Desde 2013 el Seguro Social implementó diversas mejoras a sus servicios, con los fines de aperturar un medio de comunicación con los patrones y los trabajadores y digitalizar los distintos trámites que se hacían presencialmente ante la subdelegaciones respectivas y así evitar filas.
Una de las plataformas de más empleo en el IMSS Digital es el Escritorio Virtual, el cual es una zona personalizada en donde los patrones y derechohabientes llevan a cabo distintas gestiones electrónicas.
Para tener acceso a este ambiente es necesario que los derechohabientes tengan Clave Única de Registro Poblacional (CURP), RFC y un correo electrónico; y en caso de ser patrones, adicionalmente deberán contar con su e.firma (antes FIEL).
En la modalidad de Escritorio Virtual–patrones, solamente pueden acceder los patrones personas físicas o representantes legales de las personas morales, quienes pueden realizar entre otras gestiones la obtención del registro patronal, la reclasificación de actividades para el Seguro de Riesgos de Trabajo, la presentación del dictamen, el registro de obras de la construcción, la incorporación voluntaria al Régimen Obligatorio del Seguro Social, la solicitud del beneficio del Régimen de Incorporación Fiscal, y la contratación del Seguro de Salud para la Familia.
Debido al auge que ha tomado el Escritorio Virtual entre el sector patronal y los trabajadores, IDC Asesor, Fiscal, Jurídico y Laboral reunió la opinión de connotados expertos en seguridad social sobre la legalidad de este y las consecuencias de su empleo. A los licenciados Verónica López y David Leal, asociados de la firma Littler México, SC; Patricia Zumárraga González, Socia Directora de la firma Innovación en Capacitación y Asesoría Profesional, SC (ICAP); y Sebastián Patiño Jiménez, socio de Consultores y Abogados en Seguridad Social, SC se les plantearon las siguientes preguntas:
¿Qué responsabilidad y beneficio le genera al patrón registrarse en el Escritorio Virtual?
¿Es legal que en algunos trámites que actualmente se llevan a cabo en el Escritorio Virtual del IMSS no exista un mecanismo presencial, por ejemplo el dictamen y el envío de aviso de obra (SIROC)?
¿En un futuro el Escritorio Virtual podrá emplearse como una especie de buzón tributario?, y de ser el caso, ¿qué ajustes se deberían hacer a la legislación de seguridad social?
¿Cuál es la validez de la utilización de la e.firma o la CURP cuando realiza el trabajador una gestión. ¿Existe un mecanismo de defensa para que el patrón o el trabajador desconozcan dicha gestión?
¿En un juicio laboral o de nulidad, ¿cómo se tendría que ofrecer el acuse que emite el IMSS vía Escritorio Virtual por algún trámite realizado en esa plataforma?. Y ¿qué medios de perfeccionamiento se tendrían que ofrecer para que tengan valor probatorio?
El Escritorio Virtual se entiende como una herramienta digital que se proporciona a los usuarios a través del portal de internet del IMSS; los servicios que ofrece son tanto para los asegurados y sus familiares como para los patrones, entre los cuales se encuentran los siguientes:
| Empresas
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Derechohabientes
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| Alta patronal e inscripción en el Seguro de Riesgos de Trabajo
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Solicitar su Número de Seguridad Social e incorporación al Régimen Obligatorio del Seguro Social
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| Corrección patronal
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Registro, baja o actualización de datos de beneficiarios
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| Opinión de cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad social
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Realizar el alta o modificación de Unidad Médica Familiar (UMF)
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| Descarga de comprobantes fiscales y Sistema de Pago Referenciado (SIPARE)
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Actualización de CURP y consulta sobre vigencia de derechos
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| Modificación en el Seguro de Riesgos de Trabajo
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Contratar el Seguro de Salud para la Familia
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| Registro de obras de construcción
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Conocer semanas de cotización
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| Consulta de incapacidades
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Consulta de Incapacidades
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De manera específica para los patrones, el Escritorio Virtual proporciona la ventaja de obtener información y generar movimientos que le ahorran tiempo y recursos, porque al ser una vía digital, no es necesaria la presencia del representante legal ante la subdelegación correspondiente. También se evitan la usual burocracia y papeleo que suele presentarse en el IMSS. Un ejemplo de ello es la consulta de incapacidades de los trabajadores a cargo del patrón: si este trámite quisiera hacerse de manera física ante una UMF o una subdelegación, debería presentarse un escrito libre acompañado de tarjeta patronal, poder del representante e identificación oficial de este y esperar la respuesta en un plazo de 10 días en adelante, sin embargo al efectuarse mediante la plataforma del Instituto se puede realizar sin acudir a la UMF o subdelegación y de forma inmediata sin esperar largos tiempos de respuesta.
