¿En manos de quién está su condominio?

Vigile que la administración del régimen en condominio se esté llevando adecuadamente conforme a la legislación en el DF
 .  (Foto: IDC online)

Condominio es, en términos de la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles del Distrito Federal (LPCIDF),  un grupo de departamentos, viviendas, casas, locales o naves de un inmueble, construidos en forma vertical, horizontal o mixta, para uso habitacional, comercial o de servicios, industrial o mixto, y susceptibles de aprovechamiento independiente por tener salida propia a un elemento común de aquél o a la vía pública y que pertenezcan a distintos propietarios, los que tendrán un derecho singular y exclusivo de propiedad sobre su unidad de propiedad exclusiva y, además, un derecho de copropiedad sobre los elementos y partes comunes del inmueble, necesarios para su adecuado uso o disfrute (artículo 3o).

Si bien un conjunto de inmuebles con estas características es un condominio, para que exista elrégimen de propiedad en condominio se requiere de un acto jurídico mediante el cual el o los propietarios de un inmueble manifestarán su voluntad de constituir tal régimen instrumentando ante Notario Público dicha modalidad de propiedad (artículo 4o de la LPCIDF).

En ciudades como la de México, Monterrey, Guadalajara, donde las concentraciones de población son copiosas y generan el incremento desmedido de unidades y complejos residenciales, el uso habitacional del régimen condominal parece ser el de mayor importancia. No obstante, comercios y naves industriales en ocasiones se encuentran dispuestos en condominios y es imprescindible constituir el régimen mencionado para sentar las bases de una convivencia armónica entre los comerciantes, así como para tener un punto de partida que permitirá saber cómo: organizarse, mantener las áreas de uso común en buen estado, cuidar los recursos que se captan para llevar a cabo mejoras en el condominio, y exigir a los condóminos que cumplan con los acuerdos a que se lleguen, entre otros aspectos, acuerdos necesarios para mantener en condiciones óptimas los condominios, así como ciertas relaciones que entorpezcan la operación de los negocios ubicados en ellos.    

Dentro del mencionado régimen, el administrador es punto clave en su organización. Sin un dirigente que velara por los intereses de la colectividad de los condóminos, éstos serían un conjunto de personas sin la cohesión requerida para gestionar las diligencias implicadas en la manutención del buen estado del mismo. Como es bien sabido, sin organización, por más buenas intenciones que tuvieran los propietarios de un condominio, todas las ideas respecto a su manejo no llegarían a buen término. Es por ello que se dedica este apartado al administrador del condominio.

Quiénes pueden ser administradores

En el caso de construcción nueva en régimen de propiedad condominal, el primer administrador será designado por quien otorgue la escritura constitutiva del  condominio (numeral 40 de la LPCIDF).

Según el artículo 2o de la LPCIDF, puede haber dos tipos:

  • administrador: el condómino o habitante de la unidad de propiedad exclusiva, que no siendo administrador profesional, sea nombrado con dicho cargo
  • administrador profesional: la persona física o moral no residente del condominio que demuestre capacidad o conocimientos en administración de condominios y que sea designado como tal

En el caso de la administración no profesional, ésta durará un año, pudiendo ser reelecto el administrador por la Asamblea general de condóminos (Asamblea) en dos períodos consecutivos más y posteriormente en otros periodos no consecutivos (artículo 42 de la LPCIDF).

Cuando se opte por consignar la administración a un profesional, será el comité de vigilancia quien celebrará el contrato con aquél, quien otorgará una fianza al comité en un plazo no mayor a 30 días naturales posteriores a la firma del  contrato. Asimismo, será tal comité quien podrá dar por terminado el mismo (artículo 41 de la LPCIDF).

Requisitos

Si se trata de administrador no profesional: es menester acreditar a la Asamblea el cumplimiento de sus obligaciones de condómino desde el inicio y durante la totalidad de su gestión.

Si se contrata un administrador profesional: tendrá que comprobar que cuenta con experiencia en administración de condominios.

En ambos casos, el administrador tendrá que acudir a la capacitación o actualización que imparte la Procuraduría Social del Distrito Federal (PSDF) en esta materia en un plazo máximo de 30 días posteriores a su nombramiento. El administrador comprobará su asistencia a los cursos de capacitación y actualización impartidos por la PSDF por lo menos una vez al año.

El nombramiento del administrador (o su  protocolización) se presentará para su registro en  la PSDF dentro de los 15 días hábiles siguientes a su designación, y aquélla emitirá el registro en un término de 15 días hábiles, el cual tendrá plena validez frente a terceros y autoridades (artículo 38 de la LPCIDF).

