La lista de asistencia es una pieza importante en el manejo del personal, porque no solo tiene la finalidad de registrar y controlar la hora de entrada y salida, sino que es de utilidad para otros fines relacionados con los trabajadores.
Algunos empresarios no le dan importancia a este documento, o tienen la impresión de que solo se utiliza para los obreros de una fábrica; sin embargo, es un mecanismo que toda compañía debe implementar.
De ahí, que a continuación se den a conocer los pormenores de los controles de asistencia en el centro de trabajo, su obligatoriedad y utilidad.
Formas en qué se toma la asistencia
Actualmente existen varios métodos para registrar la asistencia de los empleados, entre los cuales se pueden enlistar entre el más tradicional hasta el más sofisticado, por los avances de la tecnología, a saber:
- lista en papel. Es la más popular y consiste en tomar la asistencia en una hoja impresa o hecha a mano, donde cada empleado plasma su nombre y firma, para acreditar que se presentó dentro de su jornada laboral.
Esta práctica es común en lugares de trabajo con pocos empleados, pues se tiene un mejor control en la toma de lista; por ello, es importante que el encargado del personal (recursos humanos) revise por turno el llenado de este documento, a efectos de verificar que el mecanismo de registro está recopilando los datos señalados, y así tener la certeza de que se integran con exactitud
- reloj checador. Esta se toma a través de un aparato que marca la hora de entrada y salida, en el que los subordinados sellan una cartulina especial dividida por días su jornada de trabajo. Su empleo da mayor seguridad respecto a la hora justa en que se ingresó o salió de laborar
- credencial checadora. Es uno de los primeros métodos modernos que se comenzaron a utilizar y el más parecido al reloj checador, con la diferencia de que la tarjeta de identificación contiene una banda magnética que al pasarse frente a un aparato, rastrea la hora en que cada colaborador ingresó y salió del centro de trabajo
- biométricos. Esta forma requiere la recopilación de datos que son información personal del cuerpo o de la identidad de una persona, ya sean físicos, fisiológicos o conductuales (lectores de huella digital, reconocimiento facial, geometría de mano, voz, etc.), que separados o en conjunto, ayudan a la identificación instantánea de un individuo.
El empleador que albergue este tipo información está obligado a comunicarle a su plantilla laboral sobre el tratamiento de su información. Estos detalles deben incluirse en el aviso de privacidad correspondiente, especificando cuáles son los datos biométricos que se obtendrán; para qué serán utilizados; si serán transferidos o cedidos a terceros; y los medios para ejercer los derechos de acceso a la información (arts. 6o., 8o., 12, 15 y 16, Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares)
- software. Este es un procedimiento en el cual se accede a través de la web con una aplicación instalada en un dispositivo (teléfono, Tablet, etc.) para llevar a cabo el registro de la asistencia. Existen algunas apps que dan la opción de controlar los horarios de trabajo, los turnos, los días de descanso y festivos, y hasta la geolocalización de los colaboradores
Características de las listas de asistencia
La LFT no prevé cuáles son los elementos esenciales de los controles de asistencia; no obstante, se sugiere que para efectos de contar con un documento eficaz que pueda ofrecerse dentro de un juicio laboral, debe constar la siguiente información:
- nombres completos del trabajador y la empresa. Teniendo especial cuidado en precisar los datos del colaborador, porque cualquier error puede restarle validez a esta probanza, y en cuanto a la segunda, si esta tuviese diversos establecimientos, señalar el domicilio del lugar en donde se efectúan las tareas
- periodo trabajado. Indicando el día de inicio, descanso y conclusión del lapso semanal o quincenal laborado, debido a que con este se comprueba que los colaboradores acudieron a prestar sus servicios y la duración real de cada una de las jornadas de trabajo, y
- firma del empleado de que se trate. Los subordinados deben estampar su firma si es por medio de tarjeta, o aplicar su huella digital si se utiliza algún dispositivo electrónico. A efectos de individualizar la probanza con todos los subordinados (en este último caso se recomienda recabar la firma del colaborador en su representación impresa para dejar constancia de que reconocen como cierto su record de ingresos, en términos del numeral 802 de la LFT, que establece que se reputa autor de un documento privado al que lo suscribe, además de expresar con ello su conformidad del contenido)
Además, para reforzar el valor de la lista, se puede concatenar con otros documentos, tales como los recibos de nómina, donde la empresa puede argumentar que también hizo la entrega de este recibo, donde el trabajador firmó de conformidad, y que el pago de su salario corresponde al tiempo laborado, además probará en su caso la entrega de retribuciones ligadas a las horas extra, días de descanso, o descuentos por faltas.
