En la edición 511 de esta sección, se dio a conocer la importancia de las prácticas ESG (medio ambiente, responsabilidad social y gobernanza compartida), con las que se busca impulsar un mayor cuidado en el medio ambiente y en el trato hacia las personas, mediante el cumplimiento de diversos requerimientos.
Una opción para ello es la observación y certificación voluntaria de las normas ISO:
- 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Sustenta el interés en el desarrollo sostenible y la protección y preservación medioambiental –14001–, y
- 45001:2018 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). Permite minimizar los peligros y riesgos de lesiones y deterioro en la salud en un espacio laboral –45001–
Con esto, las empresas fomentarán empleos dignos y decentes, acreditarán el compromiso medioambiental y de seguridad laboral que tienen, promoviendo así sus valores y les permitirá realizar negocios con otras organizaciones.
De ahí que IDC, Asesor Fiscal Jurídico y Laboral, se acercara con el licenciado José Arturo Delgado Mendoza, Director General de Bullen SC, experto en consultoría de implementación de estándares normativos internacionales ISO, regulación nacional y especial para las industrias de bienes y servicios, con la finalidad de que aborde en qué consisten dichos lineamientos, su validez, cómo ejecutarlos y certificar que se cumplen con estos.
Generalidades de las ISO
¿Qué son las normas ISO y de dónde nacen?
Son estándares regulatorios creados por la Organización Internacional de Normalización (de ahí las siglas ISO), y se hacen llamar así en cualquier idioma porque lo retoman del griego “isos” que significa “igual”.
Dicho organismo crea las normas ISO mediante comités técnicos especializados en diferentes materias, y las publica y renueva periódicamente.
Esta institución funciona desde 1947 y cuenta con más de 24,000 estándares publicados, abarcando casi la totalidad de procesos de tecnología, industria y servicios, cuya presencia se encuentra en 167 países miembros, lo que le da fuerza y formalización a este tipo de políticas y por ello se han popularizado y se utilizan a nivel internacional, permitiendo aplicarlas como un sistema global.
¿De qué forma tienen vigencia y validez en México este tipo de normas?
Al ser México integrante de la Organización Internacional de Normalización, adopta y reconoce las ISO a través de la Dirección General de Normas de la Secretaría de Economía, la cual se encarga de vincularlas, revisarlas y aplicarlas, por medio de otros mecanismos de normalización internos.
Uno de ellos es el Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, que es el ente que avala, traduce y acepta estas políticas para que tengan eficacia y vigencia en nuestro país.
¿Cómo se vinculan las NOM y las normas ISO?
Debe distinguirse entre una NOM y una ISO. La primera es de observancia obligatoria, y puede aplicarse de forma general para cualquier empresa de bienes o servicios, o ser especializada, al estar diseñada para cierta industria o un sector específico; la segunda, una vez aprobada en nuestra normatividad interna, se convierte en una regla de cumplimiento potestativo.
La relación entre una NOM y una ISO es muy estrecha, pues aquella se acata conforme a la legislación respectiva y así adoptar la voluntaria, dependiendo de la actividad empresarial o las tareas que se presten, y es ahí donde empiezan a conjugarse.
Sistema de Gestión Ambiental
¿Cuál es la esencia de la ISO de SGA 14001?
Es uno de los estándares con varios años de vigencia, a pesar de que se tenga la idea de que los temas medioambientales son recientes. Basta recordar que su primera versión se publicó en 1996, por lo que tiene más de dos décadas aplicándose.
La ISO 14001 busca que la organización tenga un sistema de gestión ambiental, y trata de desarrollar, documentar e implementar en el interior de esta, una responsabilidad, no solamente pensado en la no contaminación, sino crear un verdadero compromiso con la ecología, mediante la conciencia social y la ejecución de acciones enfocadas al exterior y al interior, vinculando a los patrones y a sus trabajadores para que sea un ejercicio en correlación, en donde todos estén bajo la misma línea y persiguiendo un objetivo idéntico.
La revisión directiva y los controles que se establecen son importantes. Normalmente se concibe que la certificación es la parte operativa; sin embargo, aquí se asocia lo administrativo, la alta dirección y los colaboradores.