No obstante, es fundamental el buen uso de esta herramienta, ya que es responsabilidad de la empresa asegurarse de la veracidad de los movimientos, datos e información que se proporcionen a través de ella.
En estricto sentido, únicamente el representante legal es quien debe tener acceso al sistema, pues este le solicita su CURP, e.firma y correo electrónico. Empero, sabemos que en ocasiones suelen ser los contadores o asesores externos quienes llevan el manejo de la información, por lo que se deben extremar precauciones al proporcionar las claves electrónicas si es que las mismas serán compartidas, porque la responsabilidad seguirá siendo del representante legal.
Ahora bien, el IMSS contempla que algunos trámites sean 100 % en línea, como es el caso del aviso de presentación de dictamen y de registro de una obra nueva de construcción.
Cabe mencionar que la migración del sistema presencial a la modalidad online que se está llevando a cabo, no solamente atañe al IMSS, sino a diversas autoridades. Se entiende como un proceso de evolución y de transición del mundo “físico y de papeleo” al “virtual y de simplificación”.
Pero, si bien el Seguro Social contempla exclusivamente esta modalidad, no debe olvidarse que es obligación de las subdelegaciones aceptar documentación física a través de la Oficialía de Partes. No obstante, no hay que perder de vista que aunque la documentación sea presentada de esta manera, ello no es sinónimo de que el contenido de la misma sea tramitada o que no vaya a ser desechada, por lo que dicha entidad debe dar contestación mediante escrito en los plazos legales respectivos.
Además, en caso de que algún patrón tenga problemas al presentar información mediante el Escritorio Virtual, puede ponerse en contacto con el Seguro Social en las siguientes áreas de apoyo: mesa de soporte del SIROC o de servicios de sistema de dictamen electrónico.
Por el momento, el IMSS no está ejerciendo sus facultades de fiscalización por los movimientos presentados en el Escritorio Virtual, aunque podría apoyar al Instituto a operar como una “presunción” respecto de ciertas anomalías que pudieran presentarse. No se descarta que en un futuro el Seguro Social adapte, mediante la reforma correspondiente, esa plataforma de manera similar al buzón tributario del SAT.
Debe precisarse que los movimientos realizados a través del Escritorio Virtual se presumen válidos pues el acceso al mismo se hace mediante datos personales. La LSS actualmente no prevé algún procedimiento que señale los mecanismos de defensa procedentes cuando se presente un uso indebido o usurpación de identidad mediante esa plataforma.
No obstante, si los patrones o los trabajadores llegaran a desconocer algún movimiento generado con sus claves, podrán acercarse al departamento de Afiliación y Vigencia de la subdelegación correspondiente a su domicilio e ingresar un escrito libre señalando la información que se niega.
Si los patrones o trabajadores saben quién utilizó indebidamente sus datos y cuentan con las pruebas respectivas, pueden ejercitar las acciones civiles o penales correspondientes.
Por regla general, los avisos y documentos que genere el IMSS a través del Escritorio Virtual se consideran documentos de carácter exclusivamente informativo. En caso de que los mismos quisieran ser exhibidos en juicio laboral o de nulidad, sería necesario que primeramente se solicite la certificación correspondiente en las oficinas del Instituto a fin de que cuenten con valor probatorio pleno.
