Nueva NOM para conservar mensajes y documentos digitales

Establece los requisitos que deberán observarse para su digitalización según el Código de Comercio
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Por Jesús Coronado

Se dio a conocer en el DOF de este 30 de marzo la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos (cancela la NOM-151-SCFI-2002), la cual entrará en vigor el 28 de septiembre de 2017.

Dicho documento establece los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos según los artículos 33, 38 y 49 del Código de Comercio (CCom).

Es aplicable para los comerciantes que están obligados a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado; un libro mayor o libro de actas; archivar comprobantes originales de sus operaciones; conservar documentación relacionada con su negocio; preservar cartas, telegramas, mensajes de datos o documentos que consignen contratos, convenios o compromisos que originen derechos y obligaciones; y todo lo relativo al capítulo de mensajes de datos del CCom.  

Precisa que la información que se desee conservar se podrá almacenar en uno o varios archivos diferentes y/o en una o varias computadoras. Cuando se pretenda almacenar en un medio electrónico, óptico o de cualquier otra tecnología, información derivada de un acto de comercio que se encuentre soportada en un medio físico, los comerciantes podrán optar por migrar dicha información a una forma digital, observando justamente las disposiciones de esta NOM.

El proceso de digitalización deberá ser controlado por un tercero legalmente autorizado, que constatará que dicha migración se realice integra e inalterablemente tal y como se generó por primera vez en su forma definitiva. Dicha persona deberá ser un prestador de servicios de certificación acreditado para tales efectos. La constancia emitida será acorde con un formato especial y estará conformada por uno o más sellos digitales de tiempo, todo ello como lo regula el Apéndice A de la NOM.

Los programas informaticos para la conservación de los mensajes de datos, así como los equipos para la digitalización deberán cumplir con los métodos que descritos en los Apéndices Normativos A y B de la NOM.

Dentro del Apéndice B destacan los requisitos mínimos de los mensajes de datos resultantes de las digitalizaciones, las constancias de conservación de estos y la destrucción de documentos físicos.