Existen varias gestiones a implementar en este tipo de sistemas. Por ejemplo, para enlazar a los empleados, se crean campañas de reforestación en la zona donde se ubica la empresa o se llevan a cabo tareas de reducción de utilización de energías (luz, agua, etc.), lo cual se va documentando para visualizar los resultados obtenidos mensual, semestral o anualmente.
Es relevante mencionar que cada organización va a establecer en la medida de sus necesidades este tipo de políticas.
Muestra de ello, es que si se quiere ser una empresa “cero papeles”, la disminución de su utilización no se verá dramáticamente, ya que como sabemos, el manejo de este tipo de material continúa siendo considerable, especialmente en nuestro país, donde un documento sigue valiendo en cualquier tipo de trámite, y aunque es complicado ya no imprimir, observamos que existen esfuerzos gubernamentales y privados para reducir su uso (firmas electrónicas, expedientes digitales, etc.).
Por eso, al pensar en políticas en pro del medio ambiente, debe considerarse que es un proceso de mejora continua con vistas hacia el futuro, cuyas providencias se evalúan periódicamente para transitar poco a poco en la manera de hacer las cosas.
¿Cómo debe ser la participación de los empleados para que el SGA sea exitoso?
La relación entre la alta dirección y la parte operativa de una organización es que se escuchen todas las voces cuando se implementen los sistemas en materia del cuidado del medio ambiente.
El compromiso de la organización es que permee a todos sus empleados y que estos adopten las medidas para obtener un resultado efectivo. No sirve de nada tener la documentación y los procesos, si el personal no los acoge y genera conciencia sobre su relevancia.
Es cierto que existe cierta resistencia cuando se aplican este tipo de normas, sobre todo en aquellos lugares que tienen muchos años laborando de la misma forma y les cuesta cambiar de ideología. A pesar de ello, se pueden utilizar estas reglas no solo en beneficio de la organización, sino que puede ir más allá.
Si un empleado aprende a actuar de cierto modo frente a temas medioambientales, terminará compartiéndolo con los demás hacia el exterior. Esto crea una dinámica diferente entre la vida laboral, familiar y social, pues ya no solo se irá a casa a descansar, sino que va a replicar lo aprendido en el cuidado de la ecología, involucrando a los sujetos de su entorno, lo que generará un círculo virtuoso.
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
¿En qué consiste la norma ISO 45001 SGSST?
Al ser su primera versión, es más novedosa, a pesar de que los temas de seguridad laboral siempre han existido.
El ejecutar y certificarse en la ISO de SGSST no significa que la empresa no tenga riesgos laborales, pues lo que busca es mitigar lo más posible la exposición a estos, y disminuir la merma a la salud dentro de un entorno laboral.
Tampoco se refiere a que solamente se instauran estas disposiciones en aquellas industrias donde se desarrollan tareas de mayor peligro, sino que es para todas las organizaciones, sin importar lo que realicen, debido a que todas tienen la responsabilidad de reducir los daños físicos y mentales de la plantilla laboral.
Por esa razón, el punto clave de la ISO 45001 es que cada organismo realice una evaluación sobre los riesgos profesionales expuestos, para crear procesos que ayuden a aminorarlos y conozca cómo reaccionar en caso de que ocurran.
Las normas de seguridad y salud en el trabajo comenzaron a cobrar relevancia con lo sucedido en los últimos dos años por la pandemia. Antes era inimaginable pensar en una contingencia de esa naturaleza, pero ahora sabemos que ante los contagios por el COVID-19 deben emplearse nuevas políticas en la gestión de riesgos de salud (por ejemplo, home office, modalidad híbrida, sana distancia, utilización de equipos de protección, etc.).
De ahí que, al crear estos SGSST se identificará cómo reaccionar, porque se trata de generar medidas de acción para el futuro y no ocurrido el siniestro.
Es cierto que una empresa de servicios, cuyo centro de trabajo es una oficina tendrá diferentes políticas a las aplicables en una industria metal mecánico, en donde se maneja maquinaria pesada o productos químicos o de otra naturaleza que puedan causar lesiones; pero lo trascendental es que cada una sabrá qué hacer de acuerdo con sus planes a aplicar.
