Consejos para implementar un modelo de trabajo híbrido

Tradicionalmente, un equipo híbrido se compone de dos tipos de empleados: los que trabajan en una oficina y los que trabajan de manera remota.

Pero ahora que el mundo laboral ha evolucionado, esta definición se ha expandido. En un modelo de trabajo híbrido, los empleados deciden en dónde quieren trabajar, afirma Kat Boogaard, del equipo de Trello. 

Estás planeando tu regreso a la oficina y de pronto, recuerdas que algunos empleados están trabajando en la oficina, otros optaron por trabajar desde casa y los demás que combinan las dos modalidades. 

Esto plantea algunas interrogantes para los líderes. ¿Cómo van a mantener a todos informados? ¿Cómo van a fomentar una cultura positiva de trabajo en equipo cuando no pueden estar todos en el mismo lugar? ¿Van a tener que estar yendo y viniendo entre los que trabajan en oficina y los que trabajan remotamente como si de ping pong se tratara?

Pros y contras

¿Podremos regresar algún día a un mundo en el que todos los empleados trabajen en la misma oficina de lunes a viernes? No parece muy probable: una encuesta de Gallup encontró que el 53% de los encuestados estaban planeando trabajar más tiempo desde casa en comparación con la vida laboral pre-pandemia. 

• empleados más felices: algunos empleados les gusta trabajar de manera remota y a otros les gustan las pláticas casuales en la oficina. La magia ocurre cuando les das la libertad de elegir en qué entorno quieren trabajar. Algunas investigaciones sugieren que darle una mayor autonomía a los empleados resulta en una mayor satisfacción laboral y sensación de bienestar
• mayor retención de personal: es más probable que los empleados decidan quedarse más tiempo si están contentos. Ofrecer este tipo de flexibilidad a los miembros del equipo puede evitar que busquen otras opciones de empleo
• más candidatos: no te preocupes, como líder también tienes más opciones. Si tienes una vacante en el equipo, puedes buscar al mejor candidato en cualquier parte del mundo. El 71% de los reclutadores dice que les cuesta trabajo encontrar candidatos que cumplan con los requisitos del puesto de trabajo, por lo que eliminar las barreras geográficas puede abrir la puerta a candidatos más calificados

CONTRAS

• dificultad para establecer conexiones sociales: las relaciones con los colegas son importantes, y entablar esas conexiones puede ser complicado cuando las personas no están en el mismo lugar. Además, de acuerdo a la revista Harvard Bussiness Review, tener empleados que trabajan en la oficina y otros trabajando desde casa puede resultar en una división del equipo con una mentalidad del estilo "nosotros contra ellos"
• falta de visibilidad: para los managers es mucho más difícil saber en qué están trabajando los empleados, lo que termina siendo un problema para los empleados también. En un estudio original de Atlassian, los empleados expresaron sus preocupaciones con respecto de cómo el modelo híbrido de trabajo podría afectar su carrera profesional
• falta de comunicación: cuando se trabaja siguiendo un modelo de trabajo híbrido, es más difícil juntar a todos los empleados, lo que propicia el aislamiento o pérdida de información y los errores. Desafortunadamente, este tipo de situaciones suele ser familiar para muchos equipos remotos. En el reporte de Buffer sobre el estado del trabajo remoto del 2020, la comunicación y colaboración se señalaron como los principales problemas de los equipos remotos.

RECOMENDACIONES

Adaptarse a trabajar de manera remota

Es muy probable que la mayoría de tus empleados decida regresar a la oficina y sólo una pequeña parte decida trabajar desde casa. Independientemente de los números, te conviene trabajar como si tuvieras un equipo completamente remoto para que todo siga funcionando sin problemas. 

¿Por qué trabajar como si fuera un equipo exclusivamente remoto ? Las personas son capaces de hacer su trabajo desde cualquier lugar. 

Implementar sistemas y procesos que se utilizan para un equipo remoto también le permite hacer su mejor esfuerzo a los que trabajan en oficina, no importa si están sentados a tu lado o al otro extremo del mundo. 

Para centrarse en la colaboración y no en la ubicación hay varios cambios que puedes implementar (pequeños y grandes): 

• utiliza herramientas que se puedan utilizar desde cualquier parte del mundo (idealmente desde cualquier dispositivo)
• centraliza la comunicación en una plataforma específica para que la información no quede aislada o se pierda
• incluye siempre un enlace de videollamada con las invitaciones a las reuniones para que los participantes puedan unirse aún si deciden trabajar desde casa ese día.
• pedirle a todos que se unan a la videollamada desde sus computadoras personales (aunque estén en la oficina), así los demás pueden ver sus expresiones faciales y facilitar la interacción entre todos

Velo de esta manera: todos los empleados deben tener acceso a los mismos archivos, información, y recursos desde cualquier lugar en el que estén trabajando. Probablemente no podrán ir a tomarse un café con los compañeros de la oficina cuando trabajen desde casa, pero todo lo demás debe ser accesible para ellos también.

2. Confía en que tus empleados van a cumplir con las expectativas

No caigas en la trampa de querer vigilar todos los pasos de tu equipo cuando están trabajando desde varios lugares.

Eso no es sostenible (especialmente si tu equipo sigue creciendo). Además, un ingrediente crucial para la autonomía de los empleados es la confianza. Si le vas a permitir a tus empleados elegir el lugar donde van a trabajar, entonces también les puedes permitir decidir cómo y cuando van a trabajar en su lista de pendientes. 

Por esa razón, un sistema basado en resultados es lo mejor para los equipos que siguen un modelo de trabajo híbrido. Esto va a requerir que te concentres en lo que los empleados entregan, y no en los detalles sobre cómo lo están haciendo. 

¿Cómo puedes fomentar este tipo de cultura? Tienes que ser muy claro a la hora de plantear lo que se espera de ellos, cuáles son las tareas que deben entregar y las responsabilidades que deben cumplir. Luego, define claramente cuál es el objetivo. ¿Para qué están trabajando? 

Puedes utilizar los objetivos SMART o métricas como los indicadores de rendimiento clave (KPIs por sus siglas en inglés) y los objetivos y resultados clave (OKRs por sus siglas en inglés), para darle visibilidad a los temas en los que hay que concentrarse.

3. Pedir y dar retroalimentación frecuentemente

No importa en donde trabaja el equipo, los miembros del equipo le dan la bienvenida a la retroalimentación pero no siempre saben cómo pedirla. En una encuesta hecha por Reflective, el 25% de los empleados admitió que aunque les gustaría recibir retroalimentación de su manager, no saben cómo solicitarla.

Programa reuniones one-on-one frecuentes (por lo menos una vez por mes) y aprovecha la ocasión para entender el trabajo que realizan a diario, los desafíos a los que se enfrentan y sus objetivos profesionales más amplios.