¿Cómo se cumple con la capacitación y el adiestramiento?

Debido a la importancia de esta obligación, es esencial que las empresas conozcan cómo cumplirla

Una de las tantas obligaciones de los empleadores es capacitar y adiestrar a su personal, lo cual beneficia a los trabajadores, porque les ofrece la oportunidad de desarrollarse profesionalmente, elevar su nivel de vida, su competencia laboral, y por ende, su productividad (arts. 132, fracc. XV y 153-A, LFT).

Es interés de los patrones lograr que el tiempo de trabajo se aproveche adecuadamente y se reduzca la improductividad, considerando que la jornada laboral es el lapso en que los empleados están a su disposición para realizar el servicio para el cual fueron contratados; y para alcanzar el mejor de los resultados e incrementar el rendimiento de los centros laborales, resulta fundamental la capacitación y el adiestramiento que aquellos reciben; es decir, la formación para el trabajo.

En virtud de ello, a continuación se abordan los principales puntos que debe conocer todo patrón a fin de cumplir con dicha exigencia legal.

Marco jurídico

El artículo 123, fracción XIII de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, establece la obligación de las empresas, cualquiera que sea su actividad, de proporcionar a sus empleados, capacitación o adiestramiento para el trabajo.

Para regular esa carga, en la LFT existe el Capítulo III Bis, del Título Cuarto, De la productividad, formación y capacitación de los trabajadores.

A la STPS le corresponde cuidar la oportuna constitución y el funcionamiento de las Comisiones Mixtas de Productividad, Capacitación y Adiestramiento (CMPCA); expedir los criterios generales que señalen los requisitos de los planes de capacitación, adiestramiento y productividad; autorizar y registrar a las instituciones, escuelas u organismos especializados, e instructores independientes que deseen impartir capacitación y, en su caso, revocar y cancelar los registros concedidos; establecer los criterios para la expedición de las constancias de capacitación; y señalar el proceso para el envío y control de las listas de las constancias de competencias o de habilidades laborales proporcionadas por las empresas, para la conformación del padrón de trabajadores capacitados.

De ahí que la STPS emitiera y publicara el Acuerdo por el que se dan a conocer los criterios administrativos, requisitos y formatos para realizar los trámites y solicitar los servicios en materia de capacitación, adiestramiento y productividad de los trabajadores, el 14 de junio de 2013 y su similar modificatorio del 16 de noviembre de 2017 (ACARFCAP), documentos que contienen los requerimientos y los formularios a llenar por el patrón, para acreditar que brinda capacitación a sus empleados. 

Definición de capacitación y adiestramiento

Normalmente los términos de capacitación y adiestramiento se confunden, y en ocasiones se cree que son sinónimos; por lo que, es preciso destacar sus diferencias. 

La acción de capacitar según la Real Academia Española significa hacer a alguien apto, habilitarlo para algo; por ello se entiende que tiene por objeto preparar a los trabajadores de nueva contratación y a los demás interesados en ocupar las vacantes o los puestos de nueva creación (art. 153-B, LFT).

La capacitación entonces se refiere al conjunto de actividades didácticas o educativas que están dirigidas a suplir las necesidades de una empresa, a fin de expandir los conocimientos, las habilidades y las aptitudes de los colaboradores.

Por su parte, el adiestramiento es la acción de hacer diestro, enseñar, o instruir, sobre determinada cuestión, técnica o habilidad. También, se puede definir como cualquier preparación que tiene como propósito mejorar las condiciones físicas o intelectuales de una persona.

Según el numeral 153-C de la LFT, el adiestramiento tiene como fin:

  • actualizar y perfeccionar los conocimientos y las habilidades de los empleados y proporcionarles información para que puedan aplicar en sus actividades las nuevas tecnologías que los empresarios deben implementar para incrementar la productividad en las empresas
  • hacer del conocimiento del personal, los riesgos y peligros a los que están expuestos durante el desempeño de las labores, así como las disposiciones contenidas en el reglamento y las normas oficiales mexicanas en materia de seguridad, salud y medio ambiente de trabajo que les son aplicables, para prevenir riesgos laborales
  • incrementar la productividad, y
  • en general, mejorar el nivel educativo, la competencia laboral y las habilidades de los subordinados

