¿Qué es una reunión efectiva?

Por la velocidad de la dinámica de las empresas es preciso no afectar su productividad y mantener una disciplina permanente en el desarrollo de las juntas lo que implica realizarlas verdaderamente convenientes.

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Sergio A. Bastar Guzmán, en el documento Taller Manejo efectivo de reuniones señala que estas serán fructíferas si de ellas se obtiene productividad, calidad y satisfacción. Esto significa que si quienes intervienen en ellas, independientemente del tema, perciben que fueron tomados en cuenta y se abordó el orden del día.

Según Bastar Guzmán y la Guía Práctica de Manejo de Reuniones Efectivas, las juntas de trabajo pueden ser:

• informativas para proveer o recibir información; girar instrucciones; desmentir rumores
• planeación y evaluación para analizar casos y problemas; reflexionar sobre algún tópico para establecer una estrategia; acotar  o cambiar estándares, y negociar plazos o cargas de trabajo
• control de gestión para monitorear planes y acciones; compartir datos. Es preferible establecer la periodicidad de su ejecución
• consultivas cuyo objeto es diagnosticar problemas; recoger información o recabar posiciones entorno a alguna controversia, y conocer reacciones derivadas de alguna modificación interna, y
• generales para plantear cualquiera de los supuestos anteriores

El logro de una junta efectiva acarrea como beneficios:

• alcanzar las metas corporativas y las que se proponen los equipos
• examinar los planes, las tácticas y las responsabilidades de las áreas integrantes de la organización
• fomentar el espíritu de trabajo en equipo, y
• sembrar la idea de que son espacios de aprendizaje y retroalimentación