Importancia del CFDI en un juicio laboral

Todo patrón debe tener presente que en materia laboral le corresponde acreditar ante las autoridades laborales, ya sea ante la STPS o la Junta de Conciliación y Arbitraje competente –JCA– (mientras entren en operación los tribunales laborales) que le cubre correctamente a su personal el salario y demás prestaciones a que tienen derecho.

El medio idóneo para hacerlo es a través de los recibos de nómina, los cuales hasta hace poco se emitían en papel, pues con la adopción de medios electrónicos, la LFT permite que ahora puedan hacerlo en forma digital (arts. 132, fracc. VII, 540, fracc. I, 541, fracc. I, 784, 801, 802, 803, y 804, LFT).

Esto hace necesario que los patrones conozcan todas implicaciones que tiene dicha adopción, de ahí que a continuación se describan los aspectos administrativos a cuidar para su validez en el ámbito laboral.

Un poco de historia

Desde 2014 los contribuyentes que realicen pagos por salarios están obligados a expedir y entregar a sus trabajadores los comprobantes fiscales que acrediten tal hecho, en la fecha en que estos se efectúen, los cuales pueden utilizarse como recibo de pago para efectos laborales (arts. 29 y 29-A, CFF y 99, fracc. III, LISR).

Esto ha provocado que los empresarios empleen los medios electrónicos para la expedición de sus recibos de nómina, a tal grado que han eliminado el uso del papel, y el proceso de recabar las firmas de conformidad de los trabajadores.

No obstante, fue hasta mayo de 2019, que en la reforma laboral se contempló en el artículo 101, que los patrones pueden emitir y entregar los recibos de nómina a los trabajadores, ya sea de forma impresa o por cualquier otro medio, con la información detallada de los conceptos pagados y la periodicidad a la que corresponden; de utilizar el medio impreso, deben contener la firma autógrafa de los trabajadores.

De igual forma, se prevé que para que los comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI´s) tengan valor probatorio pleno, se requiere que un fedatario público verifique que su contenido coincida con los datos del portal del SAT, en términos de los numerales 836-B, inciso q) y 836-D, fracción I, tercer párrafo de la LFT.

Como se aprecia con estas adecuaciones, el patrón en un juicio o una inspección laboral puede acreditar con la sola exhibición de los CFDI´s el pago efectuado a los trabajadores de salario, prestaciones, y en su caso, indemnizaciones; sin embargo, existen ciertos aspectos que se deben considerar.

Efectos laborales de la adopción del CFDI

En la práctica tanto los patrones como los trabajadores ofrecen los CFDI´s como prueba documental; los cuales de ser admitidos por la JCA competente, y objetados por la parte contraria, se deben perfeccionar a través de un cotejo en el sitio web del SAT; en cuyo caso, se deben proporcionar todos los elementos necesarios para que se lleve a cabo –computadora con Internet, precisar las ligas y cadenas digitales a consultar, etc.– (art. 836-D, LFT).

 Lo anterior aun cuando los tribunales laborales en el criterio jurisprudencial de rubro: RECIBOS DE PAGO EMITIDOS POR MEDIOS ELECRÓNICOS SIN FIRMA DEL TRABAJADOR. SON VÁLIDOS PARA ACREDITAR LOS CONCEPTOS Y MONTOS QUE EN ELLOS SE INSERTAN, visible en el Semanario Judicial de la Federación, Libro 71, Tomo IV, p. 3352, Materia Laboral, tesis I. 6o. T. J/48 (10a), Jurisprudencia, Registro 2’020,755, octubre de 2019, precisen que tales comprobantes hacen prueba plena en juicio, a pesar de que no contengan la firma del trabajador; esto significa, que no necesitan relacionarse con otro tipo de pruebas, salvo se hubiese ofrecido en el juicio un elemento del que se desprenda un monto diferente en algún de los conceptos de los que constan en tales CFDI´s.

