El cúmulo de experiencias, conocimientos, estrategias, proyecciones financieras y esquemas de labores de una organización (know how) es factor preponderante que la hace productiva, aportándole adicionalmente ventajas comerciales y competitivas.
Todos estos elementos forman parte del patrimonio intangible de los centros de labores, que tiene un valor tanto o más alto, en algunos casos, que los bienes tangibles, de ahí que adoptar medidas para su protección resulte una estrategia impostergable.
No obstante, en la práctica el desconocimiento, la desidia, o la propia dinámica empresarial son los causantes de que las corporaciones pasen por alto esquemas de seguridad de la información, lo que las hace vulnerables a robos desde el interior por colaboradores desleales, o bien, por personas externas mediante el uso de la tecnología (hackers), quienes pueden obtener jugosas ganancias con la venta de datos reservados a las corporaciones del mismo ramo.
Por lo anterior el objeto de este trabajo es destacar la importancia de aplicar medidas de seguridad para el acceso y resguardo de lo que es clasificado y evitar con ello que sus competidores obtengan ventajas sustanciales para sus negocios.
Antecedentes
Cuando nacen las primeras corporaciones —de tipo familiar—, los conocimientos del “cómo hacerlo” se transmitían de padres a hijos, de generación en generación. Al crearse la industria a gran escala se requiere que el personal o una parte de éste conozca específicamente los procesos de producción o los servicios que se prestan y con ello surge la necesidad de evitar que esa información caiga en manos de la competencia.
El ejercicio de tal control crece en la época del desarrollo de la informática y de la tecnología, con la cual los datos de diversos temas son mucho más accesibles a propios y extraños y las maneras de transmitirlos se ha diversificado.
Las compañías primero utilizaron el lenguaje verbal, luego el escrito (por ejemplo: manuales de operación) y en la actualidad aplican los medios electrónicos como el Internet o el correo electrónico para que patrón y subordinado interactúen diariamente.
Normatividad sobre la protección de información
Las disposiciones legales que más atañen a este sistema de salvaguarda de lo confidencial están contenidas en la LFT y en la Ley de la Propiedad Industrial (LPI).
Regulación laboral
La LFT rectora de las relaciones laborales privadas, por definirlo de una forma muy general, contiene referencias sucintas al tema.
En la parte individual se hace una alusión al tema dentro de los preceptos que establecen las obligaciones de los trabajadores y en aquellos que señalan las causas de rescisión por conductas del subordinado sin responsabilidad para la organización.
La LFT prevé en el numeral 134, fracción XIII el deber del colaborador de: “Guardar escrupulosamente los secretos técnicos comerciales y de fabricación de los productos a cuya elaboración concurran directa o indirectamente, o de los cuales tengan conocimiento por razón del trabajo que desempeñen, así como de los asuntos administrativos reservados, cuya divulgación pueda causar perjuicios a la empresa”.
Como puede observarse la LFT hace una mención genérica de aquello considerado como confidencial, y de esto se infiere que basta la posibilidad de que la divulgación cause un perjuicio al negocio, sin ser necesaria su materialización, para considerar violada esta obligación.
Asimismo, el precepto 47, fracción IX de la LFT determina como una de las causas de rescisión de la relación laboral sin responsabilidad para el patrón: “Revelar el trabajador los secretos de fabricación o dar a conocer asuntos de carácter reservado, con perjuicio de la empresa”.
La redacción nos parece un poco confusa en la parte final, pues debe considerarse que no es imprescindible la generación de un perjuicio, para suponer la posibilidad de un despido sin responsabilidad para el patrón, ya que la acepción “en perjuicio” utilizada en el artículo 47 en cita se refiere a una conducta en contra del centro de labores, más que aludir al término “perjuicio” en su más pura acepción legal.
Además el incumplimiento de lo dispuesto en el dispositivo 134, fracción XIII de la LFT puede constituir una falta de probidad y honradez del colaborador, la cual también es una causal rescisoria.
En el ámbito colectivo existe una cita difusa del tema en el Título VII, Capítulo V, “Reglamento Interior de Trabajo” de la LFT, al determinar en el numeral 422, segundo párrafo que las normas de orden técnico y administrativo formuladas directamente por las organizaciones para la ejecución de los trabajos, no son materia de dicho reglamento.
Probablemente el origen de dicha exclusión no fue la protección de información confidencial, sin embargo el hecho que los aspectos técnicos de las compañías no sean parte del reglamento, implica la consideración de que se trata de datos cuyo manejo y divulgación está exclusivamente en manos de la corporación; sus representantes o del personal al que les sea transmitida de manera autorizada.
