Proteja su información confidencial

Entérese de la importancia de resguardar los procesos y documentos clasificados de su organización y elabore un convenio de confidencialidad
 .  (Foto: IDC online)

Preámbulo

Los activos intangibles de las organizaciones además de formar parte de su patrimonio son una ventaja comercial y competitiva, por ello es importante que mantengan en riguroso resguardo sus procesos de trabajo, proyecciones financieras, acuerdos comerciales, publicidad, productos nuevos, entre otros.

Sin embargo, la dinámica empresarial es tan absorbente que con frecuencia las compañías soslayan establecer medios de control que limiten o condicionen a los colaboradores el acceso a la información privilegiada, lo cual genera un escenario propicio para que los competidores obtengan ventajas sustanciales para sus negocios.

Por ello, el propósito del presente análisis es determinar la importancia para las corporaciones de resguardar la información clasificada y por último presentar un candado de seguridad para tal efecto, es decir, un caso práctico donde se elabora un modelo de convenio de confidencialidad.

Qué es la confidencialidad

No existe ninguna disposición en la Ley Federal del Trabajo (LFT) donde se prevea un concepto legal de este término. La única referencia es lo contemplado en el numeral 134, fracción XIII donde se impone como obligación a los trabajadores: “Guardar escrupulosamente los secretos técnicos, comerciales y de fabricación de los productos a cuya elaboración concurran directa o indirectamente, o que de los cuales tengan conocimiento por razón de trabajo que desempeñen, así como de los asuntos administrativos reservados, cuya divulgación pueda causar perjuicio a la empresa”.

De lo anterior se infiere que es susceptible de mantenerse en secreto toda información que el patrón proporciona a sus colaboradores, sigilosamente, en confianza o por necesidad del servicio, o aquélla que por su propia y especial naturaleza tiene el carácter de reservada y llega al conocimiento de aquéllos independientemente de la voluntad de la empresa.

Según el artículo 82 de la Ley de Propiedad Industrial (LPI), para poder considerar como secreto industrial a un proceso o información ésta debe:

  • ser de aplicación industrial o comercial
  • estar resguardada por una persona física o moral con carácter de confidencial, es decir, que se hubiesen establecido los medios o sistemas suficientes para garantizar su confidencialidad y acceso restringido
  • traducirse en una ventaja competitiva o económica frente a terceros, y
  • aplicarse en la realización de actividades económicas

Generalmente la información empresarial que cumple con los parámetros aludidos corresponde a:

  • políticas de administración de recursos materiales y humanos
  • listas de precios
  • catálogos de productos y servicios
  • estrategias de mercado
  • distintivos
  • manuales de procedimientos
  • procesos de producción
  • rutas de distribución y comercialización
  • carteras de clientes y proveedores
  • tácticas de competencia
  • fórmulas de funcionamiento, y
  • tecnología implementada

Por el contrario, no se considera información confidencial, los datos o procesos que sean del dominio público, o evidentes para un técnico o profesionista en la materia, así como la divulgada por algún ordenamiento legal u orden judicial.

Protección de la información

Toda vez que regularmente los datos  manejados en las empresas constan en documentos, medios electrónicos o magnéticos, discos ópticos, microfilmes, películas u otros dispositivos similares, las formas más usuales de resguardarlos son:

  • accesos restringidos
  • passwords o contraseñas
  • leyendas de advertencia ( top secret)
  • sistemas restrictivos de información informática por niveles o puestos de trabajo
  • limitación de acceso a determinadas áreas con tarjetas electrónicas, y
  • cámaras de circuito cerrado; control sobre uso de teléfonos, faxes y correos electrónicos

No obstante existe un elemento que además de enfatizar a los colaboradores la prohibición de divulgar información clasificada, precisa las consecuencias legales en materia laboral, civil y penal en que puede incurrir, en caso de transgredir esta limitante, el denominado convenio de confidencialidad.

Convenio de confidencialidad

Es un documento celebrado entre la compañía y el trabajador donde éste se obliga a resguardar ciertos aspectos que por su importancia son confidenciales para su patrón.

Debe celebrarse de preferencia al momento en que inicia la relación laboral, o bien, cuando exista un cambio de puesto del subordinado que implique el manejo de información clasificada.

Los aspectos que debe contener el convenio se dividen en cuatro campos:

  • sujetos que intervienen en el acto: es decir, el patrón como propietario de la información a custodiar y los trabajadores en su calidad de obligados a no divulgar los secretos de la organización
  • objeto: debe detallarse cuál es la información que se pretende proteger, así como el compromiso del colaborador de que la empleará en beneficio de ésta y que jamás será difundida a terceras personas sin autorización expresa de la misma
  • información a proteger: especificar la información que estará en manos del trabajador para realizar sus labores, y
  • consecuencias legales para el subordinado en caso de obrar indebidamente, las cuales pueden dividirse en:
    • laborales: la rescisión de la relación laboral, sin responsabilidad para la compañía por revelar secretos de fabricación o dar a conocer a terceros asuntos de carácter reservado (art. 47, fracción IX LFT)
    • civiles: la reparación de los daños y el pago de perjuicios ocasionados a la empresa por la revelación de los secretos en general (arts. 32 LFT, 1910, 1915 y 1934 del Código Civil para el Distrito Federal y los respectivos en los estados de la República Mexicana).

