Al registrarse ante el Seguro Social, los patrones proporcionan una serie de datos respecto a su domicilio, actividad o giro, nombre de su representante legal, la maquinaria y el equipo empleado para desarrollar su actividad, materiales y materias primas, así como los oficios y puestos del personal a su cargo.
Con esta información el Instituto conforma su base de datos, además verifica la correcta clasificación de los patrones en el Seguro de Riesgos de Trabajo según la posible siniestralidad laboral derivada de la actividad de la negociación.
De ahí que para contar con un banco de datos actualizado y verídico, los artículos 16 y 28 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización, impongan a los patrones la obligación de comunicar al IMSS cualquiera de los siguientes supuestos:
- suspensión, reanudación, cambio o término de actividades
- incorporación de nuevas actividades
- clausura
- cambio de nombre, denominación o razón social, domicilio o representante legal
- sustitución patronal
- fusión
- escisión
- cualquier otra circunstancia que modifique los datos proporcionados al Instituto
- compra de activos o cualquier acto de enajenación
- arrendamiento, comodato, o
- fideicomiso traslativo, siempre que ello implique un cambio de actividad
La comunicación deberá realizarse dentro del plazo de cinco días hábiles contado a partir de que ocurra el supuesto respectivo.
Cabe señalar que únicamente la omisión o extemporaneidad en la presentación de los siguientes avisos están sancionadas por los artículos 304-A, fracciones XVI y XVIII y 304-B, fracciones I y II de la LSS:
| Infracción | Sanción |
| No dar aviso del cambio de domicilio de una empresa o establecimiento o hacerlo extemporáneamente | De 20 a 75 Veces la Unidad de Medida y Actualización (VUMA) (De $ 1,509.80 a $ 5,661.75) |
| No comunicar:
| De 20 a 125 VUMA (De $1,509.80 a $9,436,25) |
Finalmente, por otro lado de acuerdo con el artículo 311, fracción II de la Ley del Seguro Social, se les impondrá una pena de tres meses a tres años de prisión a los patrones o sus representantes que:
- obtengan un beneficio indebido
- no comuniquen al Seguro Social: la suspensión, modificación o término de sus actividades; clausura; cambio de razón social; cambio de domicilio; sustitución patronal; fusión, o cualquier otra circunstancia que afecte su registro patronal, y
- proporcionen información falsa respecto de las obligaciones a su cargo