Obligaciones de los colaboradores

A pesar de que la empresa es la responsable de capacitar, los trabajadores también están constreñidos a:

  • asistir puntualmente a los cursos, las sesiones de grupo y demás actividades que formen parte del proceso de capacitación o adiestramiento
  • atender las indicaciones de las personas que impartan la capacitación o el adiestramiento, y cumplir con los programas respectivos, y
  • presentar los exámenes de evaluación de conocimientos y de aptitud o de competencia laboral que sean requeridos

Asimismo, los colaboradores deben involucrarse en la estrategia para ejecutar la capacitación y el adiestramiento, a efectos de hacer valer sus derechos y cumplir con la normatividad laboral (arts. 134, fracc. IX, 153-D, 153-X y 154, LFT).

Dicha participación es posible a través de la CMPCA, pues en ella recaen las tareas de revisar, elaborar, operar y mejorar los programas y las estrategias de formación de los empleados; dar seguimiento a estas acciones; así como autentificar las constancias de competencias o habilidades, entre otras.

Igualmente, dicho órgano participa en la decisión de continuar o terminar las relaciones de trabajo con periodo a prueba y las de capacitación inicial.

CMPCA

La CMPCA se integra por igual número de representantes de los trabajadores y de los patrones.

Se debe establecer por escrito su creación y llenar el formato DC—1 “Informe sobre la constitución de la Comisión Mixta de Capacitación, Adiestramiento y Productividad”, así como documentar sus funciones e incorporación de nuevos integrantes o la sustitución de estos.

En el caso de que se desee utilizar firmas digitales para la autentificación de las constancias de competencias o de habilidades laborales de los trabajadores capacitados, es necesario que se describa en dicha documentación la forma en que se garantizará el adecuado uso de estas, y las actividades realizadas durante los últimos doce meses.

Las empresas deben mantener en sus registros internos la documentación antes referida y presentarla a la STPS, cuando esta lo requiera (arts. 153-F Bis, LFT y 8o., ACARFCAP).

Es preciso comentar que esta comisión debe constituirse cuando los patrones tengan más de 50 colaboradores a su servicio (arts. 132, fracc. XV; 153-B; 153-C; 153-E, LFT y 7o., ACARFCAP).

Por ende, las demás empresas que no cuenten con ese número de trabajadores, podrán fundar dicha comisión voluntariamente. No obstante, las organizaciones que celebren contratos de capacitación inicial o con la modalidad a prueba, deben integrarla para obtener su opinión respecto de estos procesos de contratación (arts. 34-A y 34-B, LFT).

Funciones

La CMPCA, de conformidad con los numerales 153-E de la LFT y 7o., cuarto párrafo, debe realizar las siguientes actividades:

  • vigilar, instrumentar, operar y mejorar los sistemas y los programas de capacitación y adiestramiento
  • proponer los cambios necesarios en la maquinaria, los equipos, la organización del trabajo y las relaciones laborales, de conformidad con las mejores prácticas tecnológicas y organizativas que incrementen la productividad en función de su grado de desarrollo actual
  • plantear las medidas acordadas, con el fin de impulsar la capacitación; medir y elevar la productividad, así como garantizar el reparto equitativo de sus beneficios
  • velar por el cumplimiento de los acuerdos de productividad
  • resolver las objeciones que, en su caso, presenten los subordinados con motivo de la distribución de los beneficios de la productividad
  • autentificar las constancias de competencias o habilidades laborales expedidas a los empleador que aprueben los cursos de capacitación y adiestramiento, y en su caso, cuando aprueben el examen de suficiencia aplicado por la entidad instructora, y
  • emitir la opinión sobre la permanencia de los trabajadores contratados por capacitación inicial y bajo la modalidad periodo a prueba

Planes y programas de capacitación y adiestramiento

Los planes y programas de capacitación y adiestramiento, de acuerdo con los preceptos 153-H de la LFT y 10 del ACARFCAP, deben elaborarse dentro de los 60 días hábiles siguientes a que inicien las operaciones en el centro de trabajo de que se trate, y actualizarlos por lo menos cada dos años, cumpliendo con lo siguiente:

  • periodo de ejecución de la capacitación no deberá ser mayor a dos años, salvo que se trate de capacitación inicial
  • comprender todos los puestos y niveles existentes en la empresa
  • señalar el procedimiento de selección, a través del cual se definirá el orden en que serán capacitados los trabajadores de un mismo puesto y categoría
  • basarse en normas técnicas de competencia laboral, si las hubiese para los puestos de trabajo de que se trate, o su equivalente
  • precisar el número de etapas durante las cuales se impartirá la capacitación
  • indicar si se trata de planes y programas de capacitación y adiestramiento específicos para una empresa; comunes para varias compañías o bien si se encuentran adheridos a un sistema general de capacitación y adiestramiento por rama o actividad; y, en su caso, los establecimientos en los que se aplica
  • considerar la impartición de la capacitación o adiestramiento por conducto del personal de la propia empresa, instructores especialmente contratados, instituciones, escuelas u organismos especializados
  • suponer las acciones a realizar con respecto a los temas de productividad, e
  • incluir, en su caso, los cursos de capacitación que impartan:
  • las empresas de las que hayan adquirido un bien o servicio de cualquier naturaleza, y
  • los extranjeros a trabajadores mexicanos en territorio nacional, o bien cuando los colaboradores reciban capacitación en el extranjero

Hay que precisar que ya no se registra ante la autoridad este documento.

Al crear el programa, puede convenirse con los colaboradores que la capacitación y el adiestramiento sea dentro o fuera de la empresa; por conducto del propio personal (los cuales no necesitan registro ante la STPS); o de instructores externos; o a través de instituciones, escuelas u organismos especializados; o bien, mediante la adhesión a los sistemas generales que se establezcan (art. 153-A, LFT).

De igual forma, puede pactarse que los cursos sean presenciales o a distancia, según lo acuerden las partes.

IGUALDAD Y CONCILIACIÓN LABORAL

Los patrones, en vías de promover la igualdad laboral en todo centro de trabajo, deben establecer medidas para asegurarse que la capacitación sea impartida de manera igualitaria entre hombres y mujeres, y así lograr que existan las mismas circunstancias de desarrollo laboral y fácil adaptación a los cambios organizacionales y tecnológicos.

Partiendo de lo previsto en los numerales, 2o., 3o. y 164 de la LFT, el personal que tiene responsabilidades familiares, cuenta con una protección especial para garantizarles la igualdad de trato y oportunidades laborales.

Por ejemplo, en ocasiones los cursos que implementan las empresas se imparten fuera del horario de trabajo o en fines de semana, para no estropear los procesos productivos; sin embargo, esto hace que se interfiera con la vida familiar de algunos colaboradores, cuyo tiempo libre lo dedican al cuidado de hijos o de familiares dependientes.

Esto trae consigo que los empleados ubicados en este supuesto, opten por no tomar la capacitación, lo que les afectará pues no logran actualizarse en los temas requeridos por la empresa; consecuentemente no podrán acceder a puestos de nueva creación o de ascenso en igualdad de circunstancias con sus compañeros de trabajo, lo que repercute directamente en su formación laboral.

Si bien el artículo 164 de la LFT, señala la garantía de protección a los trabajadores con responsabilidades familiares, no desarrolla lo que se debe entender por conciliación laboral.

Por ello, hay que remitirse al numeral 330-H de la LFT, contenido en el capítulo que regula el teletrabajo, que prevé la obligación del patrón de observar con perspectiva de género, para permitirles a los teletrabajadores conciliar su vida personal y disponibilidad en la jornada laboral.

Esto resulta aplicable a todo y bajo la interpretación por analogia iuris (la cual señala que procederá la aplicación analógica de las normas cuando estas no contemplen un supuesto específico, pero regulen otro semejante entre los que se aprecia identidad de razón), dicha disposición debe destinarse en general, para el resto de los subordinados.

De ahí, que en el programa de capacitación, los patrones deben precisar que de preferencia los cursos se impartan en las propias instalaciones de la empresa, tomando en cuenta que la duración, frecuencia y horarios sean dentro de la jornada de trabajo, con el propósito de equilibrar la vida laboral con la familiar de los empleados y así asegurar su participación en los mismos.

Asimismo, debe incluirse como parte de la capacitación, talleres en materia de equidad de género, igualdad de oportunidades y prevención de acoso, violencia y hostigamiento laboral. 