Es importante que las listas de asistencia se conserven durante el último año de servicios y un año posteriormente a que concluya el lazo que une a la empresa con los subordinados (arts. 784, 804 y 805, LFT).
Por qué es necesaria la lista de asistencia
Mantener un control sobre la hora de entrada y salida del personal puede ser engorroso; sin embargo, resulta de utilidad para comprobar distintos hechos y cumplimiento de obligaciones laborales relacionadas con la asistencia del empleado.
Prueba en el juicio laboral
Si bien a LFT no define qué es un control de asistencia; es una exigencia para el empleador conservarla y exhibirla en el juicio laboral, porque en él recae la carga de la prueba cuando se aleguen cuestiones sobre el pago horas extraordinarias, descuentos salariales y otras relacionadas con la jornada laboral cuando existan controversias (arts. 784, 804 y 805, LFT).
De ahí que deba presentar los medios que demuestren el tiempo en que el subordinado estuvo a su disposición, de lo contrario, se tendrán por ciertos los hechos alegados por el actor –trabajador demandante– (art. 784, fracc. VIII, LFT).
Así, los extremos a acreditar con la lista de asistencia pueden ser los siguientes:
Litis (motivo) del juicio |
Hechos que se prueban |
| Rescisión por más de tres faltas (Art. 47, fracc. X, LFT) |
Si el colaborador no prestó sus servicios (ni tampoco registró su asistencia) por más de tres días en un lapso de 30 días, será el documento ideal para acreditar que el despido fue por causa justificada |
| Descuento por retardos o ausentismos (Art. 82, LFT) |
El salario es la retribución que se entrega a cambio del servicio prestado, por lo que es legítimo que el patrón realice el descuento proporcional o completo por las actividades no desarrolladas, lo cual se comprobará con la lista de asistencia y se reforzará con el recibo de nómina en donde se efectúe el descuento correspondiente por el servicio no prestado |
| Séptimo día (Arts. 69 y 72, LFT) |
Se demostrará que el trabajador faltó un día o más a la semana, y que por tal motivo, el séptimo día se le pagó proporcional |
| Días festivos y de descanso (Arts. 73 y 75, LFT) |
Cuando el subordinado reclame que no le fueron pagados los servicios prestados en día de descanso semanal u obligatorio (al doble), la empresa podrá exhibir el control de asistencia para demostrar que aquel no lo laboró |
| Periodos de incapacidad (Arts. 42, fracc. II; 478 y 491, LFT) |
Servirá como medio de perfeccionamiento para acreditar que el colaborador no trabajó por encontrarse incapacitado temporalmente |
| Maternidad y lactancia (Art. 170, fracs. II y IV, LFT) |
Se probará que la colaboradora disfrutó de su periodo de incapacidad por maternidad o que se le otorgó su tiempo de reposo durante el periodo de lactancia |
| Duración de la jornada de trabajo (Arts. 58, 59, 60, 61 y 62, LFT) |
Si existe conflicto en el tiempo en que un empleado prestaba sus servicios, servirá para comprobar la jornada laboral real |
| Tiempos de reposo y alimentación (Arts. 63 y 64, LFT) |
Será evidencia de que el subordinado disfrutó de un descanso de media hora, por lo menos en caso de una jornada continua; o de ser la discontinua, que este dispuso de una hora o más de descanso, y que incluso salió del centro de trabajo para tomar sus alimentos. En virtud de ello, es importante que no solo se registre la entrada y salida, sino también los tiempos que se otorgan de reposo o de comida |
| Horas extraordinarias (Arts. 66, 67 segundo párrafo y 68, LFT) |