Para las personas que en representación de los patrones, personas físicas o morales, utilizan el Escritorio Virtual del IMSS, es una gran responsabilidad porque su empleo significa el cumplimiento de las obligaciones de estos; cuyo desacato tiene repercusiones económicas frente al IMSS, así como afectación a los derechos de seguridad social de los trabajadores.
El beneficio de utilizar esa plataforma es el ahorro de tiempo para quienes acuden a las subdelegaciones a realizar trámites y evitar discusiones con el personal de ventanilla, que en ocasiones son un obstáculo para la observancia de las cargas patronales ante el Seguro Social.
No obstante, el hecho de que las gestiones presenciales sean sustituidas por la vía digital, tal y como pasa con el dictamen, es ilegal, considerando que tanto la LSS y como los numerales 6o. y 150 del Reglamento Interior del IMSS establecen entre las actividades y facultades de las diversas oficinas centrales como las delegaciones y subdelegaciones las siguientes:
- tramitar y resolver los asuntos de las competencias de las unidades administrativas
- recibir los escritos de inconformidad y turnarlos para su resolución al Consejo Consultivo Delegacional
- registrar a los patrones y demás sujetos obligados, clasificarlos conforme a su actividad y determinar la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo aplicable
- certificar la vigencia de derechos de los trabajadores para el otorgamiento de las prestaciones en especie y en dinero
- ratificar o rectificar la clase, fracción y la prima de riesgo de los patrones
- dar asistencia a los patrones y demás sujetos obligados, a los trabajadores y demás sujetos de aseguramiento, respecto a los trámites relativos al registro patronal
- recibir las solicitudes presentadas por los patrones y demás sujetos obligados, relativas a la autorización de prórroga para el pago diferido o en parcialidades de los créditos fiscales a favor del Instituto
- resolver las aclaraciones administrativas presentadas por las empresas
- autorizar la asignación del Registro Patronal Único para los patrones, y
- rectificar los errores aritméticos, las omisiones u otros yerros que aparezcan en las solicitudes, avisos o cédulas de determinación presentados por los patrones
Si bien es cierto que los preceptos 17-C y siguientes del CFF señalan que las disposiciones en materia de medios electrónicos previstas en dicha ley solo son aplicables cuando así lo establezca la legislación de la materia, el artículo 286-L de la LSS indica que el Instituto tiene la potestad de recibir las promociones o solicitudes que los particulares presenten por escrito, sin perjuicio de que dichos documentos puedan presentarse a través de medios de comunicación electrónicos, magnéticos, digitales, ópticos, magneto ópticos o de cualquier otra naturaleza, para lo cual emplearán los medios de identificación correspondientes.
Además, ese último dispositivo precisa que el uso de los medios de comunicación citados son optativos para cualquier interesado, pero al momento de hacer uso de los mismos en una promoción, se debe continuar con esta forma para la presentación de cualquier tipo de documento relacionado con dicho escrito.
Es conveniente mencionar que aun cuando la LSS contempla que el uso de medios electrónicos es optativo, lamentablemente no existe la alternativa de que determinada gestión sea presencial ya que obliga a los patrones o a sus representantes a realizarla mediante el Escritorio Virtual, y solo cuando el Instituto requiere recaudar dinero de los patrones, como en el caso de las reclasificaciones de las empresas, o para informarle sobre la revisión de los dictámenes, entonces hace que aquellos se presenten personalmente.
Por otra parte, considero que el Escritorio Virtual no puede emplearse como una especie de buzón tributario, pues solo es una plataforma para hacer trámites vía digital.
Para que el IMSS crease un símil de un buzón para fiscalizar, requeriría contar con una mejor base de datos que tuviese los registros patronales de todos y cada uno de los patrones y pudiesen verificar sus adeudos en toda la república con cualquiera de los números patronales que pudiese tener una sola empresa, como lo puede hacer el SAT, ya que con un solo dato como lo es el RFC se puede conocer dónde existen sucursales, bodegas y demás de un solo contribuyente; de tal suerte que dicha entidad puede controlar todos los movimientos contables para cobrar los impuestos que desee.
