La adopción de la tecnología está transformando la forma de vida de los seres humanos. Ello está generando cambios muy profundos en torno a la naturaleza y localización del trabajo, así como en la manera en que las personas trabajan y cómo perciben el trabajo. Tan es así que las empresas son cada día más flexibles cuando diseñan los puestos de trabajo de su organización.
De ahí que José Alfonso Aparicio Velázquez, licenciado y maestrante en Derecho por la Facultad de Derecho de la Universidad Nacional Autónoma de México, Miembro de la Sociedad Mexicana del Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social (SMDTSS) y miembro de número la Academia Mexicana de Derecho del Trabajo y de la Previsión Social (AMDTyPS), aborde los retos que tienen los empresarios respecto al manejo de la información que se genera durante la vigencia de los lazos de trabajo.
La relación de trabajo típica era considerada aquella que tenía elementos de subordinación claramente identificados, tales como una jornada, generalmente desarrollada en un centro de trabajo determinado, bajo el mando y la dirección de un empleador conocido y la percepción de una contraprestación consistente en el salario.
Circunstancias que, bajo las nuevas formas de producción y organización empresariales, se han complicado y diluyen las posibilidades típicas de encuadrar la subordinación laboral. Hoy, el trabajo no necesariamente se desarrolla en horarios y lugares fijos o determinados, lo que parecería provocar que en la relación laboral se hace más improbable el conocimiento del empleador de sus colaboradores, así como la convivencia entre estos últimos.
Por el contrario, el empleador como sus trabajadores suelen privilegiar mayormente, con ayuda cada vez más de tecnología, ciertos datos y comunicaciones que probablemente en el trato directo y constante no necesariamente se conocerían ni se procesarían de la misma manera. Consecuentemente, el uso intensivo de información empresarial de parte de miles de colaboradores respecto de su trabajo es una importante oportunidad para el empleador para medir y evaluar la productividad de aquellos, incluso en tiempo real.
En ese contexto, la subordinación laboral se transforma en otras maneras de dar instrucciones y recibir el producto del trabajo. Es crucial para tales procesos, el uso adecuado de la información. Por un lado, el trabajador debe cuidar la reputación, los secretos y la seguridad de la compañía; y por otro, el patrón tiene la obligación de tratar los datos personales de su plantilla laboral apegado a la ley.
Utilidad de la información laboral
Es frecuente escuchar que “la información es poder”, y sí lo es, pero también implica responsabilidad, y por tanto se requiere conocer, en principio, su objeto de tratamiento.
En el objeto o fin del tratamiento de los datos de un colaborador, con motivo de una relación de trabajo, puede sustentar su utilidad, y en esa medida, debe ajustarse a toda una planeación estratégica acorde con el marco legal vigente.
En el mundo del trabajo, podríamos dividir en tres etapas principales el objeto del tratamiento de la información laboral:
- antes de iniciar la relación de trabajo. Que incluye los procesos de reclutamiento o entrevistas a posibles colaboradores
- durante la vigencia de la relación de trabajo. Que inicia con la contratación y se expande en el registro de obligaciones patronales (registro de asistencia, nómina, prestaciones extra legales, etc.), y
- terminación de la relación de trabajo. Por causas voluntarias o involuntarias de las partes, y que incluyen desde una constancia de labores, hasta un pago de defunción o “marcha”, pasando por una rescisión o renuncia del vínculo laboral
Como se advierte en toda la vida laboral es importante el tratamiento adecuado de la información de los trabajadores, sobre todo considerando que las maneras de hacerlo pueden ser distintas y en medios diversos, propios o ajenos al patrón (como lo es una computadora o un celular, proporcionado o no por el empleador al colaborador).
Por otro lado, los datos del personal pueden estar en posesión de particulares (empresas o incluso sindicatos) e instituciones gubernamentales (diversas autoridades laborales como IMSS o Infonavit), entre los que se comunica o transfiere determinada información.
No cabe duda que la información es útil y necesaria para el ejercicio de una relación de trabajo; es decir, para la correcta dirección de un subordinado para ejecutar la labor por la cual se le contrató. No resultaría extraño que en el futuro la laboralidad de una relación se mida a partir del nivel y grado de uso de la información de una persona.