Disposiciones en materia de propiedad industrial
Si bien desde el punto de vista técnico-jurídico podría ser discutible la aplicación a las relaciones laborales de normas ajenas a la LFT, como lo es la LPI, debe hacerse notar que este último ordenamiento prevé disposiciones para la protección de información secreta de las organizaciones frente a sus colaboradores y a terceros, las cuales pueden ser independientes en ciertos casos a la aplicación de la regulación laboral aludida.
Existen otros numerales que de una u otra manera rigen el tema que nos ocupa; sin embargo, debemos centrarnos en el Título Tercero, “De los Secretos Industriales” de la LPI, compuesto por los dispositivos 82 a 86-BIS 1 para determinar los aspectos relevantes que se señalan a continuación.
Concepto de secreto industrial
Es toda información de aplicación industrial o comercial guardada por una persona física o moral con carácter confidencial, que le signifique obtener o mantener una ventaja competitiva o financiera frente a terceros en la realización de actividades económicas y respecto de la cual hubiese adoptado los medios y sistemas suficientes para preservar su confidencialidad y el acceso restringido a la misma.
En otras palabras, para que un dato se estime como secreto no basta con que la compañía tenga identificado el tipo de información, sino también que ésta siempre se maneje, cuide y transmita con el carácter de confidencial.
Adicionalmente se establece que esa información debe resguardarse en documentos, medios electrónicos o magnéticos, discos ópticos, microfilmes, películas u otros instrumentos similares.
Prohibición de divulgación
Si el titular del secreto industrial —el patrón—, autoriza su uso o lo transmite al subordinado, éste tendrá la obligación de abstenerse de divulgarlo por medio alguno, para lo cual es necesario señalarle expresamente que se trata de información confidencial y precisarle los puntos considerados como reservados.
También existe proscripción cuando una persona física o moral contrata a un trabajador que labore o lo hubiese hecho para otra empresa, con el fin de obtener datos sensibles de éste.
Responsabilidad penal
La LPI considera como delito revelar a un tercero un secreto industrial que conozca con motivo de su trabajo; apoderarse de un dato de esta naturaleza sin consentimiento del titular o usar la información a la que tiene acceso por motivo de sus servicios con el fin de obtener un beneficio económico o con el de causar un perjuicio al titular de ésta.
Dichas conductas se castigan individualmente con una pena privativa de la libertad que puede ir de dos hasta seis años de prisión y multa de 100 a 10 mil días de salario mínimo general vigente, esto es, de 7 mil diez pesos a 701 mil pesos (arts. 223, fracs. IV, V y VI y 224, LPI).
¿Qué hacer para proteger la información confidencial?
Como ya se expresó no existe defensa automática por el solo hecho de que la ley contemple las garantías señaladas o porque prevea las sanciones correspondientes.
Incluso con un sistema de control adecuado sigue existiendo riesgo de fugas, por lo que es muy importante aplicar no una, sino varias medidas de manera estricta para atenuar la inseguridad.
AL Inicio de la relación laboral
Uno de los elementos más importantes, no solo para el tema del secretismo, sino en general para una relación laboral debidamente documentada, es la suscripción del contrato individual de trabajo.
Cuando se inicia ese lazo jurídico se deben establecer las condiciones que regirán lo reservado. Hay organizaciones que deciden incluirla en el propio contrato y otras prefieren hacer un convenio por separado. En realidad, se puede optar por cualquiera de los dos sistemas pues lo importante es lo acordado, independientemente del acto material que cree los compromisos.
Se sugiere como mínimo que el acuerdo de que se trate incluya precisiones en los siguientes puntos:
- puesto del trabajador, señalar que implica la responsabilidad de recibir y tener bajo su custodia información confidencial y secretos industriales, mismos que recibe como parte de su trabajo y exclusivamente para su desarrollo
- información confidencial y el secreto industrial, manifestar que:
- son propiedad del patrón y que resultan necesarios para cumplir con el objeto social de éste y obtener o mantener una ventaja competitiva o económica frente a terceros en la realización de sus actividades
- para su resguardo se adoptan medios y sistemas suficientes a efectos de preservar ese carácter y el acceso restringido a los datos reservados; se sugiere especificar, en la medida de lo posible la información de que se trata, y
- su uso es derecho exclusivo del patrón y su conocimiento está limitado a las personas que por la naturaleza de su trabajo deban acceder a ésta; además de que en todo momento será considerada como un secreto industrial por lo que goza de la protección que la LPI le concede a esta figura
- deber del personal involucrado de mantener dichos datos y documentos en secreto, debe hacerlo durante el tiempo de existencia de la relación laboral y aun terminada la misma, no pudiendo en ningún momento, presente o futuro, divulgarla salvo autorización expresa y por escrito de la organización, y
- precisión de que la violación al acuerdo por parte del colaborador puede tener implicaciones penales en términos de la LPI, con independencia de que la divulgación no autorizada de la información es una causa de rescisión de la relación laboral sin responsabilidad para la corporación
La ayuda de un abogado en derecho laboral, puede ser sin duda útil para la redacción adecuada de un convenio de esta naturaleza.
