Documentación indispensable ante inspección de trabajo

Tipo

Clasificación

• Iniciales: son aquellas que se realizan por primera vez en un centro de trabajo o cuando este amplía o modifica su actividad
• periódicas: se efectúan con intervalos de 12 meses, lapso que puede ampliarse o disminuirse según los resultados obtenidos en inspecciones anteriores.

Su programación se realiza conforme a la actividad empresarial o rama industrial, mediante un sistema aleatorio, el cual determina el turno de visita.

Al emitirse la orden de inspección deberán señalarse las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) que le resulten aplicables al centro de trabajo, las características propias de este, y los antecedentes de las revisiones pasadas, y

• comprobación: sirve para constatar el cumplimiento de las medidas ordenadas previamente en materia de seguridad y salud en el trabajo, pudiéndose habilitar para su desahogo días y horas inhábiles

• existe un peligro o riesgo inminente, o bien la autoridad laboral recibió quejas o denuncias por cualquier medio o forma de posibles violaciones a la legislación laboral
• se entera la autoridad por cualquier conducto de probables incumplimientos a las normas de trabajo. Por ejemplo, por un aviso del SAT
• al revisar la documentación presentada para cualquier efecto, el órgano laboral administrativo se percató de posibles irregularidades imputables al patrón o de que este se condujo con falsedad
• la autoridad tuvo conocimiento de accidentes o siniestros ocurridos en los centros de trabajo
• en el desahogo de una inspección previa o en la presentación de documentos, el patrón o sus representantes proporcionaron información falsa o se condujeron con dolo, mala fe o violencia
• se detectaron actas de inspección o documentos sin los requisitos legales aplicables, o en aquellas se desprenden elementos que hacen presumir alguna conducta irregular por parte del inspector
• se supervise y verifique la información presentada en los mecanismos alternativos a la inspección y la veracidad de los hechos asentados por el inspector
• se cerciore que los centros de trabajo suspendieron sus labores, con motivo de una declaratoria de contingencia sanitaria emitida por la autoridad correspondiente
• se requiera constatar que el escrito de objeciones a la declaración anual del ISR de los patrones, para efectos de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas (PTU), se presentó por la mayoría de los trabajadores de la compañía
• por una estrategia específica del Programa de Inspecciones —al cierre de esta edición, la STPS aún no publica el correspondiente al 2023—, y
• para corroborar el cumplimiento de medidas que se hayan dictado en las resoluciones derivadas de un procedimiento de inspección

Información requerida

Documentación

Escrito en donde consten las condiciones de trabajo y tipo

de contratación

(arts. 24; 25; 26; 132, fracc. I y 804 fracc. I, LFT)

• Contratos individuales de trabajo, los cuales deben de cumplir con todos los requisitos marcados en el numeral 25 de la LFT
• convenios modificatorios de las condiciones laborales debidamente firmados por el empresario y los colaboradores
• políticas de prestaciones o en las que consten otras condiciones laborales, y
• reglamento interior de trabajo depositado ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral (Cefecorel)

Contratación colectiva de trabajo

(arts. 132, fraccs. I y XXXII; 387; 390 Ter; 404 y 412, LFT)

• Contrato Colectivo de Trabajo y sus revisiones depositado ante el Cefecorel, y
• medio por el cual se acredite que los trabajadores recibieron copia de este

Información requerida

Documentación

Pago correcto de salario

(arts. 82, 84 y 88, LFT)

• Contratos Individuales de trabajo donde consten las siguientes condiciones: actividad material o intelectual realizada por el trabajador, percepción por los trabajos brindados y su fecha de entrega, días de aguinaldo, de vacaciones y porcentaje de prima vacacional
• convenios de modificación salarial, tabuladores, y políticas de prestaciones o retribuciones
• CFDI de nómina, en los cuales conste que se entregó al personal el aguinaldo antes del 20 de diciembre, se disfrutaron días de vacaciones y se cubrió la prima vacacional
• constancias de vacaciones en las que conste la antigüedad, y los días de vacaciones a que se tienen derecho y su fecha en que se disfrutarán
• listas de asistencia, para acreditar faltas injustificadas y por qué no se consideraron las ausencias para el pago de las prestaciones, e
• incapacidades por enfermedad general expedidas por el IMSS, para demostrar la suspensión de la relación laboral, y consecuentemente el otorgamiento correcto de las prestaciones laborales

Otorgamiento de aguinaldo

(arts. 132, fracc. I; 404 y 412, LFT)

Concesión de vacaciones y pago de prima vacacional

(arts. 76, 78, 80 y 81, LFT)

Entrega a los subordinados de la declaración anual y sus anexos

(arts. 121, fracc. I y 132, fracc. I, LFT)

Integración de la Comisión Mixta para el Reparto de Utilidades de los trabajadores (CMRTU)¹

(arts. 125, fracc. I y 132, fraccs. I y XXVIII, LFT)

• convocatoria para nombrar al representante de los empleados
• votación y designación del representante de la plantilla laboral
• nombramiento de los representantes del patrón
• integración de la CMRTU, y
• sesiones de trabajo