De ahí que sea conveniente, independientemente de la entrega o envío de los CFDI´s a los colaboradores, que los patrones resguarden una copia impresa de dichos documentos con firma autógrafa de los trabajadores, para que así tengan mayor certeza respecto de la realización del pago y de la conformidad de aquellos.

Aspectos a considerar en el llenado del comprobante de nómina electrónico

CFDI

Los CFDI´s que amparen los pagos de nómina deben reunir los requisitos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF), para que sean deducibles, tales como:

RFC de la persona que los expide y el régimen fiscal en el que tributa

número de folio y sello digital del SAT, y sello digital del contribuyente que lo expide

lugar y fecha de expedición

RFC de la persona a favor de quien se expide

cantidad y descripción del servicio prestado en número y letra, y

forma en la que se realizó el pago, ya sea en efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo, etc.

 El SAT mediante reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMISC 2020) otorga facilidades para que los contribuyentes emitan estos CFDI´s, así como sus características que deben reunir estos (art. 29, segundo párrafo, CFF).

Por su parte, el artículo 39 del Reglamento del CFF indica que los CFDI´s tienen que remitirse, a más tardar dentro de las 24 horas siguientes a la realización del pago, al Servicio de Administración Tributaria (SAT) o al proveedor de certificación de que se trate, para su timbrado; término que puede extenderse dependiendo del número de trabajadores que los patrones tengan a su servicio, según la regla 2.7.5.1 de la RMISC 2020; esto es:

Se debe considerar como día de expedición y pago la fecha en que efectivamente se realizó.

Según la regla 2.7.5.2, de la RMISC 2020, emitidos los CFDI´s se deben entregar o enviar a los trabadores en un archivo en XML, pero cuando no lo puedan hacer, basta que se les entregue una representación impresa del mismo, con los siguientes datos:

folio fiscal

RFC del empleador, y

RFC del empleado

Aquellos patrones que pongan a disposición de sus colaboradores una página de Internet o una dirección en donde ellos mismos puedan obtener una impresión de los CFDI´s que colman la obligación de entrega y envío referido.

Para tal efecto, se requiere que los patrones inserten en sus contratos individuales de trabajo una cláusula de sumisión, donde se precise que a los trabajadores se les proporcionará una clave electrónica (NIP) para que ingrese al sistema de intranet de la compañía para consultar y descargar sus CFDI.

Y que dicho NIP puede cambiarlo el trabajador en lo individual, por lo que cada vez que lo digite para descargar su CFDI se entiende que está firmando de conformidad con cada uno de los conceptos que aparecen en él (arts. 101, 132 fracc. VIII y 804, LFT)

COMPLEMENTO DE NÓMINA

Al momento del llenado del CFDI de nómina se debe tener cuidado con la información plasmada ya que como se mencionó hace prueba plena para la autoridad; por tanto, cada uno de los conceptos que aparecen en él es una confesión expresa y espontánea del patrón, sin que sea necesario que lo manifieste en su escrito de contestación; ello en virtud, de que la Junta debe analizar todos los elementos al momento de emitir la resolución, misma que se dictará a verdad sabida, buena fe guardada y apreciando los hechos en conciencia (arts. 794 y 841, LFT).

Como un requisito indispensable en materia fiscal, es que esta clase de CFDI tenga su complemento de nómina, los patrones deben atender la guía de llenado del SAT emitida para tal efecto.

Este documento se precisa la forma en que los patrones deben registrar en el complemento los datos de identificación relativos a los ingresos y las deducciones efectuados a sus colaboradores de manera individual.