Es crucial precisar que dentro de la implementación de la ISO 45001 se debe acreditar que se cumplen con las NOM en materia de seguridad y salud en el trabajo, según actividad de que se trate; no obstante, el objetivo es conocer los peligros a los que se exponen los colaboradores.
¿Por qué es indispensable crear un SGSST?
La palabra “sistema”, de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Legua, significa “conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto”, por lo que al crear un SGSST es necesario que este sea revisable constantemente para tener mejoras a futuro.
Una vez implementado el sistema se convierte en un ente vivo dentro de la organización, porque empezará a generar sus propios insumos, documentación y demás acciones para que se ejecuten, todo ello para que se pueda inspeccionar en cierto tiempo y se tomen las decisiones correspondientes al comenzar un nuevo ciclo.
No solo se trata de realizarlo para tener la certificación, sino que debe estar en constante movimiento para que en un año verificar: qué sí y qué no funcionó, y cómo corregir.
Es relevante mencionar que la esencia de las ISO es que se perfeccionen y evolucionen con el tiempo; por ende, cada cinco o seis años se actualizan conforme al contexto mundial.
Por ejemplo, la ISO 45001 va a estar vinculada con un nuevo estándar que hable sobre los riesgos de trabajo generados por el COVID-19, debiendo las empresas crear protocolos de acuerdo con las nuevas normatividades.
De ahí la relevancia de crear un SGSST, ya que al cobrar vida y ponerlo en marcha ayudará a tener buenos resultados, no solamente económicos sino también laborales, como tener centros de trabajo preocupados por la seguridad y salud de los colaboradores, a fin de que estos se sientan seguros para prestar sus servicios, y con ello fomentar el empleo digno o decente previsto en la LFT.
¿Cómo impacta la aplicación de la norma ISO 45001 en la empresa?
En principio se verá reflejada en la economía de la compañía, al contar con menos siniestros laborales podría disminuir la prima de riesgo con la que cotiza en el Seguro de Riesgos de Trabajo ante el IMSS o al darse cuenta de que debe eliminar ciertas actividades que generaban costos innecesarios; no obstante, existen más ventajas.
El certificarse con la ISO 45001 traerá mejoras frente a los clientes, los proveedores o ante cualquier otro tipo de organización, dándole ventaja competitiva al colocarse a la par de cualquier otra que también esté certificada, sea una transnacional o una pequeña o mediana empresa (PYME); por lo que no importa si se trata de un negocio compuesto por dos o miles de personas, tendrán la misma excelencia al actuar bajo ese estándar internacional.
Si miramos al interior, los empleados estarán satisfechos con su trabajo, disminuyendo su rotación, porque esta disposición empuja a tener definidos los roles de cada puesto de trabajo o a crear vías de comunicación para que aquellos expresen sus opiniones respecto a un proceso productivo o para proponer medidas para evitar siniestros. Por ejemplo, aplicar encuestas o crear un buzón de quejas y sugerencias, es lo que generará un sentido de pertenencia.
Además, se tendrán ventajas en la parte legal. Si se es objeto de una inspección en materia de seguridad y salud en el trabajo o se recibe una auditoría de un tercero (cliente, proveedor, etc.), es probable que se cumpla con toda la normatividad, dando resultados positivos, lo que se traducirá en cero sanciones o en que se gane la firma de un contrato.
En el contexto de dicha ISO, ¿cómo interactúan los trabajadores para identificar peligros y reducir riesgos?
Los colaboradores participan activamente a través de procesos que se instauran dentro de la implementación de la ISO 45001, como la creación de buzones de quejas y sugerencias.
Para que esos medios funcionen es necesario establecer cómo van a operar y tendrá que nombrarse al o los responsables, cuidando que estos tengan la apertura de escuchar sobre los riesgos ocurridos y las oportunidades de mejoras, generando confianza en los subordinados para tener ese acercamiento.
De igual modo, debe señalarse claramente si se debe presentar un formato por escrito, cómo será la investigación y en cuánto tiempo se dará una respuesta, a fin de darle certeza a los empleados en esa interacción y logren proponer medidas en materia de seguridad y salud del entorno laboral en el que se desenvuelven.
