Cómo recuperar flujo de efectivo escondido de su base de proveedores

Sylvia Perales, COO y Socio de Expense Reduction Analysts (ERA)

Entre las oportunidades que nos brinda recuperar el flujo escondido en la base de proveedores, destaca: el posible financiamiento para poner en marcha iniciativas importantes para la empresa. Por ejemplo automatizar los procesos y sistemas, invertir en equipo o recursos, aumentar el flujo de efectivo, por citar algunos.

¿Qué pasaría si su presupuesto aumentara 10 %, 20 % o incluso, 30 % anual? La experiencia de ERA* en más de 18,000 proyectos analizados de forma exitosa, demuestra que la mayoría de las empresas están dejando de 10-30 % sobre la mesa, en categorías que tienen un gasto significativo.

Recuperar el flujo escondido en la base de proveedores, puede lograrse si se consideran cinco aspectos fundamentales:

• el objetivo de cualquier proveedor es ganar la mayor parte del negocio, con el mayor margen posible
• la mayoría de las empresas, desconocen que el mayor apalancamiento está en entender la industria del proveedor igual que la propia
• no es práctico destinar los mismos recursos a categorías de gastos menos estratégicas
• la mayoría de las empresas no tienen los precios de mercado en tiempo real para crear los benchmarks requeridos para lograr mejores negociaciones, y
• existen muchas ideas erróneas sobre las mejores prácticas en compras, entre ellas, están:
• los proveedores ofrecen precios parecidos a clientes similares
• la estrategia y habilidad para gestionar una categoría de gasto producirá resultados semejantes en otra
• los acuerdos nacionales son siempre mejores que los locales o regionales, con el mismo proveedor
• la lealtad hacia un proveedor representa un mejor precio y servicio
• a mayor volumen, mejor contrato
• pedir tres ofertas garantiza que se obtendrá el mejor precio
• se hacen las preguntas correctas en la solicitud de cotización
• asociaciones de compras siempre lograrán los costos más bajos
• un precio más bajo significa menor calidad y servicio, y
• precio más bajo es lo mismo que menor costo

Partiendo de que la compañía hace bien las cosas, la ponente invitó al público a reflexionar sobre los beneficios de lograr a través de las mejores prácticas, lo excepcional. Para ello, planteó las siguientes 10 acciones:

• comprometerse: desarrollar una estrategia y plan
• analizar: el historial de compras, generalmente no es lo que se piensa
• definir las necesidades cualitativas: entender los requisitos para cada categoría de gasto, permitirá descubrir que no todo se trata del precio
• entender las compras: muchos casos y procesos que fijan los requisitos de los proveedores ya no son válidos, apropiados ni necesarios
• profundizar sobre los proveedores y sus industrias: entender cada uno de los negocios de los proveedores y sus industrias como la propia, desde tendencias de mercado, nuevos desarrollos, terminología y argot, prácticas de negocios y formas de contratar, hasta factores determinantes del costo del servicio (cost drivers), comportamiento de precios y términos de contratación de empresas similares a nivel local e internacional, así como definir cuál es la verdadera diferenciación del proveedor frente a sus competidores
• re-evaluar: empleando nuevo conocimiento, valorar de nuevo la relación con proveedores      
• salir al mercado: con solicitudes por escrito, frecuencia requerida y formulación adecuada de preguntas
• negociar: de forma más efectiva, gracias al uso del nuevo conocimiento, separando negociador de usuario, utilizando benchmarks de precios, ayudando al proveedor a ahorrar dinero y conociendo todas las posibilidades de contratación
• decidir, implementar, monitorear, y
• cambiar la cultura: instaurar una verdadera cultura del control de gastos en la mentalidad de la empresa

Una vez expuestas estas razones, Sylvia Perales, cerró su participación con un útil cuestionario para saber si las empresas de los asistentes, podrían tener flujo de efectivo escondido en su base de proveedores.

Para mayor información consultar: www.expensereduction.mx

*    ERA es empresa multinacional, presente en 30 países a lo largo de cinco continentes, especializada en recuperar flujo de efectivo adicional gracias a la reducción de gasto