Todos los patrones tienen que llevar los registros administrativos que precisen el Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo (RFSST) y las Normas Oficiales Mexicanas (art. 7o., fracc. XV, RFSST).
Según el RFSST esos registros pueden ser en medios impresos o digitales, pero deben reunir los datos siguientes:
- ejecución del programa específico de mantenimiento de las instalaciones de los locales laborales, temporales o permanentes (art. 18, fracc. XIV)
- resultados de los programas de revisión, de pruebas, y simulacros encaminados a prevenir incendios (art. 19, fracc. XVII)
- resultados de la revisión y el mantenimiento de maquinaria, equipo y herramientas (art. 20, fracc. XVII)
- sobre el manejo, transporte y almacenamiento de los materiales: bitácora de mantenimiento a la maquinaria y equipos empleados; el funcionamiento de esos bienes después de cualquier reparación, y de la vigilancia a la salud del personal encargado de realizar la carga manual de materiales (art. 21, fracc. XIII)
- respecto de las sustancias químicas peligrosas: el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos para manipularlos, transportarlos y almacenarlos (art. 22, fracc. XIX)
- revisión de los exámenes toxicológicos que se apliquen a los operarios; las sanciones derivadas de infracciones y los accidentes viables de la flota vehicular, cuando se esté ante la tarea de conducir vehículos motorizados (art. 23, fracc. X)
- acerca de las labores en altura, sobre el personal autorizado para su desarrollo: los exámenes clínicos a que se les sometan, así como los resultados de la revisión y mantenimiento a los sistemas y equipos utilizados (art. 24, fracc. XIII)
- respecto de actividades en espacios confinados, concretamente de los trabajadores autorizados a efectuarlos: horas de ingreso y salida de dichos espacios; sus tiempos de permanencia, y el muestreo continuo de la atmósfera (art. 25, fracc. XV)
- operación, revisión, mantenimiento y pruebas de presión y exámenes no destructivos de los recipientes sujetos a presión, recipientes criogénicos y generadores de vapor o calderas (art. 26, fracc. XVII)
- valores de la resistencia de la red de puesta a tierra, y en su caso, de la humedad relativa, particularmente del control de la electricidad estática y prevenir los efectos de las descargas atmosféricas (art. 29, fracc. VII)
- sobre las tareas de soldadura y corte, de los subordinados autorizados para desarrollarlas y los resultados de las revisiones a los equipos y elementos de seguridad (art. 30, fracc. XV)
- acerca del mantenimiento de las instalaciones eléctricas, concretamente los trabajadores autorizados y los resultados de la revisión y conservación del equipo de trabajo, maquinaria, herramientas e implementos de protección aislante (art. 31, fracc. XIX)
- reconocimiento, evaluación, control, y los exámenes médicos practicados de los subordinados expuestos al ruido y las vibraciones generados en los establecimientos laborales; a una iluminación especial; al uso, manejo, almacenamiento o transporte de fuentes de radiación ionizante; a radiaciones electromagnéticas no ionizantes; a condiciones térmicas extremas elevadas o abatidas; a agentes químicos o biológicos que alteren la salud del personal (arts. 33; 34; 35; 36; 37; 38; 40; 41)
- pruebas, servicios de mantenimiento, reparaciones, modificaciones y calibración a los equipos de buceo; la ocurrencia de accidentes y enfermedades de trabajo, así como los exámenes médicos practicados, de exposición de los colaboradores a presiones ambientales normales (art. 39, fracc. VII)
- medidas preventivas implementadas y los exámenes médicos practicados, específicamente sobre los factores de riesgo ergonómico y psicosocial (arts. 42, fracc. VI y 43, fracc. VI)
- seguimiento de los avances en la instauración del programa de seguridad y salud en el trabajo (art. 48, fracc. VIII)
- uso, revisión, reposición, limpieza, limitaciones, mantenimiento, resguardo y disposición final del equipo de protección personal (art. 51, fracc. XI)
- información y capacitación proporcionada a los subordinados para que identifiquen y conozcan los peligros y riesgos por sustancias químicas peligrosas (art. 53, fracc. V)
- operación, revisión, mantenimiento, reparación, alteración y paros de emergencia de los equipos críticos; los cambios, temporales o permanentes en las sustancias químicas peligrosas, tecnologías, procesos y equipos; las medidas de control aplicadas; del personal autorizado para la realización de trabajos peligrosos; la capacitación impartida; las auditorías internas, así como sobre los accidentes mayores, acerca de la administración de la seguridad de los procesos y equipos críticos (art. 54, fracc. XI), y
- tácticas preventivas adoptadas y los resultados de las evaluaciones sobre el entorno organizacional favorable (art. 55, fracc. VI)
Es de considerar que el RFSST indica que la STPS está facultada para poner a disposición de los sujetos obligados, prototipos para la medición continua en medios electrónicos de actividades relacionadas con la operación, la revisión, el mantenimiento y las pruebas de instalaciones, sistemas, procesos, maquinaria, equipo y herramientas, así como de otras acciones establecidas por la normativa (art. 81, fracc. X).
Si el patrón no acredita a la autoridad laboral que cuenta con estos registros, puede hacerse acreedor a una sanción económica de 50 a 2,000 veces la UMA, las cuales oscilan desde 4,224.50 a 168,980.00 pesos (art. 118, fracc. II, RFSST).
No obstante, como la LFT también multa a quienes contravengan las disposiciones del RFSST, desde 250 a 5,000 UMA, esto equivale de 21,122.50 a 422,450.00 pesos, y esta es jerárquicamente superior al RFSST, sus correctivos deben ser los que prevalezcan (arts. 132, fracc. XVI y 994, fracc. V, LFT).