El tiempo extra es la prolongación de los tiempos máximos definidos para una labor diaria ordinaria, por lo que servirá para comprobar si efectivamente un trabajador laboró el mismo. Generalmente, en los contratos se pacta que el trabajador devenga el pago de tiempo extraordinario, siempre y cuando exista una autorización por escrito del patrón para laborarlo, en el que se señalen claramente las labores a desarrollar y el tiempo requerido, situación que ha sido validada por la autoridad jurisdiccional. En consecuencia, la lista de asistencia podrá servir para acreditar que un trabajador se quedó más tiempo de su jornada sin el consentimiento de su patrón, lo cual se puede concatenar con una investigación interna que se efectúe para revisar los motivos del empleado de quedarse más horas de su jornada. Otro hecho a confirmar es respecto a verificar si los minutos o fracciones de hora laborados en exceso de la jornada de trabajo son pagables. Si bien, la retribución del tiempo extraordinario es exigible por hora completa adicional; en el cálculo de horas extraordinarias, si la suma de los minutos o fracciones de hora resultan una completa, es exigible su pago cuando se acrediten dichos lapsos como tiempo extraordinario. Lo anterior, fue confirmado en la jurisprudencia de rubro: TIEMPO EXTRAORDINARIO. LOS MINUTOS O FRACCIONES DE HORA LABORADOS ADICIONALMENTE A LA JORNADA DE TRABAJO SON ACUMULABLES Y SE PAGARÁN EN TÉRMINOS DE LA LEY POR UNIDAD DE HORA COMPLETA COMPUTADOS SEMANALMENTE, Registro digital 2017475 |
| Bono de puntualidad y asistencia | La LFT no regula el citado concepto ni tampoco existen criterios observables para concederlo; a pesar de ello, cuando una compañía dota de una cantidad de dinero bajo el concepto de bono de puntualidad y asistencia, se está ante una prestación extralegal, cuyo propósito es mejorar la conducta negativa de los colaboradores: iniciar tarde o faltar a sus jornadas de trabajo. Por lo que, para acreditar que el empleado cumplió o incumplió con los requisitos para hacerse acreedor al pago del bono respectivo, la lista servirá de evidencia, inclusive ante el IMSS |
Otorgamiento de otras prestaciones
El empleador también puede emplear las listas de asistencia para dar cumplimiento de otros conceptos, como los que se describen a continuación.
Prestación |
Utilidad de la lista de asistencia |
| Vacaciones (Art. 76, LFT) |
Algunos sistemas de registro de asistencia incluyen un módulo en el que los administradores de la herramienta (normalmente jefes o los encargados de recursos humanos) pueden determinar cuántos días de vacaciones tienen derecho cada uno de los colaboradores. Esta prestación se adquiere por el transcurso del tiempo en que los trabajadores prestan sus servicios, y de conformidad con la LFT cuando tengan más de un año de servicios disfrutarán de un plazo anual por este concepto, que en ningún caso podrá ser inferior a seis días laborables, y que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a 12, por cada año subsecuente de servicios. Para conceder las vacaciones, el patrón debe considerar los días trabajados por los subordinados, excluyendo aquellos por faltas injustificadas, permisos o las licencias sin goce de salario, e incapacidades por enfermedad general, lo que se podrá acreditar con el control de asistencia. Asimismo, con la lista de asistencia, se podrá acreditar que el colaborador no asistió a laborar en su periodo vacacional, y por ende, lo disfrutó |
| Aguinaldo (Arts. 42, fracciones I, II, III y IV; 87; 127, fracc. IV; 132, fracc. XXVII Bis; 170, fraccs. II y V, y 491, LFT) |
El pago del aguinaldo está ligado al servicio prestado; de ahí que la lista de asistencia servirá para determinar los días laborados en el año por cada empleado y excluir aquellos correspondientes a las faltas injustificadas, incapacidades por enfermedad general, permisos sin goce de salario, y los lapsos en los que los trabajadores estuvieron privados de su libertad (si no existió justificación ni defensa de los intereses de las empresas). Asimismo, el patrón podrá acreditar los motivos de entregar parcialmente este concepto, en caso de que le sea reclamado su pago completo |