Es oportuno resaltar que los trabajadores conocen cómo es la labor en el día a día, y la ISO pretende un verdadero acercamiento entre estos y la directiva, sin necesidad de crear un nuevo puesto o un área especializada para ello.
Por ejemplo, si la organización cuenta con su comisión mixta de seguridad e higiene, esta puede dar el seguimiento a las peticiones presentadas, investigar los incidentes o evaluar las propuestas de prevención.
¿Cómo pueden aprovechar esta norma internacional los patrones, al adquirir maquinaria y herramientas de trabajo para cuidar la seguridad y salud laboral?
Al poseer un sistema de gestión en activo, se está en constante revisión de los procesos, por lo que en estos se incluyen los pasos a seguir para la adquisición de nueva tecnología.
Al planear comprar una nueva herramienta, la empresa visualizará la necesidad de capacitar al personal y verificará todo el entorno de ese equipo: cómo se va a manejar, cuántos subordinados se necesitan para operarla, rol de turnos, etc.
El beneficio de adoptar la ISO 45001 es prever una serie de medidas en conjunto para comprobar el impacto que se tiene al adquirir un nuevo instrumento, ya que dentro de los procesos, se contempla el control de la parte operativa, teniendo especial cuidado en la gestión de riesgos.
Implementación de las normas ISO
¿Cualquier empresa puede utilizar estos estándares internacionales y cuál es el procedimiento que seguir para tales efectos (ciclo PHVA)?
Es primordial resaltar que toda organización, sin importar su tamaño, puede ser candidata a emplear este tipo de normatividad, además de que las ISO son documentos públicos que pueden consultar y la verificación de los puntos a cumplir se logra mediante consultores o con el personal interno.
Las normas ISO se basan en un proceso simple: “PHVA” (planear, hacer, verificar y actuar), en donde se especifica cuál va a ser el plan, qué es lo que se va a hacer, los controles de verificación y finalmente la actuación de la organización, y volver a empezar, de ahí que este sea un ciclo.
Las organizaciones que utilizan estos estándares están en constante escrutinio hacia su interior; por ende, para su éxito y continuidad, se cumple con esa secuencia, la revisión constante de lo que no ha funcionado y así mejorarlo o en su caso cambiarlo.
Lo ideal es auditarse internamente para comprobar que se está acatando el plan y obtener un resultado que utilice la alta dirección en sus determinaciones.
¿Qué complejidad tiene la adopción de estas normas y qué inversión se requiere para ello, tanto en factor humano como monetario?
No es complicado para una organización certificarse en una ISO. Cuando se habla de estándares internacionales se imagina que será difícil y que pueden estar en otro idioma y no serán comprensibles, por lo que los mismos empresarios se ponen barreras.
Sin embargo, son disposiciones generales, traducidas al español y que no tienen un alto grado de complejidad, ya que la organización seguramente tiene desarrollados ciertos procesos en su actividad y al ejecutarlos se dan cuenta que ya cumplían con aquellas o tenían la idea de cómo se hacía algo.
Es común buscar el auxilio de expertos para adoptar las ISO, lo cual no es equivocado, porque su ejecución lleva cierto tiempo y al principio es oportuno contar con el apoyo para empezar a documentar y generar evidencia de los sistemas creados y así pensar en una certificación futura.
Tampoco es un proceso costoso, pues cada vez empiezan a ser más asequibles las certificaciones, porque se busca que más organizaciones apliquen estas normas, a fin de generar mejores entornos comerciales, laborales y económicos, ya sea en determinado país o región.
De ahí que por su accesibilidad cada vez más organizaciones se certifican. En México, por ejemplo, en los últimos 10 años creció la adopción de estos estándares, sobre todo en las PYMES, porque sin hacer grandes inversiones, ni contar con más capital humano o contratar a alguien especializado, se logran certificar.
Por supuesto existen corporaciones que por su actividad o tamaño prefieren contratar a alguien (verificador, inspector, etc.) o cuentan con un área específica para el seguimiento de sus sistemas, lo cual les permite tener mejor control y estar al pendiente de su funcionamiento; sin embargo, se reitera que no se tienen que hacer grandes erogaciones para lograrlo, pues el objetivo de las ISO es incrementar el negocio y no afectar los recursos.
