Es por todos conocido que en materia laboral es el patrón quien tiene la carga de la prueba, tanto para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones frente a las autoridades del trabajo en alguna inspección, como durante el procedimiento ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje derivado de una demanda por parte de algún trabajador.
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Esta exigencia patronal se encuentra establecida en el artículo 784 de la LFT, al eximir expresamente al trabajador de probar los siguientes puntos en juicio, e imponerla al patrón, mientras el artículo 804 le establece a este el deber de exhibir en juicio los documentos en los que prueben:
- fecha de ingreso del trabajador
- antigüedad
- faltas de asistencia
- causas de rescisión de la relación laboral
- terminación de la relación o contrato de trabajo por obra o tiempo determinado
- constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de fecha y causa de su despido
- contrato de trabajo
- duración de la jornada laboral
- pago de días de descanso y obligatorios
- disfrute y pago de vacaciones
- pago de aguinaldo, primas dominical, vacacional y de antigüedad
- monto y pago del salario
- pago de PTU, e
- incorporación y pago de aportaciones de seguridad social al IMSS e Infonavit
Para estar preparados tanto para una visita de inspección como de un juicio laboral, se recomienda elaborar el expediente laboral de cada trabajador con los documentos idóneos tanto para cumplir con estas obligaciones, como las de seguridad social, además de contar con los documentos que acrediten el tipo de interacción se tenía con el trabajador y los datos personales este.
De ahí que, adicional a los documentos ya referidos, se deberá contar con:
- acta de nacimiento
- identificación personal (credencial para votar con fotografía, cédula profesional o cartilla militar)
- constancia de la Clave Única de Registro de Población (CURP)
- curriculum vitae
- certificados de estudios
- comprobante de domicilio (luz, agua, predial, etc.)
- cartilla militar, en el caso de los hombres
- constancia de semanas cotizadas o certificación de movimientos del Seguro Social, a fin de evitar errores en su Número de Seguridad Social al momento de presentar el reingreso ante ese Instituto
- aviso de retención de descuentos, en caso de tener un crédito habitacional con el Infonavit, y
- acta de matrimonio y de nacimiento de hijos, entre los más relevantes
- certificados de incapacidad médicas ya sea por enfermedad general o bien, por riesgos de trabajo
- solicitudes y autorizaciones de permisos con o sin goce de sueldo
- tarjetas de asistencia firmadas de conformidad por parte de los subordinados
- resultados de exámenes médicos efectuados a los colaboradores como prevención a la salud, en términos de la Ley Laboral, en caso de practicarlos
- autorizaciones de la empresa para el trabajo de horas extraordinarias (dentro del contrato individual se debe señalar que los subordinados solo podrán laborar tiempo extra con la autorización expresa respectiva)
- convenios individuales celebrados ante las autoridades laborales entre el patrón y los trabajadores
- actas administrativas por conductas indebidas realizadas por los subordinados
- sanciones a las que se han hecho acreedores los colaboradores, acorde con el Reglamento Interior de Trabajo, y
- carta renuncia firmada por el trabajador, y en su caso aviso de rescisión del vínculo laboral, entre los principales
