De acuerdo con los artículos 12 y 15 de la LSS, los patrones que contraten los servicios de uno o más trabajadores tienen la obligación de tramitar su registro patronal, afiliar a sus subordinados al Régimen Obligatorio del Seguro Social (ROSS) y pagar las cuotas obrero-patronales correspondientes.
En caso de incumplir con el entero de esas contibuciones o de hacerlo incorrectamente, el Instituto en ejercicio de sus facultades de comprobación puede imponerles a aquellos créditos fiscales por concepto de diferencias de cuotas, actualizaciones, recargos y multas.
Conforme a lo establecido en los numerales 39 de la LSS, 29 de la Ley del Infonavit y 113 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas Recaudación y Fiscalización (RACERF) los patrones con cinco o más trabajadores deben determinar sus cargas fiscales mediante el programa informático autorizado, denominado Sistema Único de Autodeterminación (SUA), y su utilización es optativa para aquellos que no cuenten con ese número de subordinados (art. 113, inciso c), RACERF).
Para que dicho sistema funcione tiene que ser alimentado con información fidedigna, y renovado cada vez que el Seguro Social publique una nueva versión.
De no emplear correctamente el SUA, los empresarios podrían incurrir en alguna de las hipótesis señaladas, de ahí que a continuación se dé a conocer el marco regulatorio de este software, qué información se captura en el mismo, cómo está integrado, así como un caso práctico de su instalación.
Para facilitar el pago de las cuotas obrero-patronales, en 1997 el Instituto liberó el SUA en el sistema operativo MS-DOS y en el 2000, la primera versión en ambiente Windows.
Desde ese entonces, cada vez que el IMSS detecta una falla en la operación de esta herramienta o se realiza una modificación a la forma de pago de las contribuciones señaladas, este organismo pone a disposición de los patrones una nueva versión, siendo la más reciente la 3.5.2.
Como se observa el SUA es un programa que está en constante cambio, por lo que es importante verificar que se cuenta con la última actualización disponible para dar cabal cumplimiento a las disposiciones de la LSS y de la Ley del Infonavit.
¿Cómo se obtiene?
Este programa es gratuito y se puede descargar de la página del IMSS, y como está en constante actualización, existen actualmente dos versiones a instalar en una computadora personal (PC); estas son:
| SUA versión 3.4.6
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SUA versión 3.5.2
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| Es el programa base, es decir se tiene que instalar primero.
En esta versión tiene las siguientes características:
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Es un “parche”, es decir se monta sobre un programa previamente instalado (3.4.6), así lo único que hace es sobreescribir determinados archivos, por tanto se configura en segundo plano.
Esta modalidad considera:
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Es importante señalar que este programa está diseñado para funcionar en el sistema operativo Windows, ya que los programas que se descargan tienen una terminación .exe.
En virtud de ello, para utilizar el SUA en una computadora “Mac Apple” se debe crear en esta una máquina virtual e instalar Windows.
No obstante, se recomienda que este programa se instale en una PC con las siguientes características:
- 400 MB libres como mínimo en el disco duro. Debe especificarse que el espacio requerido en el disco duro dependerá de la cantidad de trabajadores y movimientos que se registren en la base de datos
- unidad de CD-ROM o DVD y unidad de disco flexible 3.5” (ambas opcional)
- monitor de vídeo con resolución mínima de 800 X 600, y
- un puerto USB disponible
Estructura
El SUA está compuesto por distintos módulos, mismos que se clasifican en dos: el de actualización de datos y el de operación.
Módulo de actualización de datos
Como ya se comentó para que el SUA sirva correctamente, los patrones deben vaciar los datos relativos a sus registros patronales y a las relaciones de trabajo que tienen entabladas.
Estos se obtienen de los siguientes documentos: tarjeta patronal; contratos individuales o colectivos de trabajo; certificados de incapacidad temporal; recibos de nómina; listas de asistencia; acuses de los movimientos afiliatorios de los trabajadores; avisos de retención de crédito de vivienda o de suspensión; permisos de ausencia sin goce de salario; formatos ST-7, Aviso de Atención Médica Inicial y Calificación de Probable Accidente de Trabajo, ST-8 Dictámen de Probable Recaída por Riesgo de Trabajo, ST-9, Aviso de Atención Médica Inicial y Calificación de probable Enfermedad de Trabajo, ST-3, Dictámen de incapacidad Permanente o de Defunción por Riesgo de Trabajo y ST-2, Dictamen de alta por Riesgo de Trabajo, entre otros.