Alcances y límites
En México, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) regula lo que se conoce como “expectativa razonable de privacidad”, que se define como la confianza que deposita cualquier persona en otra, respecto de que los datos personales proporcionados entre ellas serán tratados conforme a lo que acordaron en los términos establecidos por la Ley (art. 7o., LFPDPPP).
Esto parte de un principio de autonomía de la voluntad de las partes, que en materia laboral está todavía más acotada.
La propia Suprema Corte de Justicia de la Nación en la tesis de rubro: PRINCIPIO DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD E INCIDENCIA DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES EN LAS RELACIONES LABORALES., publicada en la Gaceta del Seminario Judicial de la Federación, Décima Época, Tomo I, Libro 13, p. 242. Primera Sala, Materia Constitucional-Laboral, Tesis 1a. CDXXVII/2014 (10a.). Tesis aislada, Registro 2‘008,112, diciembre de 2014, ha señalado lo siguiente:
“[…] el principio de igualdad como la libertad de contratación, es distinto si nos encontramos ante una relación contractual de carácter civil o comercial, que si nos enfrentamos a una relación que se sucede en el marco de las relaciones laborales. En este último caso, será necesario determinar la proyección de los derechos fundamentales en el ámbito de la empresa y el papel que juega la libertad de contratación y, en particular, el haz de facultades con el que cuenta el patrón o empresario para determinar las condiciones de trabajo. No es casualidad que las relaciones que se suceden en el mercado de trabajo han actuado como el campo natural de experimentación de la aplicación práctica de la eficacia horizontal de los derechos fundamentales. Esto se explica por varias razones. En primer término, por la radical asimetría de poder entre empresario y trabajador y que se expresa, desde luego, en las distintas posiciones jurídicas que cada uno ocupa en la relación laboral, pero también, y con no menor significación, en el más amplio espacio de la vida social y económica. En segundo término, por las propias características del contrato que sustenta la relación laboral, ya que a diferencia de lo que sucede en otros ámbitos, lo peculiar de este contrato consiste en que el trabajador pone a disposición del empleador su fuerza de trabajo sometiendo, en mayor o menor medida, su libertad dentro de la jornada laboral a fin de obtener los recursos económicos que le permitan sostener su hogar. Por último, debido al contenido propio de la dirección empresarial, la cual se traduce en el ejercicio de unas funciones decisorias, ordenadoras y de control en las que la posición dependiente o subordinada del trabajador se va a patentizar, siendo claro el riesgo potencial de conculcación por parte del patrón o empresario, en el ejercicio de los derechos fundamentales de los trabajadores. En este sentido, es importante mencionar que las facultades de dirección del patrón o empresario no se limitan al mero establecimiento de la contraprestación salarial, sino que se extienden desde la selección del personal, pasando por la distribución del tiempo de trabajo y las modalidades de contratación, y llegando hasta la fijación de medios de control y a la instauración de normas de conducta y disciplina laborales. Asimismo, es necesario advertir que el poder del empresario es una amenaza real a los derechos del trabajador, no por considerar tales poderes como intrínsecamente perversos, sino, más sencillamente, por cuanto la lógica empresarial –sus principios económicos y sus valores normativos–actúa como freno a la expresión de aquellos derechos, comprometiendo su desarrollo. (Sic) ”.
Esta circunstancia nos permite afirmar que la libertad de contratación en el derecho laboral, limita y gradúa el nivel del manejo de la información que puede estar sujeta a un tratamiento.
La propia LFPDPP define como “tratamiento” a la obtención, uso, divulgación o almacenamiento de datos personales, por cualquier medio. El uso abarca cualquier acción de acceso, manejo, aprovechamiento, transferencia o disposición de los datos personales.
Por otro lado, el tratamiento de la información de un colaborador, debe apegarse a diversos principios, deberes y derechos; entre los que destaca el de información, que implica la existencia un aviso de privacidad que explique los detalles del tratamiento de la información que será motivo del tratamiento, así como los mecanismos para ejercer los denominados “Derechos ARCO” (Acceso, Rectificación, Cancelación y/u Oposición).