Al respecto la LPI, establece en sus disposiciones 221 Bis y 226 que la reparación del daño material o la indemnización por daños y perjuicios por la violación de los derechos establecidos exclusivamente en materia de propiedad industrial, no podrán ser inferiores al 40% del precio de venta al público de cada producto o la prestación de servicios

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    • penales: la imposición de 30 a 200 jornadas de trabajo en favor de la comunidad, cuando la divulgación la haga un trabajador; privación de la libertad de uno a cinco años, multa de $50.00 a $500.00 y suspensión de la profesión que ejerza, en su caso, de dos meses a un año cuando la revelación sea respecto de un secreto de carácter industrial y provenga de una persona que presta servicios profesionales o técnicos (arts. 210 y 211 Código Penal Federal).

Asimismo, los numerales 223 y 224 de la LPI establece como delitos especiales la utilización, revelación o apoderamiento de la información contenida en un secreto industrial, los cuales se castigan individualmente con una pena de dos a seis años de prisión y multa de 100 a 10 mil días de salario mínimo general vigente en el DF

Vigencia del convenio

En estricto sentido el convenio de confidencialidad tiene una duración igual a la del contrato laboral; no obstante los efectos de la obligación del resguardo de la información no terminan al finiquitarse la relación de trabajo, pues divulgar la información con posterioridad a la conclusión del vínculo tiene las mismas consecuencias que hacerlo durante la existencia del mismo, demás de que constituye un acto, carente de toda ética profesional, como confirma la siguiente tesis:

TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA, LA GUARDA DE SECRETOS COMERCIALES O INDUSTRIALES NO CESA POR HABER TERMINADO EL CONTRATO DE. Las cláusulas de guarda de secretos incluidas en los contratos sobre transferencia de tecnología, coinciden en la obligación para el adquirente de la tecnología, de no divulgar un conocimiento o sistema al que se tenido acceso en virtud de la prestación de servicios técnicos, ni de hacer otro uso del mismo especificado. En efecto, el uso de una patente o método puede ser facilitado, pero con la prohibición de hacerlo del conocimiento de otras personas salvo de aquéllos directamente relacionados con el mismo, e inclusive se puede obligar al receptor a incluir en los contratos de trabajo que celebre con sus empleados, una cláusula en la que éstos se comprometan a guardar el secreto comercial o industrial, al cual lógicamente tendrán acceso como consecuencia de la labor específica que desempeñan dentro de la empresa, situación jurídica que se surte en la generalidad de los contratos de transferencia de tecnología. Ahora bien, la obligación aludida tiene vigencia por el término del contrato que la contiene, ya que la finalidad de la misma es fundamentalmente la de impedir que terceras personas, básicamente competidoras, lleguen a conocer secretos industriales, causando un daño tanto al preceptor de tecnología, como al transmisor; sin embargo, aquella obligación no cesa el momento de concluir el término de vigencia del contrato, en virtud de que la misma no depende de la Ley de Transferencia de Tecnología, ni de los convenios que al respecto se hagan, surtiendo sus efectos con independencia de las prestaciones que constituyen el objeto real del contrato o sea en forma extracontractual, en virtud de que tal situación jurídica no se encuentra prevista dentro de las prohibiciones a que alude el artículo 7o de la ley citada, puesto que en las 14 fracciones que contiene aquel precepto sólo hace referencia en forma limitativa a los casos en que no se puede registrar un contrato o convenio, mas no se establece la situación de que al fenecer un contrato, también cesen los efectos de la cláusula de guarda de secretos. TERCER TRIBUNAL COLEGIADO EN MATERIA ADMINISTRATIVA DEL PRIMER CIRCUITO.

Amparo en revisión 486/78. Harbison Walker Refractories Company. 30 de junio 1978. Unanimidad de votos. Ponente Ángel Suárez Torres. Secretario Hugo G. Lara Hernández.

Fuente: Semanario Judicial de la Federación, Séptima Época. Tesis 109-114. Sexta Parte, pág. 222.

Caso práctico

La empresa Envases Plásticos Industrializados, SA de CV, sabedora de las prácticas desleales de robo de procesos de trabajo realizadas por algunas compañías de la competencia, quienes utilizan a los propios trabajadores de las organizaciones, desea proteger ciertos datos e información confidencial de carácter técnico y administrativo. Para evitar su sustracción indebida pretende celebrar con el directivo que conoce en su totalidad los procesos un convenio de confidencialidad.

Los datos que sirven de base para la adecuada elaboración del documento de referencia son:

Nombre de la empresa: Envases Plásticos Industrializados, SA de CV
Domicilio de la empresa: Avenida Patria, número 926, colonia Héroes del 47, en la Ciudad de México, DF
Nombre y cargo del trabajador: Roberto Durán López, director de procesos
Fecha de ingreso del trabajador: 1o de noviembre de 2010
Información a resguardar:
  • Fórmulas y procesos de obtención del polímero utilizado para la fabricación de los envases plásticos
  • base de datos de proveedores
  • control de insumos
  • tareas de acabado final y detalle
  • tecnología utilizada en el etiquetado, y
  • listados de distribución del producto

Modelo de convenio de confidencialidad

 Conclusión

Toda organización debe darse a la tarea de identificar aquellas áreas, procesos, datos y en general la información clave, susceptible de ser sustraída por algún colaborador para ser puesta en manos de la competencia.

Con posterioridad debe establecer la mayor cantidad de filtros tecnolóficos y administrativos que eviten, o en su caso, detecten a tiempo cualquir conducta tendiente al robo de información.

Para tal efecto resulta indispensable la celebración de un convenio de confidencialidad con los trabajadores en donde, además de señalar que tienen prohibida la divulgación de cierta información, se les haga énfasis de las consecuencias legales en las que pueden incurrir por faltar al compromiso pactado en el citado documento, lo cual indudablemente tiene un efecto disuasivo en la psique de los subordinados.