En el caso del IMSS es más complejo porque si un patrón cuenta con diversos centros de trabajo en diferentes entidades federativas e incluso diversos municipios debido a sus bases de datos fraccionadas no lo podría lograr ahora. Esto se refleja cuando se acude a pedir información de un patrón e incluso de trabajadores a las ventanillas de las subdelegaciones del IMSS, y el personal señala que “no aparece en la pantalla”.
Los asegurados, al ser personas físicas, para la realización de los trámites electrónicos en la práctica no requieren una e.firma porque deben acceder al Escritorio Virtual únicamente con su CURP, ya que este tipo de gestiones son netamente administrativas, y de acuerdo con la carta de términos y condiciones que tiene el IMSS en su portal será la CURP mancomunada con el RFC de los trabajadores, que estos pueden hacer uso del Escritorio Virtual para realizar los trámites que se enlista para ellos.
Debe recordarse que desde las reformas de la LSS de 1995, que entraron en vigor en julio de 1997, y el Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF), vigente desde el 2o. de noviembre de 2002, específicamente su artículo 47, se impuso la obligación al patrón de incluir entre los datos del colaborador al momento de su afiliación, la CURP, porque las autoridades del IMSS deseaban cambiar el Número de Seguridad Social, como dato de identificación de los asegurados, pero como no han podido unificar sus sistemas electrónicos en toda la república, no se ha logrado tal variante. Quizá esta sea la oportunidad para lograr ese fin.
Es importante que en los documentos que se obtengan en la realización de las gestiones ante el IMSS mediante sus servicios digitales se verifique que contengan el logo de dicha institución y algún dato que permita reconocer la autenticidad del mismo. Por ejemplo la cadena de números y letras (alfanumérica) que al final de esos papeles colocan las autoridades en todos los trámites electrónicos. Dichos documentos deben imprimirse.
Además, deben imprimirse las pantallas que van apareciendo durante el trámite en la página del IMSS, para que en caso de faltar alguna de las características señaladas al momento de ofrecerse como probanza en un juicio, aquellas pantallas se pueden anexar, solicitando que dicho organismo presente el original del acuse respectivo.
Finalmente debe precisarse que normalmente en este tipo de documentales no existe medio de perfeccionamiento, en virtud de que cuando exista alguna objeción de autenticidad o de contenido realizada por el propio Instituto en el juicio laboral, estaría desconociendo su propia determinación y en materia administrativa el Instituto tiene la obligación en su contestación a la demanda de reconocer o negar la existencia del acto impugnado; por tanto los medios de perfeccionamiento no resultan tan necesarios en el procedimiento correspondiente.
La información que el patrón entrega vía Escritorio Virtual es prácticamente la misma que proporcionaba presencialmente ante una subdelegación. Sí, el IMSS tendrá a disposición más inmediata la información que los patrones ingresen en el Escritorio Virtual, que aquella que se entregaba físicamente.
Los beneficios de esa plataforma son notorios: una gran cantidad de trámites que pueden hacerse de forma más ágil y se reducen las cargas burocráticas. Es deseable que con la digitalización se supriman las complejidades de ciertos trámites que todavía generan confusiones y pérdidas de tiempo, sobre todo a los trabajadores. Por ejemplo la búsqueda manual de semanas cotizadas en los Catálogos de Avisos Originales, o la comunicación entre los departamentos de Afiliación y de Pensiones sobre el número real de semanas cotizadas de un trabajador al momento de solicitar una pensión.
Esto ahorraría recursos de inconformidad largos e innecesarios promovidos por los trabajadores que no reciben la justa pensión a la que tienen derecho. Espero que la digitalización también abarque esos campos.