El módulo de Actualización, cuenta con distintos menús a saber:
- patrones. Aquí se captura: nombre, denominación o razón social del patrón, su número de registro patronal, RFC, actividad económica, domicilio completo, teléfono, área geográfica, delegación y subdelegación IMSS al que pertenece, prima de riesgo de trabajo, clase, fracción y nombre del representante legal, entre otros
- trabajadores. Se llena con la siguiente información de cada uno de los subordinados: nombre, sexo, fecha de nacimiento y número de seguridad social; momento de alta o de baja ante el IMSS; RFC; Clave Única de Registro de Población (CURP); tipo de relación de trabajo (permanente o eventual); si es del ramo de la construcción; si cuenta con pensión de inválidez o de cesantía en edad avanzada y vejez; la modalidad de su jornada laboral; su salario base de cotización, el cual debe de coincidir con el reportado al IMSS, y su número de crédito de vivienda, entre otras
- salarios mínimos. El sistema cuenta con una tabla en la que se deben capturar los salarios mínimos publicados en el DOF; de lo contrario al generarse el cálculo de las cuotas obrero-patronales, el sistema indicará que se debe llevar a cabo su actualización, incluyendo del 2016 al 2018. Ello a pesar de que desde el 2016 no se utiliza el salario mínimo para calcular las cuotas del Seguro de Enfermedades y Maternidad de las prestaciones en especie.
Un problema común posterior a la instalación de la versión 3.5.2 es que al intentar calcular las cuotas respectivas, el sistema emite un error en el que señala que no están actualizados los salarios mínimos, a pesar de que sí lo están, se recomienda eliminar los salarios del 2016 al 2018 e inmediatamente capturar tales parámetros; de esta manera el sistema permitirá avanzar - INPC y recargos.. Permite registrar estos conceptos moratorios, para poder realizar la determinación de pagos extemporáneos, de diferencias, de actualizaciones y de recargos
Si bien el módulo Unidad de Medida y Actualización está por separado al de Actualizar, en dicho apartado también se debe capturar el valor de la UMA publicado en el DOF.
Módulos de operación
| Módulo
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Funcionalidad
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| Afiliación
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Permite generar en dispositivo magnético todos los movimientos afiliatorios (reingresos, modificación salarial y baja) de los trabajadores correspondientes a un determinado periodo, para posteriormente enviar dicha información al IMSS, para su validación y actualización.
Se clasifica en tres secciones:
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| Determinación prima de RT
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Su objetivo es proporcionar a los patrones una herramienta para revisar anualmente su siniestralidad laboral y generar el archivo a presentar, en su caso sobre la determinación de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo
Se divide en tres procesos:
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| Aportaciones
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Si los patrones y los trabajadores pretenden realizar aportaciones voluntarias o complementarias a una subcuenta de un trabajador manejada por la Administradora de Fondos para el Retiro (Afore) de que se trate, pueden capturarse las cantidades respectivas, las cuales se enteran conjuntamente con los pagos realizados bimestralmente de las cuotas obrero-patronales y aportaciones de vivienda.
Este apartado comprende dos secciones:
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| Cálculos
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Determina las contribuciones a enterar cuando se hace de manera oportuna y extemporánea.
Abarca tres opciones de pago:
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| Reportes
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Se obtienen distintos informes que ayudan al patrón a llevar un mayor control de ausentismos e incapacidades
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| Reportes especiales
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Permite visualizar los datos relacionados a las empresas con convenio de subrogación de servicios con reversión de cuotas o convenio de intercambio de servicios
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| Procesos de confronta
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Realiza una comparación del archivo de pago de la base de datos del SUA o de la recaudación institucional, contra la emisión generada, con la información de la base de datos del Seguro Social, con la finalidad de homologar la información
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| Gráficas
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Sirve para visualizar la información por empresa, por trabajador o por clave de ubicación y llevar un registro más organizado
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| Registro de obra
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Se emplea para efectuar el registro selectivo de trabajadores que están en una obra y obtener los reportes respectivos
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Otras funcionalidades del SUA es que los patrones pueden respaldar su información capturada y generada mediante este programa, es decir los discos o archivos de pago generados y el historial de cada uno de los trabajadores.
