Herramientas tecnológicas para cumplir con la NOM-037

Acreditar todos los requisitos que contempla esta NOM-037 será más sencillo a través de tecnología especializada en gestión de RH, ya que puede ayudar a optimizar procesos gracias a la automatización y la inteligencia artificial, las cuales facilitan el trabajo tanto de los responsables, como de los colaboradores, indicó Sesame. 

La firma explicó que esta norma aplica para todas las empresas que ofrecen a sus colaboradores un 40% o más de su jornada laboral en un lugar distinto a un centro de trabajo fijo, y que además utilizan tecnologías de la información para trabajar (internet, software, servicios TI, apps, dispositivos electrónicos).

En ese sentido, estos patrones deberán tomar acciones tales como: 

• llevar un listado de colaboradores actualizado que estén en teletrabajo

• acordar las condiciones mínimas que deben tener el lugar desde donde se va a laborar

• contar con una política de trabajo a distancia y difundirla (prevención de riesgos, perspectiva de género, conciliar vida personal, evitar el aislamiento, igualdad de derechos, información sobre riesgos que conlleva trabajar en home office)

• validar la lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en home office y cumplirla

• entregar herramientas e insumos para desempeñar su trabajo: silla ergonómica, equipo de trabajo y aditamentos para garantizar condiciones ergonómicas

• documentar y comunicar los programas de mantenimiento a equipos para el manejo de 

“Para este propósito las áreas de Recursos Humanos serán fundamentales, pues sobre ellas recaerá la mayor parte de la ejecución de las acciones para hacer cumplir la norma”, sentenció. 

Por lo anterior compartió algunas tecnologías que pueden ayudar al cumplimiento: 

1. Un software con una base de datos de empleados permite realizar esa lista de forma automática solamente seleccionando los campos que nos interesa mostrar. Además se pueden descargar estos datos siempre actualizados en tiempo real. Esto genera una base de datos centralizada en la que se puede registrar a toda la plantilla con las especificaciones de su puesto, tipo de jornada laboral, horarios y la modalidad en que trabaja.

2. Un sistema digital de control de asistencia permite la delimitación de las jornadas de trabajo y los descansos. Los marcajes quedan registrados de forma virtual y se pueden descargar como informe para justificar el cumplimiento de la NOM 037, es decir, cuando se labora en modalidad híbrida, sirve para comprobar que se excede o no el 40% del tiempo que marca la norma. Además, una función de sistema de “ausencia por home office” permite a los colaboradores solicitar este tipo de permisos y a los empleadores gestionarlos, así como llevar una cuenta objetiva del porcentaje de trabajo con respecto a la jornada laboral. Asimismo, una marcación geo localizable comprobará que el trabajador labora desde los lugares que de modo previo fueron supervisados, mientras que con un tablero manejado por un software se puede saber quién está laborando en el momento y bajo qué modalidad se encuentra.

3. Un gestor documental digitalizado permite a la organización compartir la política de home office, enviar circulares, listados de verificación y nóminas a cualquier empleado. De la misma manera, el colaborador puede adjuntar imágenes del lugar de trabajo para asegurarse que cumple con la norma, informar sobre los costos derivados del teletrabajo o si se requiere que una persona en trabajo remoto autorice ciertos documentos, se puede emplear la función de firma electrónica que se mantendrá certificada y segura.

4. Un sistema de comunicación interna digital y automatizado mantiene a los empleados conectados y permite su integración, además de garantizar una comunicación fluida que es muy importante para la salud emocional de los trabajadores. A este respecto, también son importantes las evaluaciones y las encuestas de satisfacción que permite cumplimentar esta herramienta.

Sesame concluyó que estas soluciones digitales, unificadas y que puedan ser usadas a través de un software de manera simplificada permitirán un correcto cumplimiento de la NOM 037. Recordemos que la digitalización de las empresas no tendrá marcha atrás y que hoy, no contar con herramientas adecuadas, puede generar una desventaja competitiva.

Regular el home office, tanto dentro como fuera de la organización, es todo un reto, que puede ser gestionado de manera más ágil y cómoda a través de las soluciones adecuadas, evitando errores y pérdidas de información, así como un aumento en la tasa de rotación o incremento de estrés por falta de integración y comunicación empresa-colaboradores.