| Pago de PTU (Art. 125, LFT) |
Para fijar la entrega de la participación de los trabajadores en las utilidades, la comisión mixta que se cree para su determinación, al formular el proyecto de reparto, podrá solicitar al patrón que le sea proporcionada la lista de asistencia, a fin de verificar el número de días laborados de cada uno de los empleados para señalar quiénes tendrá derecho a recibir esta prestación y a calcular la parte proporcional a los días devengados |
Rol de turnos
Algunas empresas suelen rolar turnos entre sus colaboradores cada semana, esto puede generar discrepancias y conflictos, por lo que se debe tener claro que al cambiar el horario, se respeten los máximos legales, es decir:
- diurna: de 6:00 a 20:00 horas (8 horas)
- nocturna: de 20:00 a 6:00 horas (7 horas)
- mixta: tiene periodos tanto de la jornada diurna como de la nocturna, cuidando que el período nocturno sea menor a tres horas y media (7 horas y media)
Por lo que, para facilitar la asignación de turnos y verificar que estos cambios no contravengan la jornada máxima laboral, ya sea diaria o semanal, al momento de contar las horas laborados, se puede utilizar la lista de asistencia.
Las características de la jornada de trabajo las podemos observar en la infografía que se ubica en las páginas 6 y 7 de esta sección.
RIT y la asistencia
El reglamento interior de trabajo (RIT) es el documento donde se establecen los derechos y las obligaciones de las partes en la prestación del servicio; en él se define cómo deben cumplirse cada uno de esas prerrogativas y deberes.
De acuerdo con el numeral 423 de la LFT, entre los aspectos a incluirse en el RIT son las horas de entrada y salida de los trabajadores, el tiempo de tolerancia, el lapso destinado para las comidas y periodos de reposo durante la jornada, el lugar y momento en que deben comenzar y terminar los servicios, y los mecanismos para tomar la asistencia.
Asimismo, pueden estipularse las medidas disciplinarias, las cuales pueden relacionarse con el número de retardos o las faltas de asistencia, recordando que estas pueden ser desde una amonestación hasta la suspensión en el trabajo, la cual no podrá exceder de ocho días.
Se recomienda que para el procedimiento de imposición de la sanción, se elabore un acta administrativa donde se le dé el uso de la voz al trabajador para expresar lo que en su derecho convenga.
Es importante recordar que si la empresa decide implementar un RIT, tiene que integrarse una comisión mixta que lo planteé, compuesta por igual número de representantes del empleador y de los trabajadores (art. 424, fracc. I, LFT).
Para que dicho documento tenga validez, se requiere su registro ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral, el cual será publicado en los sitios de internet de dicha autoridad para que esté disponible gratuitamente para el público en general (arts. 424, fracc. II y 424 Bis, LFT).
Conclusión
La lista de asistencia es una herramienta destacable dentro de la empresa, y la forma en que elija llevar su registro, dependerá de sus necesidades y circunstancias, pero sin que ello le reste valor para acreditar el cumplimiento de sus obligaciones relacionadas con la jornada de trabajo y la antigüedad de cada trabajador.
Además, si bien el numeral 804, fracción III de la LFT, indica que los patrones deben conservar esos controles de asistencia cuando estos los lleven, de no tenerlos, no se desvirtuará el dicho del trabajador (plasmado en la demanda).
Por ello, lo mejor es contar con dicho instrumento y facilitar al empleador el acreditamiento de algunos hechos, pues en el juicio este debe soportar las controversias que se aleguen en la litis.