Existen trámites como el registro de obra a través del SIROC que conllevan obligaciones adicionales a las contempladas en la LSS, el RACERF o el Reglamento del Seguro Social Obligatorio para los Trabajadores de la Construcción por Obra o Tiempo Determinado. Entre el Sistema de Afiliación de Trabajadores de la Industria de la Construcción (SATIC) y el SIROC lo que ha cambiado es el vehículo para dar cumplimiento al reglamento en la materia.
Debe tenerse en cuenta que con el cambio de SATIC a SIROC, prácticamente todos los pasos son digitales; en buena medida esto ofrece mayor seguridad a los patrones. Por ejemplo todos los acuses emitidos por ese sistema contienen sello digital y cadena original de autenticidad y los acuses son enviados vía correo electrónico. Esto da certeza a los propietarios de obra, contratistas principales y subcontratistas que intervienen en una obra de construcción.
En materia de seguridad social son bastantes los trámites que existen para que los patrones y los trabajadores den cumplimiento a sus obligaciones o certifiquen el estado de sus derechos ante el IMSS. Hasta ahora el Escritorio Virtual se utiliza únicamente para que los particulares realicen trámites de forma más eficiente supliendo, en buena medida, la burocracia generada por el sistema presencial.
A diferencia del buzón tributario (que está regulado en el CFF y en su reglamento), el Escritorio Virtual no admite la revisión electrónica o el envío de mensajes a los patrones sobre obligaciones pendientes de cumplir.
Si la intención del Instituto es migrar a un sistema de fiscalización electrónica sí tendría que hacerse una reforma a la LSS y sus reglamentos —tomando en cuenta que las autoridades solo pueden hacer aquello que la ley les permite— y aprovechando el momento, podrían revisarse temas que se han quedado en el tintero legislativo. De esta forma, los avances tecnológicos del IMSS estarían regulados y acompañados por una legislación moderna.
De conformidad con las reglas de carácter general del uso de la e.firma, se establece que los particulares (trabajadores, patrones, contadores públicos autorizados, etc) pueden optar por realizar ante el Seguro Social, los actos que estén habilitados en el IMSS Digital, de forma electrónica y mediante el uso de dicha firma, en cuyo caso deberán contar con un certificado digital vigente emitido por el SAT y las claves públicas y privadas que la conforman, así como seguir los procedimientos que se señalen en el manual de usuario que expida el Instituto para tal efecto.
La e.firma sustituye la firma autógrafa y produce los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos signados con firma autógrafa, teniendo el mismo valor probatorio unos y otros.
Además, de emplearse esa modalidad, se tiene por reconocida la garantía de la autoría del firmante y de la integridad de los documentos electrónicos en la que se estampó, en ese sentido, el contenido de los mismos no podrá desconocerse.
Los particulares, ya sean personas físicas o morales, que opten por autenticarse o realizar actos ante el IMSS con el uso de su e.firma, reconocen que es de su exclusiva responsabilidad el resguardo del certificado digital y la confidencialidad de la clave privada que la conforma, con el fin de evitar la utilización no autorizada de la misma, toda vez que le son imputables los actos autenticados mediante ella.
La forma en que debería ofrecerse el acuse que emite el IMSS vía Escritorio Virtual con motivo de algún trámite realizado por esa plataforma, es a través de la exhibición por escrito (PDF) del acuse en cuestión, acompañado de la cadena original (digital) de su presentación electrónica, como prueba documental.
De cuestionarse la autenticidad del mismo, sería necesario el desahogo de una pericial en informática para determinarlo.
En este sentido, cobra relevancia la tesis de rubro: DOCUMENTOS Y CORREOS ELECTRÓNICOS. SU VALORACIÓN EN MATERIA MERCANTIL, visible en el Semanario Judicial de la Federación, Décima Época, Libro XIV, Tomo 3, p. 1856, Materia Civil. Tesis I.4o.C.19 C (10a.), Tesis Aislada, Registro 2002142, noviembre de 2012.