Es bajo estos elementos que el empleador debe tener un manejo muy responsable y asesorado para evitar sanciones y ataques a su prestigio en el ejercicio de su actividad empresarial.
Como lo afirmé al principio, el uso de dispositivos tecnológicos por parte de los trabajadores en la empresa es una nueva posibilidad de que estos traten con mayor facilidad la información empresarial pero también de que el empleador recabe con mayor precisión la información y comportamiento laboral de aquellos (monitoreo). En la regulación laboral mexicana aún no existen reglas especializadas en este aspecto; sin embargo, se pueden considerar por extensión temas relacionados con el uso de la tecnología en el trabajo, y de los que destacan los siguientes:
- la jornada laboral se vincula expresamente con las legislaciones de otros países para referirse al tópico tan particular de la “desconexión laboral”. En el artículo 58 de la LFT, se define expresamente como “el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición del patrón para prestar su trabajo”
- el teletrabajo es aquel en el que se utilizan primordialmente las tecnologías de la información y comunicación para el contacto y mando entre el trabajador y patrón (art. 330-A, LFT), y
- la capacitación y el adiestramiento en el trabajo, que puede ligarse con una capacitación en el uso de dispositivos tecnológicos dentro de la empresa. El numeral 153-A de la LFT prevé que “los patrones tienen la obligación de proporcionar a todos los trabajadores, y estos a recibir, la capacitación o el adiestramiento en su trabajo que le permita elevar su nivel de vida, su competencia laboral y su productividad, conforme a los planes y programas formulados, de común acuerdo, por el patrón y el sindicato o la mayoría de sus trabajadores”.
El precepto 39-B de la misma Ley contempla una contratación especializada para la capacitación para el trabajo que define como “aquella por virtud de la cual un trabajador se obliga a prestar sus servicios subordinados, bajo la dirección y mando del patrón, con el fin de que adquiera los conocimientos o habilidades necesarios para la actividad para la que vaya a ser contratado”.
Por otro lado, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) ha resuelto procedimientos de verificación o protección de derechos, fundamentados en la LFPDPP, en los que se han investigado posibles irregularidades en el manejo de los datos personales de los trabajadores, sea por motivo de videograbaciones o en casos más particulares por la revisión de correos electrónicos.
Buenas prácticas en el control patronal de la información
La Organización Internacional del Trabajo (OIT) en 1997 emitió un “Repertorio de recomendaciones prácticas para la protección de los datos personales de los trabajadores”, mismo que se enfoca a los rubros de acopio, conservación, almacenamiento, uso y comunicación de los mismos, particularmente en escenarios más complejos como las agencias de colocación y en las relaciones colectivas de trabajo; además, propone restricciones a los empleadores en el manejo de los datos personales de los trabajadores, en aspectos estrictamente necesarios (como el perfil para la selección de los candidatos; la formación y promoción del personal; la salvaguarda de la seguridad personal y laboral; y el control de calidad en las actividades realizadas).
En otros países, como en España, incluso se ha incluido en convenios colectivos la protección de datos personales de trabajadores, y ya se empiezan a gestar diversas resoluciones con relación al uso de comunicaciones electrónicas o el trabajo en plataformas digitales.
Por último, pese a la ausencia legislativa en México se podrían adoptar esas buenas prácticas o bien intentar la autorregulación en materia de protección de datos personales, de conformidad con los “Parámetros de Autorregulación en materia de Protección de Datos Personales”, expedidos por la Secretaría de Economía, mediante el establecimiento de un esquema de autorregulación vinculante (validado o certificado, que consiste en el establecimiento de un Sistema de Gestión de Datos Personales), o bien de reglas para adaptar la normativa, y que son de adhesión voluntaria, pero de cumplimiento obligatorio, y que una vez adheridos los empleadores, pueden regular el uso de dispositivos tecnológicos en la empresa.
Conclusión
La adopción de dispositivos tecnológicos en la vida empresarial tiene ciertos riesgos para los patrones, ya que el personal tiene mayor acceso a la información de la empresa, pero también existen beneficios, como que el patrón puede evaluar con mayor objetividad el desempeño de sus colaboradores.
