Registro de incapacidades en el SUA

Comúnmente los trabajadores incapacitados entregan al personal encargado de la nómina o de contabilidad, los certificados de incapacidad expedidos por el IMSS que amparan sus ausencias, en fecha posterior al cumplimiento de las obligaciones patronales de determinación y pago de las cuotas obrero-patronales correspondientes.

En estos casos, los patrones optan por dos posturas:

• capturar en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), el número de días amparados por dichos certificados, aplicando como fecha de inicio de la incapacidad alguno de los días del mes siguiente de cotización, a efectos de compensar las cuotas pagadas en demasía en el mes anterior, o
• archivar los certificados en el expediente del trabajador, con la convicción de que al pertenecer a un periodo de cotización diferente al de la determinación, ya que perdieron el derecho de descontarlos en dicho sistema

Respecto al primer supuesto, cabe comentar que como las cédulas de determinación de las cuotas obrero-patronales presentadas al Seguro Social, tienen el carácter de vinculatorio para el patrón, esto es: reconoce la existencia de la relación laboral con los trabajadores asentados en las mismas, así como los datos asignados, tales como movimientos afiliatorios, días laborados y el salario de sus trabajadores, el patrón es el único responsable ante el Instituto de la veracidad de los elementos utilizados para la correcta determinación mensual y bimestral de las cuotas obrero-patronales, por ello si estas se causan por mes natural, los movimientos de afiliación (altas, modificaciones salariales, bajas), ausencias e incapacidades de los trabajadores capturados en el SUA deben corresponder al mismo mes de cálculo; de no hacerlo así la determinación patronal resulta incorrecta, generándose así, las diferencias en el pago de las cuotas correspondientes (arts. 39, 39-A y 39-B, LSS;  111 y 112, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF–).

En cuanto al segundo caso, es conveniente señalar que los patrones al haber pagado en demasía las cuotas al Seguro Social, por no haber descontado en el SUA, los certificados de incapacidad recibidos a destiempo, en términos del artículo 299 de la LSS, 131 y 132 del RACERF, pueden solicitar ante el propio Instituto la devolución del pago en exceso en los Seguros de Riesgos de Trabajo, Enfermedades y Maternidad, Invalidez y Vida, Guarderías y Prestaciones Sociales y el ramo de Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, fundamentándose en el artículo 31, fracción IV de la LSS; exhibiendo para tal efecto, entre otra documentación las nóminas del periodo de la solicitud, las cédulas de determinación impresas generadas por el SUA, el comprobante de pago efectuado, y los certificados de incapacidad expedidos por los servicios médicos del IMSS.