Individualización de PTU

(arts. 125, fracc. I y 132, fraccs. I y XXVIII, LFT)

• Acta de definición de las reglas del reparto, y
• proyecto que determina la participación de cada subordinado, en el caso de que se hubiesen generado utilidades

Pago de la PTU

(arts. 122; 132, fracc. I y 804, fracc. IV, LFT)

• Actas de:
  • convocatoria para nombrar al representante de los empleados
  • votación y designación del representante de los trabajadores
  • nombramiento del delegado del patrón, e
  • integración de la CMRTU, y
• recibos de pago de PTU adicional conforme a la resolución correspondiente al ejercicio fiscal que se revisa

Evidencia de la difusión del proyecto de reparto a los colaboradores y extrabajadores

(art. 125, fracc. I, LFT)

• Avisos o carteles publicados en los lugares de mayor afluencia del centro de trabajo
• correos electrónicos enviados a los subalternos, y en su caso, comunicados de prensa

Información requerida

Documentación

Afiliación patronal ante el IMSS

(art. 15, fracc. I, LSS)

• Tarjeta patronal expedida por el Seguro Social, en el que conste el número de registro patronal de la persona moral o física, y
• aviso de registro patronal en el régimen obligatorio y el acuse de recibo electrónico (de ser el caso)

Inscripción de los trabajadores al Régimen Obligatorio del Seguro Social

(arts. 2o., LFT; 12, fracc. I, y 15 fracc. I, LSS)

Información requerida

Documentación

Cláusulas relativas a la capacitación y adiestramiento en la contratación

(arts. 25, fracc. VIII; 132, fracc. I y XV; 153-M y 391, fracc. VII, LFT)

Integración de la Comisión Mixta de Productividad, Capacitación y Adiestramiento –CMPCA–

(arts. 34-A; 34-B; 132, fraccs. I, XV y XXVIII; 153-E y 153-F, LFT)

Formato DC-1 y Acta de Integración de la CMPCA.

Es preciso comentar que esta comisión debe constituirse cuando los patrones tengan más de 50 colaboradores a su servicio; por ende, las demás empresas pueden integrar dicha comisión voluntariamente. No obstante, las organizaciones que celebren contratos de capacitación inicial o con la modalidad a prueba, deben conformarla para obtener su opinión respecto de estos procesos de contratación

Planes y programas de capacitación y adiestramiento

(arts. 132, fraccs. I y XV; 153-A, párrafo cuarto; 153-F Bis; 153-H y 153-S, LFT)

Constancias de competencias o habilidades laborales expedidas a los subaltenos durante el último año

(arts. 132, fraccs. I y XV; 153-T y 153-V, LFT)

Certificados de competencias laboral o exámenes de suficiencia emitidos por la autoridad instructora competente, en caso de que algún colaborador se niegue a recibir capacitación

(arts. 132, fraccs. I y XV; y 153-U, LFT)

Lista de constancias de habilidades laborales y su acuse de recibo de la STPS

(arts. 132, fraccs. I y XV; 153-V, párrafo segundo; 153-T y 539, fracc. IV, LFT)

Información requerida

Documentación

Creación de la Comisión Mixta para la Formulación del Cuadro General de Antigüedades

(arts. 132, fraccs. I y XXVII; 158 y 159, LFT)

• Acta de integración de la comisión mixta para la formulación del cuadro general de antigüedades
• convocatoria para nombrar al representante de los empleados
• votación y designación del representante de los trabajadores
• nombramiento del delegado del patrón, e
• integración de la comisión mixta para la formulación del cuadro general de antigüedades

Cuadro general de antigüedades

(art. 158, LFT)

• Documento que contenga los datos de los subordinados: nombre completo; fecha de ingreso; categoría o puesto ocupado; Número de Seguridad Social; antigüedad en la empresa; y periodo vacacional por disfrutar, y
• constancia de que se fijó en un lugar visible en las instalaciones de la negociación, a efectos de que el personal tenga conocimiento de los periodos de servicios que les son reconocidos

Implementación de un protocolo para prevenir la discriminación por razón de género y atención de casos de violencia y hostigamiento laboral, así como para erradicar el trabajo infantil forzoso

(arts. 2o.; 3o. cuarto párrafo; 3o. Bis; 132, fracc. XXXI; y 133, fracc. VIII, LFT)

• Protocolo para prevenir la discriminación por razón de género y atención de casos de violencia y hostigamiento laboral, así como para erradicar el trabajo infantil forzoso, y
• evidencia de que los colaboradores han recibido pláticas de sensibilización respecto a la importancia de la no discriminación e igualdad laboral en el centro de trabajo de que se trate

Información requerida

Elaboración del Reglamento interior de trabajo –RIT–

(arts. 424, LFT)