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 .  (Foto: IDC)

Constancias de capacitación

Los empleados que hubiesen sido aprobados en las pruebas de capacitación y adiestramiento tienen derecho a recibir de la entidad instructora las constancias respectivas, mismas que deben estar autentificadas por la CMPCA.

El capítulo quinto del ACARFCAP, señala que la constancia de competencias o de habilidades laborales debe:

  • expedirse por:
  • la entidad instructora, si fueron capacitadores externos
  • el patrón, cuando se trate de instructores internos
  • las empresas de las que se hubiese adquirido un bien o servicio
  • los extranjeros que impartan capacitación a subordinados mexicanos en territorio nacional o cuando la capacitación se realice en el extranjero, o
  • las autoridades competentes de la STPS
  • autentificarse por la CMPCA en las empresas con más de 50 trabajadores, o por el patrón o representante legal en las demás compañías; en este último caso se omitirá la firma del representante de los subordinados

La CMPCA podrá acordar la forma en que verificará las constancias de habilidades laborales. De igual modo, puede aprobarse el uso de firmas en imagen digitalizada en sustitución de las autógrafas.

En caso de elegir esta última opción, se deberán conservar en los archivos de la empresa, y el acuerdo donde la comisión autorizó el uso de las firmas digitales, así como las especificaciones para comprobar su veracidad y para garantizar su adecuado uso

La entrega de la constancia respectiva debe hacerse a los trabajadores que:

  • aprueben el curso de capacitación, mediante la evaluación correspondiente, dentro de los 20 días hábiles siguientes al término de este, o
  • acrediten el examen de suficiencia, aplicado por el agente capacitador, cuando se nieguen a recibir capacitación

Para elaborar la constancia puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones:

  • a través del formato DC—3 “Constancia de competencias o de habilidades laborales”, o
  • llenando el formato disponible en el sistema informático ubicado en la página de Internet www.stps.gob.mx

De seleccionar esta opción, las empresas tendrán la posibilidad de emitirlas vía electrónica, y elaborar la lista de constancias de competencias o de habilidades laborales, incluyendo los datos solicitados, o

Si la empresa así lo desea, puede crear su propia constancia siempre que contenga, al menos, la información siguiente:

  • nombre del colaborador, clave única de registro de población y ocupación específica (según catálogo)
  • nombre, denominación o razón social del patrón y RFC
  • programa de capacitación, adiestramiento y productividad: especificando el nombre del curso; duración en horas; periodo de ejecución; área temática del curso (según catálogo)
  • nombre del agente capacitador externo, cuando se trate de una institución, escuela u organismo; o nombre de la empresa cuando se trate de un instructor interno de la misma
  • nombre y firma del instructor, en caso de cursos a distancia, será suficiente anotar el nombre del tutor en línea, y
  • nombre y firma de los representantes de los subordinados y de la empresa, integrantes de la comisión o en su caso del patrón o representante legal

Los catálogos relativos a la ocupación específica del empleado en la empresa y a las áreas temáticas del curso, para las empresas que no expidan las constancias a través del sistema informático, se encuentran disponibles en la página de Internet www.stps.gob.mx; en caso contrario dichos catálogos se encuentran en el reverso del formato DC-3 “Constancia de Competencias o de Habilidades Laborales”, según modelo contenido en el ACARFCAP.

Estas constancias no se registran ni se envían a la STPS; no obstante ello, deben conservarse y exhibirse cuando dicha Secretaría las requiera, a fin de acreditar el debido cumplimiento en materia de capacitación y adiestramiento.

¿Capacitación en el extranjero?

En aquellos casos, en donde para que los colaboradores adquieran conocimientos del proceso productivo o se actualicen para la utilización de nuevas tecnologías o máquinas, sea necesario que se trasladen al país donde se encuentra la matriz de la empresa ubicada en territorio nacional o alguna de sus sucursales, o cuando por la naturaleza de los servicios o productos que ofrezca la compañía de México, se ven en la necesidad de enviar a sus trabajadores a otros países a conocer de las nuevas innovaciones en el mercado, para hacer válidas estas capacitaciones, conforme a lo señalado en el numeral 10, fracción VIII del ACARFCAP, es necesario que el empleador al crear su programa de capacitación establezca los cursos que los empleados recibirán aquella en el extranjero.

La constancia de capacitación que al efecto se emita, debe señalar el nombre del agente capacitador externo, o bien la institución, la escuela o el organismo en el extranjero.

