Estamos por mudarnos de oficina y nuestro director general nos solicitó depurar los documentos que ya no se necesiten referente al personal. De la revisión de la información que se ha guardado, deseamos saber qué papeles tenemos que seguir conservando y por cuánto tiempo
Es importante considerar que en caso de un juicio laboral, el patrón está obligado a acreditar las condiciones de trabajo otorgadas a sus colaboradores, por lo que debe conservar y exhibir en juicio los documentos referentes a: contratos individuales de trabajo celebrados, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable; listas de raya o recibos de pagos de salarios; controles de asistencia, y los comprobantes de entrega de participación de utilidades, vacaciones, aguinaldo, primas referidas en la LFT, y pagos de aportaciones y cuotas de seguridad social (arts. 784 y 804, LFT).
De ahí que, los contratos de trabajo deben conservarlos mientras dure la relación laboral y hasta un año después, y los demás instrumentos, durante el último año y uno después de que se extinga la relación laboral (art. 804, último párrafo, LFT.
No obstante, deben considerar que para efectos de seguridad social, los contratos de trabajo, las constancias de inscripción de los subordinados en el Régimen Obligatorio del Seguro Social y el pago de las contribuciones de seguridad social, integran la contabilidad de la empresa. Así pues, tienen que conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas (arts. 297, LSS; 30 y 67, CFF; y 33, fracc. VI, Reglamento del CFF).
Por ello, el área de recursos humanos debe estar al pendiente del resguardo de la documentación de los colaboradores de la empresa, y llevarlos consigo a su nuevo domicilio, debido a que de no contar con esta información, en caso de un juicio laboral, se configurará la presunción de ser ciertos los hechos que el trabajador exprese en su demanda, salvo prueba en contrario (art. 805, LFT).
