedición de certificados o conservación de mensajes e datos, sellos digitales de tiempo y digitalización de documentos).
Para un mejor entendimiento, es menester indicar que el artículo 89 del CCom define al mensaje de datos como toda la información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología, y se reconoce que tienen la misma validez que un soporte físico.
Entonces, cualquier mensaje de datos tendrá plena validez solo si una persona lo ha enviado y generado en nombre propio, ya por sí misma o por un sistema de información, asentando en él su firma electrónica que le identifique en relación con el contenido de aquel.
En primer término, el precepto 95 bis 1 del CCom determina que:
- los documentos serán digitalizados en el formato que determine el comerciante
- concluida la digitalización, se acompañará tanto al mismo, como a los anexos que se generen, la firma electrónica avanzada del comerciante, y del prestador de servicios de certificación que ejecutó las actividades de digitalización, en caso de que así hubiera sido
- la digitalización contará con una presunción legal sobre el adecuado cumplimiento de los lineamientos que rigen ese proceso, solo cuando sea realizada por un prestador de servicios, y
- toda la información contractual que esté en poder de un certificador, quedará resguardada por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Además, aquel deberá mantener la confidencialidad, salvo en los casos en los que exista un mandato judicial
Resguardo
El artículo 95 bis 2 del CCom señala que la conservación de los mensajes de datos es responsabilidad estricta del comerciante, quien mantendrá su control, acceso y protección directa, a modo de que puedan ser consultados en cualquier momento.
Por otro lado, los numerales 95 bis 3 y 95 bis 5 establecen que los documentos también podrán ser almacenados por los prestadores de servicios de certificación, pero únicamente si cuentan con la acreditación pertinente otorgada por la SE; se presumirá que estos cuentan con las herramientas tecnológicas suficientes para garantizar razonablemente a los contratantes que su información podrá ser examinada en todo momento.
Condiciones
El precepto 95 bis 4 indica que el certificador autorizado por la SE presumirá la buena fe de quien le contrate para efectuar la digitalización; asimismo, sobre la legitimidad de los documentos que le sean confiados, pues se limitará a reflejarlos fiel e íntegramente en los medios solicitados, bajo las penas aplicables para la falsificación de documentos.
Una vez que al comerciante le sea devuelta su información digitalizada, realizará su cotejo. Si está conforme, firmará una cláusula de satisfacción por el servicio y adjuntará su firma electrónica avanzada; de no anexarla, aquella no surtirá efecto legal alguno y únicamente tendrá un carácter informativo.
Por su parte, el certificado implementará los mecanismos tecnológicos necesarios para que cualquier documento que sea digitalizado y entregado a satisfacción del cliente, no pueda ser modificado, alterado, enmendado o corregido, según las disposiciones previstas en la NOM-151-SCFI-2015.
NOM
Sus preceptos deberán ser observados para llevar a cabo la conservación o la digitalización de la documentación en soporte físico relacionado con los negocios. Una de las grandes ventajas es que su aplicación no se circunscribe únicamente a la creación de archivos digitales sino también a su migración de medio impreso y posterior custodia.
Conservación
Sus reglas están determinadas en el Apéndice A. Para hacerse, la información se podrá almacenar en uno o varios archivos diferentes, ya sea en una o diversas computadoras.
Constancia de preservación
Para su emisión solo utilizarán los algoritmos criptográficos que dé a conocer la SE en su portal de Internet.
En su formación se seguirá el formato ASN.1 (AbstractsSintaxNotation, version 1) de los objetos usados, los cuales serán mostrados en un contenido hexadecimal, con al menos la huella digital del mensaje de datos, identificador de objeto y sello digital de tiempo (con fecha y hora de generación).
Se obtendrá mediante los mecanismos que previamente pacten el interesado y el certificador acreditado, pues aquel le mandará la solicitud, para que este último le devuelva la constancia de conservación.
Cabe subrayar que el sello digital de tiempo será la evidencia de que el documento existe íntegramente, es decir, el mensaje de datos que le contiene, desde la fecha que esté inmersa en aquel.
Tendrá una vigencia de por lo menos 10 años desde su emisión, quedando a disposición del comerciante pedir su extensión a su prestador de servicios de certificación.
Digitalización
Su regulación está en el Apéndice B. Este proceso no puede ser ejecutado por el particular, pues debe ser controlado por un prestador de servicios de certificación acreditado, mismo que asegurará que la migración se realice íntegra e inalterablemente tal y como se generó por primera vez en su forma definitiva, por ende, cumple con el formato, niveles de calidad, condiciones técnicas y estándares legales.
Será aplicable para digitalizar los documentos, transformándolos de un soporte físico a un mensaje de datos que será preservado; el archivo resultante de este proceso se compondrá de:
- la representación electrónica del documento digitalizado
- solicitud de la constancia para su conservación, y
- procedimiento utilizado
Además, todo mensaje de datos creado a partir de la transformación de un medio físico deberá cumplir con:
- el formato elegido para la digitalización, el cual debe ser estándar, diseñado para contener todo tipo de documento y permitir su visualización mediante algún software disponible en el mercado
- fidelidad en torno al contenido original
- garantizar su integridad mediante la firma electrónica del prestador del digitalizador
- una calidad mínima de:
- 300 píxeles por pulgada o superior, para representaciones gráficas en blanco y negro, color o en escala de grises
- 44.1 kHz y 16 bits, para audio
- 352 píxeles de ancho por 288 de alto, en video
- una alta calidad y ostentar una copia fiel del documento físico original, y
representar una exhibición visual del objeto original lo más exacta posible que sirva para las necesidades de la institución; en este sentido, se debe entender que la solución no es capturar una imagen con la más alta calidad posible, sino evaluar el contenido del documento original y decidir la calidad necesaria de la imagen a utilizar al realizar la digitalización
Constancia de digitalización
Se generará una solicitud que respalde que el archivo electrónico resultante del proceso fue verificado por el prestador de servicios de certificación, por ende, que la digitalización se ha hecho adecuadamente. Cabe subrayar que aquel será el responsable de cotejar la digitalización hecha de los soportes físicos.
Sin menoscabo de lo anterior, el usuario también podrá solicitarle al prestador de servicios la emisión de una constancia de conservación de mensajes de datos obtenidos tras una digitalización.
Destrucción
Una vez efectuada la migración, el soporte físico podrá ser eliminado según la naturaleza de la información que contenga.
Comentario final
Es claro que el uso de los medios electrónicos son un nuevo ramal dentro de la legislación mercantil, pero eso no es razón suficiente para no utilizarlos; al contrario, debe ponderarse su presencia, pues constituyen una gran alternativa para que los comerciantes cumplan sus obligaciones y lleven su negocio de una mejor forma.
