Comentarios del Ancelmo García Pineda, asesor externo de la Organización Internacional del Trabajo y de esta publicación, sobre la importancia de aplicar el estudio denominado FODA para conformar un cuadro de la situación actual de la empresa para obtener un diagnóstico preciso para la toma de decisiones que permita llegar a los resultados esperados acorde con las políticas y objetivos de la negociación.
Consideraciones previas
Mantener una empresa en constante crecimiento y con las menores pérdidas es una de las acciones más difíciles de la mediana y pequeña empresa; nuestra tarea no es sólo la gestión diaria en todas la etapas del proceso productivo: una tarea esencial es el diseño de mejoras, imaginar escenarios y aplicar líneas de innovación para una mayor productividad. A esta tarea contribuye de manera sólida la realización de un diagnóstico, para saber en dónde nos encontramos y cómo podemos evolucionar. Realizar un diagnóstico es tarea de todos los colaboradores en determinados momentos y en específicas áreas de la vida empresarial; cada año, cada que hay un nuevo producto, cada que cambia el personal, cada que se cumple un ciclo determinado.
Para un diagnóstico completo, también debemos conocer las fortalezas de nuestros más cercanos competidores y las debilidades de éstos, para que sean convertidas en ventajas de nuestro negocio.
A continuación presentamos una herramienta de diagnóstico que es muy útil para analizar la situación de la empresa y saber de qué forma podemos disminuir las debilidades, identificar los riesgos; identificar las oportunidades y competir con mayores posibilidades de vencer en aquellos factores que hacen a una empresa más productiva, competitiva y socialmente útil; rentabilidad, precio, calidad, beneficios al cliente.
Beneficios de realizar un diagnóstico adecuado y a tiempo
Un análisis debe contribuir a identificar los factores que influyen de manera determinante en las ventajas y desventajas del entorno en el que se desarrolla nuestra empresa. Así podemos identificar cuáles son los factores internos y los externos que hacen posible que nuestra empresa permanezca en el mercado con una tendencia al crecimiento y a la posible dominación de mayores espacios en nuevos mercados. El término FODA es una sigla o acrónimo conformado por las primeras letras de las palabras: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. El estudio denominado FODA, es una herramienta de descripción, registro y análisis de procedimientos y conceptos que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que nos auxilia a tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados y los resultados esperados.
De entre las cuatro variables consideradas, tanto fortalezas como debilidades son variables que al depender de dinámicas internas de la organización, hace posible actuar directamente sobre ellas en el momento en que así lo decidamos y el entorno productivo lo haga posible. En cambio las oportunidades y las amenazas casi siempre se presentan como variables externas a nuestros procesos , por ello, en general, resulta muy difícil poder modificarlas.
Como podemos observar el instrumento FODA, nos permite conocer, sistematizar y diferenciar aquellas variables que se encuentran cerca o dentro de nuestro control, y aquellas en las que resultará difícil influir o mejorar de manera directa.
Una herramienta sencilla para conocernos mejor
Para el desarrollo óptimo de FODA es importante dominar con claridad y precisión aspectos de nuestra empresa, tales como: la misión y visión que hemos definido o que nos hemos propuesto; en ello se encuentra una buena parte del tino y certeza que se requiere como paso previo a la realización de nuestro diagnóstico de fortalezas y debilidades. Las variables que utilizamos en el diagnóstico las podemos definir de la manera siguiente:
- fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por las que tiene una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, hábitos propios de nuestros procesos; lo que nos hace diferentes y mejores;
- oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el cual actúa la empresa, permitiendo obtener ventajas competitivas; lo que nos puede hacer aún mejores ante la competencia;
- debilidades: es una variable integrada por aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia; carencia de recursos y habilidades, actividades no desarrolladas positivamente; aquello que nos hace vulnerables ante la competencia y los mercados, y
- amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización, factores que pueden afectar negativamente el curso de nuestro negocio.