En dicho complemento se tiene que especificar:

• tipo de nómina a cubrir, ya sea ordinaria o extraordinaria; la primera se refiere a conceptos de pago periódicos (diaria, semanal, catorcenal, quincenal, mensual, bimestral, decenal o incluso por unidad de obra, comisión o precio alzado), mientras que la segunda es aquella que incluye los que no lo son (pagos por separación, aguinaldos, utilidades o bonos)

• fecha de pago efectiva. Este dato ese esencial en un juicio laboral, cuando el CFDI es ofrecido como prueba y es objetado, pues se puede adminicular con el informe del banco respectivo, si el pago se efectuó en depósito bancario o transferencia electrónica, porque deben coincidir la fecha del CFDI con la de realización de la transacción

• fecha de pago inicial y la final. Con este señalamiento se acredita el periodo que abarca dicho comprobante

• número de días pagados. Este dato acredita si el colaborador prestó o no sus servicios en la semana o quincena completa, ya sea para acreditar que faltó injustificadamente y que por ese motivo se realizó el descuento salarial correspondiente o que reporta más de tres faltas injustificadas en el periodo de 30 días y que por ello se le rescindió. En este último caso, se puede relacionar este dato con las tarjetas de control de asistencia o los sistemas biométricos que utilice el patrón (art. 47, fracc. X, LFT)

• total de percepciones. Se refiere a la suma de salario y demás prestaciones devengadas por el trabajador. Se debe capturar la cantidad correcta de pago, ya sea semanal o quincenal.
  Esto es así porque si el monto asentado es superior al real, se acredita un salario plasmado que es diferente al que efectivamente percibía, consecuentemente se condenaría al patrón al pago de diferencias, y en su caso, a la reinstalación con el salario asentado en el recibo, en virtud de que prevalece lo más favorable para el trabajador (art. 18, LFT).
  Por el contrario, si el patrón captura por error un salario menor, sin que esté de por medio un descuento de los permitidos por ley, se corre el riesgo de que el colaborador demande la rescisión de la relación de trabajo por causa imputable al patrón, por la disminución de su salario (arts. 51 fracc. IV y 110, LFT)

• total de deducciones. En este campo se registran las disminuciones que se realizaron al colaborador por concepto de impuesto sobre la renta (ISR), y los descuentos aludidos en los artículos 97, 110 y 132 de la LFT, tales como, pago de:

• deudas contraídas con el patrón por anticipo de salarios, pagos hechos con exceso al trabajador, errores, pérdidas, averías o adquisición de artículos producidos por la empresa. La cantidad exigible en ningún caso podrá ser mayor del importe de los salarios de un mes y el descuento periódico será el que acuerden el trabajador y el patrón, sin que pueda ser mayor del 30 % del excedente del salario mínimo
• renta de la habitación proporcionada por el patrón
  abonos para cubrir préstamos provenientes del Infonavit destinados a la adquisición, construcción, reparación, ampliación o mejoras de casas habitación o al pago de pasivos adquiridos por estos conceptos
• cuotas para la constitución y el fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro, siempre que los trabajadores manifiesten expresa y libremente su conformidad y que no sean mayores del 30 % del excedente del salario mínimo
• pensiones alimenticias en favor de acreedores alimentarios, decretado por la autoridad competente
• cuotas sindicales ordinarias previstas en los estatutos respectivos, y
  abonos para cubrir créditos garantizados por el Infonacot, siempre y cuando hayan sido aceptados libremente por el trabajador y no podrán exceder del 20 % del salario

   Si del CFDI se desprende una deducción indebida, el patrón infractor, puede hacerse acreedor a una sanción que oscila de 250 a 5,000 veces la UMA, lo que va de 21,720.00 a 434,000.00 pesos, ello con independencia del riesgo que el trabajador afectado pudiese demandar la rescisión de la relación o el pago de diferencias ante la JCA competente

• otros pagos. Aquí se deben anotar los montos que reciban los trabajadores por concepto de:

• reintegro de ISR pagado en exceso (siempre que no se hubiese enterado al SAT)
• subsidio para el empleo (efectivamente entregado al trabajador)
• viáticos (entregados al trabajador)
• aplicación de saldo a favor por compensación anual
• pago del ISR retenido en exceso del ejercicio anterior (siempre que no hubiese sido enterado al SAT).

