¿Quién es el patrón en oficinas virtuales?

Este esquema de trabajo corporativo tiene algunos años de aplicarse en México con relativo éxito. Resulta atractivo para algunos sectores que cuentan con pocos recursos o están en fase de arranque de actividades como el de los profesionistas independientes recién egresados, quienes solo necesitan de los servicios de recepción de mensajes y gestión de su agenta de trabajo o aquellas micro empresas que no desean tener una carga administrativa abultada ni invertir en los lugares propios.

Entre lo ofrecido al contratar este peculiar modelo de tareas están: la renta de números y teléfonos privados; la recepción y el envío de mensajes; la concesión de un domicilio comercial; la contestación telefónica bilingüe personalizada; la asignación de panel de control vía web; la atención vía buzón de voz; la recepción y el reenvío de correspondencia; el alquiler de horas de privados y sala de juntas; la impresión de documentos; así como el servicio de fotocopiado, entre otros.

Los costos de estas redes virtuales, dependen en mucho de las necesidades financieras y de imagen de la organización, pues cada producto puede solicitarse individualmente o en paquete, amén de que existen diversos proveedores que los prestan a diferentes precios de acuerdo con su calidad y prestigio.

Entre los beneficios que reportan están:

• ahorros, respecto a las instalaciones, ya que evita poner en riesgo parte del capital que normalmente se utiliza al comprar o arrendar un local o una oficina tradicional. Indudablemente esto se traduce en mayor rentabilidad frente a la competencia.
  Asimismo al no tener personal propio no se generan erogaciones por concepto de pago de salarios
• desarrollo, es una oportunidad tentadora si se desea extender el negocio en otros estados del país
• infraestructura, se tiene el acceso y uso inmediato de las instalaciones y los servicios de quienes proporcionan los mismos
• respaldo tecnológico y presencia, las labores se ejecutan desde cualquier punto  y en el horario deseado, pues solo se requiere contar con las herramientas tecnológicas necesarias para conectarse con los clientes y proveedores (computadora, Internet y teléfono)
• flexibilidad en el servicio, es posible configurarlo a las necesidades del contratante
• incremento de la productividad, normalmente se reducen los tiempos y costos de traslado que usualmente se hacen al dirigirse a una oficina física, independientemente de que los procesos de trabajo no se ven afectados por contingencias vinculadas al clima o al tránsito vehicular, e
• imagen corporativa, cuenta con infraestructura y prestaciones que ante el consumidor reflejan estabilidad y confianza

No obstante, existen algunos inconvenientes que deben ser considerados antes de optar por adherirse a esta clase de concepto, a saber:

• no todas las acciones son virtualizables, porque existen algunas que únicamente los trabajadores capacitados en la rama de especialidad de la empresa pueden ejecutar
• complicaciones en la comunicación, debido a que si bien los instrumentos tecnológicos ayudan invaluablemente, en muchas ocasiones es prácticamente imposible reemplazar la comunicación directa en cuestiones de negocios; por este motivo es necesario tener un lugar fijo para realizar las reuniones periódicas
• magra personalización, ciertos quehaceres como la atención telefónica mediante una secretaria virtual se efectúan para varios clientes a la vez, con lo cual la asistencia a los mismos puede no ser la óptima ni representar exclusivamente la imagen del negocio, y
• control y coordinación defectuosos, ello porque está demostrado que la supervisión en un entorno físico es mucho más sencilla, de ahí que es indispensable encontrar alternativas para favorecer estos aspectos

Puntos vulnerables en el ámbito laboral

En este campo existen otros rubros sensibles, uno de ellos, quizás el más importante, es determinar quién es el patrón de los colaboradores que efectúan las tareas pactadas, si la virtualizadora o la contratante.

Se debe afirmar enfáticamente que el oferente de los servicios es el único y exclusivo empleador, en razón de que este es quien recluta, contrata y cubre salarios y prestaciones a esa plantilla, configurándose los requisitos de existencia de la relación jurídica previstos en el numeral 20 de la LFT.

Consecuentemente, de incumplir con sus obligaciones, los subordinados afectados pueden demandar al beneficiario de los servicios (empresa contratante) como patrón solidario (art. 15, fracc. I, LFT). Por lo que, de ser condenado, en el laudo emitido por la Junta de Conciliación y Arbitraje respectiva tendría que acatarlo como si hubiese sido el patrón de aquellos.

De ahí que, antes de contratar a una compañía con estas características es indispensable conocer su solvencia moral y económica, además de su presencia y prestigio en el mercado, a efectos de tener plena certeza respecto de que observará sus deberes en el tiempo, la forma y las condiciones exigidas por la LFT.

Además se debe considerar que con frecuencia las autoridades del trabajo notifican citatorios para llevar a cabo inspecciones de trabajo en las instalaciones de la virtualizadoras, pero dirigidos a las consumidoras, lo que coloca a ambos en cierto estado de incertidumbre.

Esta clase de actos son incorrectos, ya que uno de los componentes que deben tener es el señalamiento del domicilio exacto del centro de trabajo que es objeto de revisión (art. 29, primer párrafo, Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones).

Así, en estos casos lo procedente es que el día en que se desarrolle la diligencia de verificación, los representantes legales de las oficinas virtuales precisen al inspector que el acto que pretende desarrollar es erróneo, toda vez que ellas no son el patrón requerido en el citatorio en comento. Para tales efectos deben comprobar su dicho con: su Registro Federal de Contribuyentes (RFC), un comprobante de domicilio y el acta constitutiva si se trata de una persona moral, con la finalidad de que el servidor público cese la acción inspectiva.

Como puede observarse, las oficinas virtuales representan una alternativa para las organizaciones que desean disminuir sus costos de operación y eficientar sus procesos de trabajo, no obstante existen algunos aspectos en su contra, que si bien es cierto no deben ser utilizados para satanizarlas, si son razones que pueden inhibir su empleo.