Así, en caso de pérdida de información por averías en el equipo de cómputo, con tan solo “restaurar” el respaldo del SUA más reciente, el patrón recuperará ese cúmulo de datos, sin necesidad de capturar nuevamente los movimientos afiliatorios, las incapacidades y las ausencias incurridas por sus trabajadores.
Diferencias entre el SUA e IDSE
Es necesario aclarar que el SUA es totalmente independiente al IMSS desde su empresa (IDSE), y en ningún momento tienen una vinculación. Ello, porque este último es la plataforma que el Instituto pone a disposición del patrón para que comunique los avisos de reingreso, modificación de salarios y baja de su personal. Mientras el SUA es administrado por los particulares, para capturar todos los movimientos afiliatorios generados y las incidencias como incapacidades y ausentimos de los subordinados, entre otros datos, mismos que sirven para calcular las cuotas obrero-patronales a enterar mensual o bimestralmente, según se trate.
Caso práctico
A efectos de ejemplificar la instalación del SUA y su actualización, a continuación se detallan los pasos a seguir para tal efecto.
2 Dar clic en el enunciado: SI ERES USUARIO NUEVO DEBES INSTALAR LA VERSIÓN 3.4.6 DE SUA, AQUÍ
3 Pulsar el sistema operativo que sea compatible con su equipo de cómputo y en automático se empieza a descargar el software
4 Abrir o ejecutar el programa que se “bajó”. Inmediatamente el sistema precisa que iniciará la instalación del SUA, en ese momento se debe seleccionar Siguiente
7 Al finalizar esta gestión, se indica que el SUA se ha configurado correctamente, por ello se debe dar clic en Finalizar y salir del asistente
8 Hecho lo anterior se debe abrir el SUA, por medio de un acceso directo en el escritorio de la PC. Inmediatamente se solicita el registro de un usuario y contraseña a fin de ingresar a aquel, aquí se debe pulsar Aceptar a efectos de que el sistema se cierre
9 Abrir nuevamente el programa e ingresar el usuario y contraseña previamente registrados y pulsar el botón Aceptar 414-2 ss
2 Dar clic en el recuadro SI TIENES INSTALADO SUA 3.5.1 O ANTERIOR, ACTUALIZALA CON EL COMPLEMENTO 3.5.2
3 Seleccionar el sistema operativo con el que se cuenta y el parche se empieza a descargar automáticamente
Es importante considerar que la ruta señalada por el programa es incorrecta, pues en un principio se instaló el SUA (básico) en la siguiente dirección C:\Cobranza\, por lo que se debe oprimir el botón Cambiar…
7 Dar doble clic en Cobranza y posteriormente en SUA 414-2 ss 1
8 En el rubro Nombre de la carpeta debe decir C:\Cobranza\SUA, de ser correcto pulsar Aceptar 414-2 ss 11
9 Aparece la carpeta en la que se va a instalar la versión 3.5.2 (C:\Cobranza\SUA\); presionar el botón Siguiente 414-2 ss 11
10 El sistema indica que el asistente está preparado para la instalación, para continuar pulsar el botón Instalar y después en Finalizar
11 Ingresar al SUA con el usuario y contraseña respectiva. Para saber si la actualización del SUA fue correcta se debe verificar la versión que se está utilizando, en la parte media superior del sistema
Conclusión
Como se observa el SUA es una herramienta de vital importancia, ya que apoya y facilita al sector patronal en el cumplimiento de diversas obligaciones ante el Seguro Social, como el pago de las cuotas obrero-patronales, el envío de la declaración de RT, así como la emisión de relación de trabajadores mensual de los patrones de la construcción.
Ya que este software se encuentra en constante evolución, se debe estar al pendiente en el portal del Instituto si existe una nueva versión a efectos de cumplir cabalmente con las disposiciones de la LSS y de la Ley del Infonavit.
Finalmente se recomienda que antes de efectuar la actualización respectiva, se respalde la información con la que se cuenta.