La actualización del diagnóstico es en sí misma una ventaja; pues permite actualizar nuestra visión de factibilidad técnica, económica y financiera que como negocio poseemos; la factibilidad muestra la posibilidad de mantener nuestra empresa y tenemos así las bases y evidencias para las acciones próximas o inmediatas para que todas las áreas del negocio marchen en óptimas condiciones. Aunque el análisis FODA es un concepto que parece de simple comprensión y sencilla aplicación, en el fondo de la misma residen conceptos fundamentales de la administración de la empresa tales como: programa de calidad, capacitación, utilidades, organigrama, motivación y mejora continua, entre otros. Definitivamente casi cualquier empresa puede hacer un análisis FODA. Esto es posible porque cualquier tipo de empresa puede realizar una matriz a partir de la construcción de binomios conceptuales como: lo relevante de lo irrelevante; lo externo de lo interno; lo bueno de lo malo. Ello es posible, evidente y sin demasiadas complejidades, sin embargo, tiene causas que evitan también su aplicación: las resistencias a vencer.
En el cuadro que se presenta a continuación observamos de manera precisa como podemos utilizar la herramienta a partir de definir un objetivo, para tal efecto, debemos contar con información procesada y lista de nuestra empresa para que esta sea analizada en el cuadro.
Ejemplo de un instructivo para la empresa
Pasos para el análisis de FODA
El estudio de FODA nos va a ayudar a analizar nuestra empresa siempre y cuando acertemos en la respuesta de las siguientes tres preguntas relacionadas con lo que estoy observando, registrando y analizando:
- ¿Es relevante;
- ¿Está fuera o dentro de la empresa, y
- ¿Es bueno o malo para mi empresa
Las tres preguntas enlistadas, en realidad forman los procesos internos de estudio y análisis de FODA, mostradas en cuadro antes expuesto.
Relevancia
Es el primer proceso y funciona como filtro: no todo merece ser elevado a componente del análisis estratégico. Es sentido común, ya que en todos los órdenes de la vida es fundamental distinguir lo relevante de lo irrelevante. En FODA este filtro reduce nuestro universo de análisis disminuyendo nuestra necesidad de procesamiento, depurando y eliminando lo no sustantivo. Dentro/fuera, bueno/malo
Filtrados los datos debemos seguir con la tarea de clasificarlos, lo cual se puede realizar a partir del sentido común y de una matriz de causa efecto. Qué está dentro y qué está fuera de nuestra empresa; podemos construir una matriz con dos dimensiones, en la que los binomios sean cubiertos: dentro/fuera, o bueno/malo. Podemos observar que el binomio interior/exterior, se combina con el binomio positivo/negativo, para avanzar de manera sucesiva en la identificación de los componentes que pueden alojarse en cada cuadro o casilla de la matriz.
Aprender y saber distinguir entre el adentro y el afuera de la empresa a veces no es tan fácil como parece. La clave está en adoptar una visión de sistemas y subsistemas y saber distinguir los límites y vinculaciones de cada uno. Para esto hay que tener en cuenta, no sólo la disposición física de los factores, o la secuencia de los procesos, sino el control que se tenga sobre dichos factores.
Conclusión
Las circunstancias pueden cambiar de un día para el otro dentro y fuera de una empresa. La fortaleza de un producto o la fortaleza de tener a ese joven y sagaz empleado puede convertirse en grave debilidad si se marcha. Y la debilidad de tener a un empleado inconstante, inmaduro o próximo a jubilarse y a quien le cuesta adaptarse a las nuevas prácticas productivas puede situarse como debilidad que nos hace vulnerables. Cuando la separación ocurre y nos damos cuenta que dependíamos de él porque era el único que sabía "dónde estaba todo" y "cómo se hacían las cosas y no habíamos reparado en ello". La sagacidad del empresario y del gerente dinámico debe convertir las amenazas en oportunidades y las debilidades en fortalezas. Para ello es preciso contar con un FODA actualizado, revisable y en observación de todos los niveles de responsabilidad y compromiso de la empresa.
