La acta administrativa es un documento privado que elabora el empleador para dejar constancia de la actuación de un trabajador (en ocasiones por haber cometido una falta), plasmando a veces el resultado de una investigación, y usualmente sirve para iniciar un procedimiento sancionador o rescisorio del vínculo laboral.

Como tal, ni la LFT ni sus reglamentos prevén la obligatoriedad de elaborar ese papel; no obstante, es recomendable utilizarlo, porque en ella se hacen constar circunstanciadamente (modo, tiempo y lugar) actos o hechos que afectan la relación de trabajo, y que servirán como medio de prueba en un juicio laboral, en caso de un conflicto.

Usualmente se emplea para evidenciar, entre otras cosas: ausentismo no justificado o incumplimiento de horarios laborales; inobservancia de las medidas de seguridad y salud en el trabajo; conductas referentes a violencia, hostigamiento o acoso laboral o sexual; consumo de alcohol o drogas dentro de la jornada de trabajo; uso irresponsable de las herramientas de trabajo otorgadas por la empresa, y robo, daño o avería de los bienes del empresario.

Se recomienda que toda acta administrativa contenga:

• fecha, lugar y hora de su elaboración
• comparecientes
• detallar la falta o el incumplimiento cometido, con todos los pormenores ocurridos (fecha en que aconteció, lugar donde se ejecutó, afectación a la relación de trabajo, etc.) y sus posibles consecuencias
• dar uso de la voz al colaborador, a fin de que exprese lo que considere conveniente, e incluso se le brinde la oportunidad de aportar pruebas para su defensa.

Este requisito es indispensable para que la autoridad jurisdiccional le dé validez al documento

• elegir testigos que hubiesen presenciado los actos o hechos asentados en el acta, quienes también pueden manifestar su declaración de lo ocurrido. Estos se clasifican en testigos de: cargo (quienes imputan la falta) actuando a favor del patrón, y descargo (participan en defensa del trabajador) interviniendo en beneficio del subordinado
• redactarla a renglón seguido para evitar alguna alteración de su contenido, así como numerar las hojas, señalando si se escribieron por uno o ambos lados
• solicitar que los participantes firmen al margen y calce de cada página, e inclusive que el trabajador estampe su huella dactilar, y
• anexar las copias de las identificaciones oficiales de los que intervinieron

Es importante precisar que no es necesario depositar o registrar estas actas ante la Junta de Conciliación y Arbitraje, ni el Tribunal Laboral, ni el Centro de Conciliación o alguna autoridad laboral, solamente se deben conservar, y en su caso, exhibirlas como prueba en un juicio.

Cuando dicho documento se aporta con la finalidad de acreditar la rescisión laboral justificada para el empleador, para su alcance y fuerza demostrativa se requiere su perfeccionamiento a través de la ratificación de contenido y firma por parte del patrón, trabajador y de los testigos de cargo (arts. 780, 796, 797 y 800, LFT).

Ello permitirá que el empleado pueda realizar preguntas al patrón y a quienes le imputan los hechos, y así poder desvirtuarlos; por ende, es innecesario la ratificación por parte de las personas que participaron en el acta a favor del colaborador.

Ello de acuerdo con la tesis aislada de rubro: ACTA ADMINISTRATIVA. PARA SU PERFECCIONAMIENTO ES INNECESARIA LA RATIFICACIÓN DE CONTENIDO Y FIRMA POR PARTE DE LOS TESTIGOS DE DESCARGO QUE PARTICIPARON EN ELLA, Registro digital: 2024543.