• convocatoria para nombrar al representante de los empleados
• votación y designación del representante de los trabajadores
• nombramiento de los representantes del patrón
• integración de la comisión mixta para la elaboración de la Comisión Mixta para la elaboración del RIT (CMRIT)
• discusión sobre el contenido del RIT, y
• final o de conclusión, firmada por los integrantes de la CMRIT en donde se desprenda la aprobación del RIT

Registro del RIT

(arts. 424, fracc. II y 425, LFT)

Difusión del RIT

(art. 425, LFT)

• Constancia de que se encuentra fijado en un lugar visible en el centro de trabajo, a efectos de que los subordinados conozca su contenido, o medio por el cual se acredite que los trabajadores recibieron su ejemplar

Información requerida

Documentación

Integración de al menos una Comisión de Seguridad e Higiene (CMSH) en el centro de trabajo

(arts. 132, fracc. I, XVII y XXVIII y 509 LFT; 45, Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo –RFSST–; y puntos 5.1, 5.14 y capítulo 7, NOM-019-STPS-2011 Constitución, integración, organización y funcionamiento de las comisiones de seguridad e higiene –NOM 019–)

• convocatoria para nombrar a los representantes de los empleados
• votación y designación del representante de los trabajadores
• nombramiento de los representantes del patrón
• integración de la CMSH, y
• sesiones de trabajo

Recorridos de la CMSEH

(arts. 132, fracc. I; XVII y 509 LFT; 45, fracc. V; y puntos 5.5, 5.14, 9.3, 9.4 y 9.5, NOM 019)

• Programa anual de recorridos de verificación integrado dentro de los 30 días naturales siguientes a la constitución de la comisión o de cada año, con carácter trimestral, y
• actas de los recorridos de verificación realizados por la comisión del centro laboral

Disponer de medicamentos y materiales de curación

(arts. 132, fracc. I, XVI y XVII; 487, fracc. IV; 504, fraccs. I y IV; y 512-D, LFT; y 8, fracc. I, RFSST)

• Mantener en el lugar de trabajo los medicamentos y material de curación necesarios para dar primeros auxilios y adiestrar al personal para que los preste
• cuando se tengan más de:
  • 100 subordinados, contar con una enfermería dotada con los medicamentos y material de curación necesarios para la atención médica y quirúrgica de urgencia, debiendo estar atendida por personal competente, bajo la dirección de un médico cirujano, o
  • 300 empleados, instalar un hospital, con personal médico y auxiliar necesario.

El patrón puede exhibir el convenio celebrado con sanatorios u hospitales cercanos, en el que hubiese acordado que estos sean los que presten los servicios médicos, sin tener que "poner" una enfermería o nosocomio dentro del establecimiento

Medidas preventivas en el centro de trabajo

(art. 123, fracc. XIV, CPEUM; 473 y 475 Bis, LFT; y NOM-030-STPS-2009, Servicios preventivos de seguridad y salud en el trabajo—funciones y actividades)

• Diagnóstico integral o por área de las condiciones de seguridad y salud en el centro laboral
• programa de seguridad y salud en el trabajo, actualizado al menos una vez al año
• relación de acciones preventivas y correctivas de seguridad y salud en el trabajo, actualizado al menos una vez al año en centros de trabajo con menos de 100 colaboradores
• designación de un responsable de seguridad y salud en el trabajo interno o externo
• documento que acredite que se comunica a la CMSH o a los subalternos, el diagnóstico integral o por área laboral y el contenido del programa de seguridad y salud en el trabajo o la relación de acciones preventivas y correctivas de seguridad y salud en el trabajo
• constancias de habilidades laborales del personal de la empresa que forma parte de los servicios preventivos de seguridad y salud en el trabajo, en las funciones y actividades correspondientes, y
• registros de los reportes de seguimiento de los avances en la instauración de medidas preventivas y correctivas de seguridad y salud en el trabajo

Acatamiento de las NOM

(arts. 123, fracc. XIV, CPEUM; 132, fracc. XVII; 473 y 475 Bis, LFT)

Para conocer las NOM aplicables a la empresa, el patrón debe autoevaluarse de acuerdo con la actividad que desarrolle.

Determinadas las NOM, la compañía debe hacer un check list de los documentos que debe tener para acreditar su cumplimiento.

Es de precisar que algunas de las NOM que aplican a todos los centros de trabajo son:

• NOM-001-STPS-2008, Edificios, locales, instalaciones y áreas en los centros de trabajo-condiciones de seguridad
• NOM-002-STPS-2010, Condiciones de seguridad-prevención y protección contra incendios en los centros de trabajo
• NOM-035-STPS-2018, Factores de riesgo psicosocial en el trabajo-Identificación, análisis y prevención
• NOM-017-STPS-2008, Equipo de protección personal-selección, uso y manejo en los centros de trabajo
• NOM-019-STPS-2011, Constitución, organización y funcionamiento de las comisiones de seguridad e higiene
• NOM-026-STPS-2008, Colores y señales de seguridad e higiene, e identificación de riesgos por fluidos conducidos en tuberías, y
• NOM-030-STPS-2009, Servicios preventivos de seguridad y salud en el trabajo-funciones y actividades