Funciones

De acuerdo con el artículo 43 de la LPCIDF, el administrador tendrá entre sus funciones las que a continuación se enumeran, mismas que han sido agrupadas de la siguiente forma tomando en cuenta frente a quién son ejecutadas:

Frente a la Asamblea Respecto del condominio Frente a los condóminos
  • Llevará un libro de actas de asamblea, autorizado por la PSDF, mismo que pondrá a disposición de la Asamblea cuando ésta se haya convocado y también a la vista de los condóminos
  • convocará a asambleas, y fungirá como secretario en las mismas (artículo 33, fracción I de la LPCIDF)
  • representará y llevará las decisiones tomadas en la Asamblea, respecto de las asambleas de los administradores
  • ejecutará los acuerdos de la misma, salvo que ésta designe a otras personas para tal efecto
  • podrá, cuando por la importancia de los asuntos a tratar en la Asamblea se considere necesario, solicitar la presencia de un notario público o de un representante de la PSDF (artículo 34, fracción VI de la LPCIDF)
  • Recabará y conservará los libros y la documentación relacionada con éste
  • cuidará y vigilará los bienes
  • atenderá la operación adecuada y eficiente de las instalaciones y servicios generales
  • realizará todos los actos de administración y conservación en sus áreas comunes y contratará el suministro de la energía eléctrica y otros bienes necesarios para los servicios
  • consumará las obras necesarias para mantenerlo en buen estado y para que los servicios funcionen eficazmente, previa licencia, en su caso, de las autoridades competentes, debiendo informar al respecto en la siguiente asamblea
  • efectuará los gastos de mantenimiento y administración con cargo al fondo correspondiente, en los términos del reglamento
  • representará a los condóminos para arrendar o dar en comodato los locales, espacios o instalaciones de propiedad común a terceros
  • cuidará el cumplimiento del reglamento y la escritura constitutiva, y exigirá con la representación de los demás condóminos el cumplimiento de la LPCIDF
  • observará las disposiciones dictadas por la Ley de Protección Civil y su Reglamento
  • iniciará los procedimientos administrativos o judiciales que procedan contra condóminos que incumplan con sus obligaciones
  • realizará las demás funciones y cumplirá con las obligaciones que establezcan a su cargo la escritura constitutiva, el reglamento, la LPCIDF, y demás disposiciones legales aplicables
  • impulsará y promoverá por lo menos una vez cada seis meses, en coordinación con la PSDF, una jornada de difusión  de los principios básicos de la cultura condominal
  • Informará por escrito a cada uno de ellos las resoluciones que adopte la Asamblea (artículo 33  fracción X de la LPCIDF)
  • recaudará de éstos lo que les corresponda aportar para los fondos de mantenimiento y administración y el de reserva, así como el de  cuotas extraordinarias
  • otorgará recibo al efectuársele  cualquier pago
  • entregará mensualmente, recabando constancia de quien lo reciba, un estado de cuenta del condominio que muestre:
    • relación pormenorizada de ingresos y egresos del mes anterior
    • detalle de las aportaciones y cuotas pendientes
    • saldo y fines para los que se destinarán los fondos el mes siguiente
    • saldo de las cuentas bancarias, de los recursos en inversiones, con mención de intereses
    • relación detallada de las cuotas por pagar a los proveedores de bienes y/o servicios del condominio
  • expedirá, cuando se realice la venta de una unidad de propiedad exclusiva, al condómino vendedor una constancia de no adeudo de las cuotas que se hubieran generado para que se la extienda al que será el nuevo condómino (artículo 61)
  • promoverá la integración, organización y desarrollo de la comunidad

Respecto a las asambleas, en ningún caso el administrador podrá representar a un condómino (artículo 33, fracción V de la LPCIDF).

En relación con los bienes comunes, el administrador tendrá facultades generales para pleitos, cobranzas y actos de administración de bienes, incluyendo a aquéllas que requieran cláusula especial conforme a la ley.

Tratándose del poder para pleitos y cobranzas, éste constará en la escritura constitutiva o en la asamblea respectiva y para que un administrador inicie un procedimiento judicial será necesario que la Asamblea lo ordene. Así puede observarse en la siguiente tesis visible en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Tomo XVIII, Tesis I.7o.C.41 C, diciembre de 2003, página 1364:

CONDOMINIO, ADMINISTRADOR DEL. FACULTADES PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO JUDICIAL (INTERPRETACIÓN DE LOS ARTÍCULOS 2o., 43, FRACCIÓN XIX Y 88 DE LA LEY DE PROPIEDAD EN CONDOMINIO DE INMUEBLES PARA EL DISTRITO FEDERAL). Si bien el administrador de un  condominio está facultado para iniciar un procedimiento judicial, de una interpretación armónica y  sistemática de los artículos 2o., 43, fracción XIX y 88 de la Ley de Propiedad en  Condominio de Inmuebles  para el Distrito Federal,  se  advierte que es la asamblea general de condóminos, como órgano supremo, la única  facultada  para ordenar la iniciación de los  procedimientos judiciales, previa convocatoria a una reunión especial de quienes representen un mínimo del  cincuenta y uno por ciento del valor  del inmueble, para determinar el inicio de las acciones civiles correspondientes con el objetivo de exigir al  condómino moroso  el cumplimiento forzoso de las obligaciones establecidas en la ley de la materia, en la escritura constitutiva o en los acuerdos de la propia asamblea, en la que, además, se  otorgará facultades al administrador del condominio para tal efecto; consecuentemente, corresponderá a dicho administrador ejecutar los acuerdos de esa asamblea general e iniciar los procedimientos judiciales que procedan contra los condóminos que incumplan con sus obligaciones, pero no en forma  independiente, sin la existencia previa de una determinación que así lo ordene. 
SÉPTIMO TRIBUNAL COLEGIADO EN MATERIA CIVIL DEL PRIMER CIRCUITO.

Amparo directo 549/2003. Gaudencia Josefina Arias Reyes. 25 de septiembre de 2003. Unanimidad de votos. Ponente: Anastacio Martínez García. Secretario: Jorge Sánchez Alcántara

En caso de fallecimiento del administrador o por su ausencia por más de tres meses sin previo aviso, el comité de vigilancia podrá asumir estas facultades hasta en tanto se designe un nuevo administrador.

Respecto a todas las funciones que lleva a cabo el administrador, como en ejercicio de los poderes mencionados, cabe resaltar que éste actúa como un simple representante y ejecutante de la voluntad de los condóminos no así como trabajador; como se aprecia en la siguiente tesis visible en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Tomo IX, Tesis I.7o.T.63 L, abril de 1999, página 604:

RELACIÓN LABORAL. NO EXISTE CON EL ADMINISTRADOR DEL CONDOMINIO. Aun cuando el administrador de un condominio haya contratado a un trabajador para laborar en aquél y haya convenido con el mismo las condiciones de prestación de servicios, la relación laboral no existe con él, sino con los condóminos, pues el artículo 31, fracción II, de la Ley sobre el Régimen de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal, establece que las funciones de los administradores son cuidar y vigilar los bienes del condominio y los servicios comunes y por tanto el administrador sólo es el representante de los condóminos.
SÉPTIMO TRIBUNAL COLEGIADO EN MATERIA DE TRABAJO DEL PRIMER CIRCUITO.

Amparo directo 15357/98. Adeso, S.C. 29 de enero de 1999. Unanimidad de votos. Ponente: María Yolanda Múgica García. Secretaria: Esperanza Zepeda Contreras.

Aspectos del administrador reguladas por la Asamblea 

La Asamblea, según el artículo 35 de la LPCIDF, determinará respecto al administrador:

  • la remuneración como retribución por sus servicios
  • sus obligaciones y facultades frente a los condóminos y terceros
  • la clase y monto de la garantía que otorgará respecto al fiel desempeño de su misión y al manejo de los fondos a su cuidado

Asimismo, examinará y, en su caso, aprobará los estados de cuenta que someta el administrador a su consideración.

Cuando se dé el supuesto, instruirá al comité de vigilancia o a quien se designe para proceder ante las autoridades competentes cuando el administrador o los administradores infrinjan la  LPCIDF, el reglamento, la escritura constitutiva o cualquier disposición legal aplicable.

¿Uno o varios administradores?

Puede que la administración sea confiada a uno o varios administradores, mismos que igualmente serían designados por la Asamblea. Un caso particular es que, si existiera un impedimento material o estructural que dificultara la organización condominal, o los condóminos tengan una forma tradicional de organización, se puede nombrar administración por edificios, alas, secciones, zonas, manzanas, entradas y áreas. En aquellos supuestos en que el condominio tuviera más de una entrada, los condóminos podrán optar por la organización, por acceso o módulo, siempre y cuando se trate de asuntos de áreas internas en común que sólo den servicio a quienes habitan esa sección del condominio.

Se prohíbe la organización fragmentada dentro de las secciones y si el acceso es compartido por dos alas (artículo 37 de la LPCIDF).

Comité de administración

Tratándose de conjuntos condominales, se elegirá un comité para la administración de los bienes de uso común, el cual quedará integrado por:

  • un administrador, quien tendrá las funciones descritas anteriormente
  • un secretario, quien tendrá a su cargo las actividades administrativas relacionadas con la actualización y manejo de los libros de las actas de asambleas, de acreedores, de archivos y demás documentos necesarios para el buen funcionamiento de la administración
  • un tesorero, quien será responsable del manejo contable interno de la administración, debiendo ser solidario con el administrador de llevar actualizados los estados de cuenta de ella, sin poder tener la disponibilidad ni ejercicio de los mismos ( artículo 45 de la LPCIDF)

Para la elección de los miembros del comité de administración de un conjunto condominal, se celebrará una asamblea, conforme a las reglas previstas por el artículo 33 de la LPCIDF, para que mediante voto se elija (artículo 46 de la LPCIDF).

