Conozca la utilidad de esta documental para la empresa
La acta administrativa es un documento privado que elabora el empleador para dejar constancia de la actuación de un trabajador (en ocasiones por haber cometido una falta), plasmando a veces el resultado de una investigación, y usualmente sirve para iniciar un procedimiento sancionador o rescisorio del vínculo laboral.
Como tal, ni la LFT ni sus reglamentos prevén la obligatoriedad de elaborar ese papel; no obstante, es recomendable utilizarlo, porque en ella se hacen constar circunstanciadamente (modo, tiempo y lugar) actos o hechos que afectan la relación de trabajo, y que servirán como medio de prueba en un juicio laboral, en caso de un conflicto.
Usualmente se emplea para evidenciar, entre otras cosas: ausentismo no justificado o incumplimiento de horarios laborales; inobservancia de las medidas de seguridad y salud en el trabajo; conductas referentes a violencia, hostigamiento o acoso laboral o sexual; consumo de alcohol o drogas dentro de la jornada de trabajo; uso irresponsable de las herramientas de trabajo otorgadas por la empresa, y robo, daño o avería de los bienes del empresario.
Se recomienda que toda acta administrativa contenga:
- fecha, lugar y hora de su elaboración
- comparecientes
- detallar la falta o el incumplimiento cometido, con todos los pormenores ocurridos (fecha en que aconteció, lugar donde se ejecutó, afectación a la relación de trabajo, etc.) y sus posibles consecuencias
- dar uso de la voz al colaborador, a fin de que exprese lo que considere conveniente, e incluso se le brinde la oportunidad de aportar pruebas para su defensa.
Este requisito es indispensable para que la autoridad jurisdiccional le dé validez al documento
- elegir testigos que hubiesen presenciado los actos o hechos asentados en el acta, quienes también pueden manifestar su declaración de lo ocurrido. Estos se clasifican en testigos de: cargo (quienes imputan la falta) actuando a favor del patrón, y descargo (participan en defensa del trabajador) interviniendo en beneficio del subordinado
- redactarla a renglón seguido para evitar alguna alteración de su contenido, así como numerar las hojas, señalando si se escribieron por uno o ambos lados
- solicitar que los participantes firmen al margen y calce de cada página, e inclusive que el trabajador estampe su huella dactilar, y
- anexar las copias de las identificaciones oficiales de los que intervinieron
Es importante precisar que no es necesario depositar o registrar estas actas ante la Junta de Conciliación y Arbitraje, ni el Tribunal Laboral, ni el Centro de Conciliación o alguna autoridad laboral, solamente se deben conservar, y en su caso, exhibirlas como prueba en un juicio.
Cuando dicho documento se aporta con la finalidad de acreditar la rescisión laboral justificada para el empleador, para su alcance y fuerza demostrativa se requiere su perfeccionamiento a través de la ratificación de contenido y firma por parte del patrón, trabajador y de los testigos de cargo (arts. 780, 796, 797 y 800, LFT).
Ello permitirá que el empleado pueda realizar preguntas al patrón y a quienes le imputan los hechos, y así poder desvirtuarlos; por ende, es innecesario la ratificación por parte de las personas que participaron en el acta a favor del colaborador.
Ello de acuerdo con la tesis aislada de rubro: ACTA ADMINISTRATIVA. PARA SU PERFECCIONAMIENTO ES INNECESARIA LA RATIFICACIÓN DE CONTENIDO Y FIRMA POR PARTE DE LOS TESTIGOS DE DESCARGO QUE PARTICIPARON EN ELLA, Registro digital: 2024543.