Durante el vínculo de trabajo
Este es un punto toral pues toda la información considerada como confidencial, debe clasificarse como tal y cuando se le dé a los colaboradores, es menester informarles de su carácter reservado.
Además, para una mejor protección, se les debe proporcionar en las formas que la propia ley contempla, es decir por escrito, a través de medios electrónicos o magnéticos, discos ópticos, microfilmes, películas u otros instrumentos similares.
En caso de ser necesario hacer valer una violación a la obligación de confidencialidad en el futuro, se debe de mantener un archivo por cada subordinado, con todos los acuses de recibo en los cuales reconoce con su firma que se dio por enterado de cierta información considerada como secreta. Si el documento no establece expresamente que los datos tiene este carácter, automáticamente se pierde la protección.
Estos acuses de recibo pueden ser escritos o electrónicos, siempre y cuando en el segundo caso la compañía tenga un sistema informático lo suficientemente sofisticado para acreditar que el receptor de la información tuvo que ser forzosamente el trabajador.
Una recomendación práctica, más que jurídica, es que la organización solo clasifique como confidencial la información que realmente cumple con esa característica, para de esa manera evitar confusiones.
Finalización de la relación laboral
En la medida de lo posible, se debe sostener una reunión final con el colaborador, en la cual se lleve a cabo un recuento de la información que recibió durante todo el tiempo de prestación de los servicios y registrarla nuevamente por escrito, documento en el que debe reconocer que la empresa se la proporcionó con el carácter de secreto industrial; enumerarla, y establecer el compromiso de no divulgarla en el futuro.
Esto además de tener un efecto psicológico, también sirve para cubrir las lagunas generadas durante la relación laboral, por no haberle hecho suscribir en su momento, los acuses de recibo de alguna de la información confidencial recibida.
Ahora bien, en el caso de una rescisión de contrato por causas imputables al personal sin responsabilidad para el patrón, específicamente por la divulgación de información reservada, se le debe, desde luego, elaborar y entregar por escrito el aviso de rescisión correspondiente, debidamente fundado y motivado.
En este caso al ser el aviso de rescisión un documento técnico, se recomienda solicitar la asesoría de un especialista en la materia para revisar que cuenta con los elementos suficientes para acreditar la causal de rescisión y elaborar el aviso de despido y, en su caso, instrumentar la forma en que éste se entregará al trabajador esto es, personalmente o por conducto de la Junta de Conciliación y Arbitraje (art. 47, LFT).
Como también pueden existir consecuencias penales, se requiere la colaboración de un experto en esa materia, a fin de coordinar una estrategia conjunta para hacer valer las sanciones por la divulgación injustificada de la información confidencial.
Convenio de “no competencia”
Existen muchas legislaciones que permiten, con diferentes variantes, pactar convenios de “no competencia”, lo que implica que el colaborador y la organización suscriban un acuerdo en donde el primero se compromete a no contratarse, después de terminada la relación laboral y durante un periodo específico de tiempo, con cualquier otra persona física o jurídica que desarrolle actividades similares a las del citado patrón y que impliquen competencia con el mismo. Asimismo, se fija una pena convencional, con cargo al subordinado, en caso de que no cumpla dicho acuerdo.
Si bien existe alguna discusión al respecto, y este esquema es muy utilizado en México, a la luz de la legislación mexicana y desde una perspectiva particular, estos acuerdos tienen una gran probabilidad de ser declarados nulos por los tribunales laborales por atentar en contra la libertad de trabajo. Por ello, su efecto puede ser más psicológico que legal, aunque no descartamos que alguna autoridad judicial, en su momento, considere lo contrario.
Por lo anterior no debe confundirse la prohibición de contratarse con la competencia con la de divulgar secretos industriales que obtuvo de una corporación anterior.
De acreditarse lo segundo, podría haber consecuencias y responsabilidades a cargo del trabajador así como de quien lo contrató con ese objeto, es decir para obtener la información reservada.
Conclusión
Después de repasar la legislación y la práctica en materia de manejo de información confidencial en las relaciones laborales, no encontramos una solución tajante ni mágica, pues nos enfrentamos con la posibilidad de fugas de datos sin consecuencias para quien las divulga.
Sin embargo, lo cierto es que una buena práctica preventiva al inicio, durante y a la terminación del vínculo de trabajo, es el mejor seguro de un patrón para evitarlas.
Finalmente, tomar acciones legales efectivas contra quienes violan las leyes en esa materia puede ser la mejor arma legal para evitar que alguien más atente en contra de los secretos de la compañía en el futuro, aunque normalmente los procedimientos suelen dificultarse debido a lo complicado de acreditar la filtración de la información.