El diseño de las normas ISO pretende ser lo más sencillo y amigable posible, contrario a una ley o a una NOM, porque aquellas señalan qué puntos son forzosos y cuáles son recomendaciones.
Cuando se audita a una organización se hace a través de un checklist, donde los auditores tienen un bagaje de conocimiento específico para cada tipo de estándar y saben qué documentación es la demostrativa para cada punto o cuál es obligatoria o recomendada.
No se trata de cambiar el sistema interno para acatar con una ISO, ya que al ser genéricas y adaptables se pueden incrustar en cualquier ente, e incluso, vincularse con otras disposiciones ISO.
Implementadas las normas, ¿cómo se certifica su cumplimiento, y qué acredita el patrón con la constancia respectiva?
El proceso es relativamente sencillo porque se trata de auditorías externas. Para tal efecto, existe un catálogo de la entidad mexicana de acreditación, en donde se puede buscar a los organismos acreditados que expiden certificaciones en la ISO 14001 o 45001, o en ambas y algunas otras más.
El primer paso es solicitarle a alguno de esos organismos acreditados la revisión de la normativa aplicada.
Si de los resultados de la auditoría se detectan algunas deficiencias, se pueden hacer recomendaciones de no conformidades menores (de corto, mediano o largo plazo, pero que no impactan al sistema que se está autenticando), o de no conformidades mayores (donde se deben tomar acciones urgentes o necesarias).
Derivado de ello, el interesado tendrá que subsanar las encomiendas con un plan de acciones correctivas o haciendo las gestiones necesarias, dependiendo el tipo de observación, y una vez cumplidas, se libera el proceso de certificación.
En ocasiones el auditor permite dejar pendientes algunas medidas para el siguiente ciclo, derivado de que la certificación dura tres años, y dentro de ese periodo deben hacerse revisiones anuales, por lo que si hubiese notas del ejercicio anterior, se verifica su desahogo y de no ser así, se tendrá una indagación mayor o será una de las consideraciones para continuar o no con la vigencia de una certificación.
Acatada la normatividad, el organismo emite el certificado respectivo mediante un documento identificable y que cumple con las medidas de seguridad pertinentes para que sea oponible al resto del mundo.
Finalmente, ¿qué sugerencias puede hacerles a los empleadores, para que en sus centros de trabajo adopten las ISO 14001 y 45001 exitosamente?
La recomendación para aplicar cualquier norma ISO es tener la convicción de realizarlo. Muchos de nuestros prospectos de clientes nos buscan porque pretenden adoptar dichos estándares a causa de la exigencia de un tercero, para alguna licitación o para ser un proveedor, sobre todo internacional.
No obstante, el primer paso es tener la confianza de que se puede obtener la certificación, y en específico, el acogerse a las ISO 14001 y 45001, es contar con el compromiso medioambiental y de seguridad y salud en el trabajo.
En segundo lugar, estar conscientes de que los beneficios no se verán en un corto plazo, pero poco a poco tendrán un mejor control de la organización en las tareas de cuidado ecológico y laboral.
Por la parte de cumplimientos regulatorios, se tendrá un respiro al poseer procesos necesarios para verificar continuamente el acatamiento legal, que es la parte que más suele complicarse y que desinhibe a los emprendedores a crear una empresa.
Frecuentemente observamos que los empresarios se enfrentan a un cúmulo de normas municipales, estatales, nacionales, e internacionales, etc., que hacen dudar en aperturar o no un negocio; pero, debe pensarse en este tipo de estándares como un sistema que es parte de un todo y que al acogerse a él hará más fácil la observancia de la ley, siendo uno de los beneficios que da la certificación.
Es gratificante ver que las organizaciones certificadas tienen resultados positivos y consideran que les sirvió adoptar las normas ISO, pues les va facilitando la forma de ejecutar el trabajo y que a la postre se van haciendo patentes.
Definitivamente, la parte económica siempre está presente, y no tener resultado monetario favorable, significa que los sistemas creados no funcionan; por ende, habrá que verificarlos y apretar las tuercas necesarias para que cumplan sus objetivos.
* Nota del editor: Las opiniones vertidas por el especialista no necesariamente reflejan la ideología de la publicación