Si se apunta una cantidad diversa a la que realmente le corresponde, la Junta puede señalar es parte integrante del salario

• CURP del patrón persona física, o el RFC, si es moral

• que quien recibe los pagos es un trabajador. Si por error se registra como asalariado a alguien que no lo es, se corre el riesgo de que la Junta presuma la existencia de una relación laboral, salvo prueba en contrario; por ende, se le condenará al supuesto patrón a pagar las prestaciones laborales respectivas, y a inscribir retroactivamente al supuesto trabajador desde la fecha en que se considere que inició la “relación laboral” y se paguen las cuotas obrero-patronales y aportaciones de vivienda correspondientes al Seguro Social e Infonavit

• CURP y número de seguridad social (NSS) del trabajador. Cabe comentar, que si se anota un NSS equivocado, en caso de un juicio laboral, el patrón no podría acreditar el pago de las contribuciones de seguridad social y la Junta consideraría que se realizaron a favor de diversa persona, y se le obligaría a efectuar las correspondientes al trabajador afectado

• fecha de inicio de la relación laboral. En este campo debe señalar el día, mes y año en que el trabajador de que se trate comenzó a laborar para su patrón; de no hacerlo así, afectaría el cálculo de las prestaciones, e incluso en un juicio laboral el trabajador podría acreditar una antigüedad superior a la real

• antigüedad. Este dato está relacionado con la fecha de ingreso; sin embargo, en este campo se debe asentar el tiempo efectivo de trabajo (años, meses y días laborados); de ahí que deben excluirse los periodos de incapacidad por enfermedad general; de prisión preventiva del trabajador, seguido de una sentencia absolutoria; de arresto del trabajador, o de su designación como representante de un organismo estatal y las licencias concedidas sin goce salario, porque está suspendida la relación laboral, y por ende, no se genera el derecho al pago de prestaciones (art. 42, LFT)

• tipo de contrato (ya sea por tiempo determinado, indeterminado, si está sujeto a un periodo de prueba; por obra determinada, y por temporada). En caso de una demanda laboral, en donde el trabajador reclame la reinstalación a su puesto o prórroga del contrato por la subsistencia del motivo por el cual se le contrató, y exhiba el CFDI con el tipo de contrato erróneo, (ya que se le contrató por tiempo determinado y se anotó indeterminado), se crea la presunción de que se trata de este último contrato, y por tanto, se le podría condenar al patrón demandado a la reinstalación del demandante

• si se trata o no de un trabajador sindicalizado

• tipo de jornada a la que está sujeto el trabajador, ya sea diurna, nocturna o mixta. Se debe considerar que si el patrón registra una diversa eso le afectará en el pago de horas extra

• tipo de régimen por el que se realiza el pago. Esto es si es por sueldos, jubilación, pensión, indemnización o separación. 
  En este caso, el patrón debe tener presente que cuenta con dos opciones para la emisión del CFDI cuando se trate de un pago por finiquito o separación de un trabajador. Se puede emitir un CFDI que ampare el pago de la indemnización y el salario devengado en el mismo periodo, o dos CFDI´s, uno cuando por el pago de indemnización y el otro por el salario devengado según el lapso de que trate (art. 94, LISR)

• departamento, puesto y riesgo del puesto que desempeña el trabajador. Aquí es importante que el patrón autoclasifique su actividad en el Seguro de Riesgo de Trabajo del IMSS, de acuerdo con el catálogo de actividades detallado en el artículo 196 del  Reglamento en materia de Afiliación Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización, a fin de que cubra las cuotas de ese seguro según el grado de riesgo al que están expuestos sus trabajadores, y que dicha clase concuerde con las labores que realizan aquellos; porque de no ser así, en caso de que uno de estos sufra un riesgo de trabajo y el Seguro Social le niegue el otorgamiento de una pensión o incapacidad derivada de ese siniestro, el colaborador podrá demandar del IMSS el pago de esta prestación y del patrón el reconocimiento de la categoría que realmente desempeñaba, con las consecuencias que esto implica

