Las reuniones de trabajo en las compañías son efectivas cuando de ellas se obtiene productividad, calidad y satisfacción y si de su realización se potencian la creatividad y la capacidad de solucionar conflictos de quienes son convocados a participar en las mismas.
Las juntas deben tener un objetivo y estructura tales, que deben ser cumplidos por los colaboradores involucrados; para ello es preciso que el colaborador convocante de aquellas o quien las coordina realicen después de su celebración un examen de dichas dinámicas y de ciertos operadores.
De acuerdo con la Guía Práctica para el Manejo de Reuniones Efectivas, se pueden tener como parámetros de examinación los siguientes:
- puntos de forma a revisar:
- cumplimiento o no de los objetivos de la reunión precisando su porcentaje
- material de apoyo utilizado o entregado a quienes la desarrollaron
- asistencia y pertinencia de los sujetos implicados y quienes concurrieron, y
- apego o no a los horarios estipulados y las normas, y
- aspectos de evaluación del dirigente de la junta, esto es constatar:
- grado de cumplimiento de los compromisos contraídos en juntas anteriores
- si se tomaron y aprobaron decisiones
- nivel de participación de los miembros del grupo y clima de la reunión, y
- aprendizajes y posibles acciones de mejora
Esta dinámica conlleva un ejercicio de auto-reflexión, o la retroalimentación que brinden los participantes de las reuniones.
Es importante que el coordinador monitoree la materialización de los acuerdos adoptados en las reuniones para ello debe que contar con: - programa de acuerdos que precise responsables y calendario de verificación de rubros a revisar
- plan de seguimiento de las acciones del programa descrito, y
- constatación de los compromisos adquiridos por quien dirige las sesiones