Así entonces, podrán celebrarse también asambleas de administradores, mismas que se celebrarán en el caso de un conjunto condominal o cuando el condominio se hubiese subdividido en razón de haber adoptado una organización por secciones o grupos, para tratar los asuntos relativos a los bienes de uso común. Serán convocadas por el comité de administración y deberán sujetarse a las reglas de la asamblea general e igualmente serán regidos por  la LPCIDF y el reglamento (artículo 32 de la LPCIDF).

Quién vigila al administrador

Los condóminos supervisarán al administrador por conducto del comité de vigilancia. Para empezar, éste puede exigir que el administrador lleve un inventario completo y actualizado de todos los muebles, aparatos e instalaciones del condominio, así como de los que en lo sucesivo se adquieran o se den de baja (artículo 25 de la LPCIDF, último párrafo).

Por otra parte, respecto al administrador, el comité:

  • se cerciora de que cumpla con los acuerdos de la Asamblea, así como con las funciones que le son encomendadas
  • verifica y emite dictamen de los estados de cuenta que rinde ante la Asamblea
  • informa a la Asamblea de irregularidades en que hubiese incurrido, con notificación a aquél para que comparezca ante la asamblea relativa ( artículo 49 de la LPCIDF)

Cambio de administración

Cuando la Asamblea designe una nueva administración, la saliente entregará, a más tardar a los siete días naturales siguientes al día de la designación, todos los documentos incluyendo los estados de cuenta, libro de actas, valores, muebles, inmuebles y demás bienes que tuviera bajo su resguardo y responsabilidad; para estos efectos se levantará un acta circunstanciada. El plazo señalado sólo podrá posponerse por resolución judicial (artículo 44 de la LPCIDF).

Controversias con el  administrador y sanciones

Las controversias que se susciten entre el administrador y los condóminos se resolverán mediante la conciliación o el arbitraje ante la PSDF, o el procedimiento administrativo de aplicación de sanciones, mismas que serán aplicadas por ésta en el ámbito de su competencia.

Los administradores que a juicio de la Asamblea o de la PSDF no hagan un buen manejo o vigilancia de las cuotas que reciben, por el abuso de su cargo o incumplimiento de sus funciones, estarán sujetos a las sanciones siguientes por las faltas aquí indicadas aumentadas en un 50%, independientemente de las responsabilidades o sanciones que pudieran corresponderles en razón de otras leyes:

  • por las que afecten la tranquilidad o la comodidad de la vida condominal: multa de 10 a 100 dias de salario mínimo general vigente en el DF (SMGVDF), esto es, de $574.60 a $5,746.00
  • por aquellas que perjudiquen el estado físico del inmueble (sin que esto signifique poner en riesgo la seguridad de los demás condóminos), impidan u obstaculicen el uso adecuado de las instalaciones y áreas comunes, o que afecten el funcionamiento del condominio: multa de 50 a 200 días de SMGVDF (de $2,873.00 a $11,492.00)
  • por las que provoquen daño patrimonial, o pongan en riesgo la seguridad del inmueble o las personas: multa de 50 a 300 días de SMGVDF (de $2,873.00 a $17,238.00)
  • tratándose de administradores no profesionales, por incumplimiento en el pago oportuno de las cuotas ordinarias, extraordinarias, de servicio, de mantenimiento y las correspondientes al fondo de reserva: multa de hasta 100 días de SMGVDF ($5,746.00)

En el caso en que el administrador, habiendo sido notificado de una asamblea legalmente constituida, no presentara el libro de actas debidamente autorizado, se hará acreedor a una multa de 50 días de SMGVDF ($2,873.00) y si incumpliera con la entrega de la documentación en el evento de la salida de su administración, tendrá que pagar multa de 50 a 300 días de SMGVDF (de $2,873.00 a $17,238.00).

Corolario

El administrador es pieza clave en un condominio, puede optimizar el estado en que se encuentra o perjudicar gravemente a la colectividad. De ahí la importancia de elegirlo tomando en cuenta sus habilidades organizacionales y directivas al igual que sus cualidades tales como disciplina y honestidad para que los recursos sean recabados y destinados apropiadamente, así como otorgarle la importancia debida fijando de la manera más precisa posible el alcance de sus funciones y obligaciones dentro del reglamento del condominio.