Después de la reunión será necesario documentar lo sucedido: quiénes pudieron asistir y quiénes no, acuerdos establecidos, debates y plan de acción
Uno de los mayores enemigos de la productividad en el entorno laboral son las reuniones y, con la pandemia y el aumento del teletrabajo, las plataformas de servicios de videoconferencias batieron el récord de los 2,700 millones de minutos en reuniones virtuales en todo el mundo. Estos encuentros no solo afectan a la productividad de los empleados, sino que también reducen su motivación e incrementan el estrés, advirtió Udemy
Al respecto, la experta en liderazgo de reuniones laborales e insturctora de Udemy, Cecilia Mansilla refirió que “tener reuniones eficientes va más allá de gestionar bien nuestro tiempo y el de los demás. Impacta en todas las áreas de la vida organizacional y es por eso que debemos optimizar su uso y aprender a gestionarlas. Si la reunión está bien planificada, está demostrado que 40 minutos es tiempo suficiente para abordar las temáticas importantes”.
Por lo anterior, presentó cinco consejos fundamentales para conseguir esa eficiencia:
1. Definir el objetivo, ¿Para qué nos reunimos? ¿Cuál es el resultado esperado del encuentro? Si no tenemos claro qué es lo que buscamos con la reunión, es muy probable que perdamos el tiempo en lugar de invertirlo.
2. Elegir a los participantes adecuados, ¿Quiénes son los participantes necesarios y quiénes son los opcionales? Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia solo era requerida en diez precisos minutos. Para evitar este tipo de errores, habrá que identificar a los ‘decision makers’, es decir, quiénes son aquellos perfiles que realmente necesitamos para lograr el objetivo definido.
3.Preparar una agenda, una vez definimos el objetivo de la reunión y a quiénes necesitamos para conseguirlo, necesitaremos preparar una agenda. Planificar los temas a tratar, ordenarlos por importancia y asignar a cada uno la duración será clave para garantizar el éxito.
4. Gestionar el tiempo, designar un moderador o una persona que lidere la reunión es primordial para asegurar que se cumple cada punto de la agenda. Alguien que se asegure de que se trata cada tema y que respetemos el tiempo definido para cada uno. Sólo así, podremos realmente cumplir el objetivo establecido.
5. Documentar y crear un plan de seguimiento, después de la reunión será necesario documentar lo sucedido: quiénes pudieron asistir y quiénes no, acuerdos establecidos, debates y plan de acción. Luego deberemos compartirlo con todos los invitados y, si requiere un seguimiento, también enviaremos la invitación para el próximo encuentro.
“La virtualidad nos presenta nuevos desafíos pero también nos brinda maravillosas soluciones. La clave está en gestionar reuniones virtuales interactivas, es decir, si pasan más de 5 minutos en los que sólo has hablado tú y nadie ha participado, prueba a hacer una pregunta para no perder su atención”, declaró Mansilla.
Otros factores básicos a tener en cuenta para asegurar una videoconferencia de éxito son elegir el espacio más tranquilo y silencioso de la oficina o de la casa, encender siempre la cámara para empatizar mejor con los asistentes y utilizar auriculares con micrófono para garantizar la calidad del sonido, concluyó.