A pesar de lo anterior, es preciso estar conscientes de que la regulación es vaga en este tema, ya que no señala cómo se puede obtener la firma del capacitador en el extranjero, o si la CMPCA debe acordar cómo se conseguirá o se admitirá una firma digital, o qué hacer si el área temática no se encuentran dentro de las enlistadas por la STPS.

Lista de las constancias de competencias o de habilidades laborales

La “lista de las constancias de competencias o de habilidades laborales”, a diferencia de las “constancias de capacitación”, es el documento con el cual el trabajador acredita haber llevado y aprobado un curso de capacitación ante la STPS.

Las empresas deberán, para su registro y control, enviar a la STPS la “lista de las constancias de competencias o de habilidades laborales”, que contiene la información de la capacitación o adiestramiento otorgado a sus empleados como resultado de las acciones realizadas conforme a sus planes y programas de capacitación, adiestramiento y productividad (art. 26, ACARFCAP).

El proceso para su emisión es brindar la capacitación o adiestramiento a los subordinados, y una vez que estos tomen y aprueben el curso, la CMPCA autentificará los certificados de capacitación, para que el empleador posteriormente envíe la lista de esas constancias emitidas a la STPS, por conducto del correspondiente Comité Nacional o, a falta de este, a través de las autoridades del trabajo, a fin de que las tome en cuenta al formular el padrón de subordinados capacitados que corresponda, dentro de cada una de las ramas industriales o actividades (arts. 153-T, 153-V, y 539, fracc. IV, LFT).

Dichas constancias surtirán plenos efectos para fines de ascenso dentro de la empresa en que se hubiese proporcionado la capacitación y el adiestramiento (art. 153-V, LFT).

Presentación de las listas

De conformidad con el numeral 26 del ACARFCAP, el empleador deberá hacer del conocimiento de la STPS, de las listas de las constancias de competencias o de habilidades laborales, considerando lo siguiente:

  • dentro de los 60 días hábiles posteriores al término de cada año de los planes y programas de capacitación, adiestramiento y productividad y al finalizar el mismo, aun cuando no haya cumplido un año completo, las empresas deberán presentar la información que corresponda, según lo siguiente:
  • en el caso de las demás, podrán optar por realizarlo de manera electrónica o presencial, a través del formato DC4 “Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales”
  • la STPS emitirá un acuse de recibo el mismo día en que se realice la presentación de las listas de constancias, ya sea que esta se efectúe en ventanilla o por medios electrónicos
  • los patrones deberán tener a disposición de la STPS, como parte de sus registros internos, copia de las constancias de competencias o de habilidades laborales expedidas a sus trabajadores durante el último año, ya sea en papel o en archivos electrónicos que conserven la imagen de la constancia entregada, y
  • la STPS incluirá y administrará en la base de datos del padrón de trabajadores capacitados, la información presentada por las empresas en las listas

Formatos necesarios para acreditar la capacitación

Según el numeral 4o. del ACARFCAP, los patrones, con el propósito de dar cumplimiento a las obligaciones en materia de capacitación, adiestramiento y productividad, deberán obtener los formatos establecidos en el ACARFCAP, llenarlos y conservarlos, en caso de una revisión por parte de la STPS, los cuales son:

  • DC—1 “Informe sobre la constitución de la Comisión Mixta de Capacitación, Adiestramiento y Productividad”
  • DC—2 “Elaboración del plan y programas de capacitación, adiestramiento y productividad”
  • DC—3 “Constancia de competencias o de habilidades laborales”, o el formato disponible en vía Internet, o la constancias que al efecto establezca la empresa, y
  • DC—4 “Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales”

Conclusión

La formación para el trabajo es un factor que permite el desarrollo de las personas como colaboradores dentro de una organización.

Desafortunadamente en la mayoría de los centros de trabajo no se cumple con la constitución de las CMPCA, ni tampoco con la elaboración de los planes y programas correspondientes.

Por lo anterior, es necesario fomentar el cumplimiento de esta obligación, organizando dentro de la compañía los cursos que se estimen necesarios para elevar la productividad, incluso ver la posibilidad de celebrar convenios con instituciones educativas y enviar a los trabajadores a capacitarse o adiestrarse y así lograr el crecimiento laboral de todos los colaboradores.