Además de enviar correos bien escritos, también es importante considerar los siguientes puntos
El envío de correos electrónicos en el trabajo sirve para mantener la comunicación con los compañeros, jefes y clientes, por ello, es fundamental que se redacten de manera adecuada y sobre todo formal, a fin de mantener la profesionalidad que el empleo requiere.
En el contexto del Día Mundial del Correo, celebrado cada 9 de octubre desde 1969, María Gil, la instructora de Udemy -plataforma líder para el aprendizaje y la enseñanza en línea-, compartió algunos consejos para redactar correos electrónicos profesionales en el trabajo.
- hacer sentir importante al destinatario: hay estudios psicológicos que revelan que el ser humano produce placer al sentirse apreciado, por eso, si se hace sentir importante a la otra persona, se proporciona bienestar
- mostrar respeto y amabilidad: es necesario incluir elementos que demuestren amabilidad, pues de lo contrario se podría generar rechazo del destinatario, el tono debe ser diferente según la persona y puesto que ocupa en la organización
- ser lo más específico posible: cuanto más claro sea el mensaje, mejor, ya que la otra persona procesará de forma correcta la información y explicar en el correo, por qué se requiere la colaboración de la otra persona
- mantener una estructura: se recomienda comenzar con un saludo, mencionando siempre el nombre de la persona a quien va dirigido, seguido por una pregunta que muestre interés: ¿cómo está?, después se desarrolla el asunto a tratar y finalmente se cierra el correo con un saludo final que dependerá de la cercanía que se tenga con el destinatario (un saludo, un abrazo, etc.), el nombre o firma
- llamar la atención del destinatario: se pueden usar técnicas de redacción publicitaria, como textos persuasivos para que el lector realice una determinada acción, por ello hay que enfocarse en la otra persona y “hablar su idioma”
María Gil recordó que es importante llevar una buena administración del correo, respecto a la cantidad de mensajes que se envían y reciben diariamente, para ello se puede aprovechar el uso de carpetas que proporciona el correo, donde se dividen los principales asuntos de interés o de determinados remitentes, esto para tener una mejor organización en el trabajo.