• periodicidad del pago, ya sea semanal o quincenal. Con la precisión de este dato, el patrón cumple con la exigencia de emitir la constancia del número de días trabajados y salario percibido prevista en el numeral 132, fracción VII de la LFT

• banco. Se refiere al nombre de la entidad financiera a través de la cual el patrón realiza el pago de salario correspondiente. Como ya se comentó, esta práctica le permite a los patrones, en caso de un juicio, solicitar el informe de los pagos realizados a sus trabajadores, con lo cual robustece su defensa legal

• salario base de cotización (SBC). Se tiene que registrar el importe correcto de esta base salarial, calculada de conformidad con el numeral 27 de la LSS.

   De no ser así, el patrón se expone a que le reclame que no lo dio de alta en el Seguro Social con el SBC real y que por tanto no cubrió correctamente las contribuciones de seguridad social, lo que implicaría el pago de diferencias de esas cuotas al Seguro Social e Infonavit

• salario diario integrado. Se tiene que anotar el importe determinado con base en el precepto 84 de la LFT, (salario para efectos indemnizatorios). Este es uno de los rubros más importantes para acreditar el salario que el colaborador percibía por la prestación de sus servicios; de señalar uno superior al que realmente percibía, se condenaría al patrón al pago de diferencias, y en su caso, a una reinstalación con el salario asentado en el CFDI. De lo contrario, si se plasma por error un salario menor al real, sin que se desprenda un descuento de los permitidos en el artículo 110 de la LFT, el colaborador podría demandar la rescisión de la relación de trabajo por causa imputable al patrón, por haber disminuido su salario (art. 51 fracc. IV, LFT)

• clave de entidad federativa. Si el trabajador laboró en más de un estado se debe considerar la clave en donde estuvo más tiempo; si no se puede determinar, se asentará la del último estado.
  De ahí que con este campo se puede acreditar el lugar de adscripción del colaborador, en caso de que señale domicilio diverso, relacionándolo con otras pruebas, tales como el contrato individual de trabajo, listas de control de asistencia, comprobante de domicilio

• si fue contratado el trabajador bajo el régimen de subcontratación. En este punto, el beneficario de los servicios de los trabajadores debe verificar si efectivamente la subcontratación de la que es parte cumple con todos y cada uno de los requisitos del numeral 15-A de la LFT; ya que, de no ser así, él será el patrón de dichos colaboradores para efectos laborales y de seguridad social

• percepciones (considerando el total sueldos, el de separación por indemnización, el gravado y el exento). Este debe ser congruente con la cifra asentada en el apartado total de percepciones del nodo de nómina del CFDI

• clave. Es el número de control interno que cada patrón asigna a las percepciones de nómina propia de su contabilidad; datos que deben conocer los colaboradores para que puedan verificar los pagos realizados. También se debe precisar el importe gravado y exento de cada percepción pagada.

   En caso de las horas extra laboradas, cuando sea aplicable se tiene que precisar el número de días en que el trabajador las laboró, así como la forma en que se pagaron.

   El patrón debe capturar por concepto o prestación la cantidad que le está cubriendo al trabajador, ya que esa es la única manera de acreditar su pago; si no lo hace podría hacerse acreedor a una sanción por parte de la STPS, o derivado de un juicio laboral se le condene al pago de las prestaciones no cubiertas

Conclusiones

El hecho de pagar a un trabajador el salario y prestaciones a que tiene derecho y se le entregue el comprobante digital soporte de tal pago, no es suficiente para un patrón, ya que en un juicio laboral debe perfeccionarlo, aun cuando existan criterios judiciales que señalen lo contrario, en virtud de que cada caso tiene sus particularidades.

Tan es así que si a juicio de la autoridad, de otras pruebas se desprende que el trabajador percibía un salario o prestaciones diversas a las plasmadas en el CFDI, el patrón está obligado a acreditar los pagos efectuados a dicho trabajador.