Los patrones al iniciar una relación laboral, deben registrarse ante el IMSS, inscribir a sus trabajadores al Régimen Obligatorio del Seguro Social (ROSS) y pagar las cuotas obrero-patronales, entre otras cargas.
Las contribuciones las determina el propio patrón, ya que el IMSS parte de la buena fe de aquel (arts. 39, 39-B, LSS).
Sin embargo, eso no impide que dicho organismo público lleve a cabo sus facultades de fiscalización para determinar los créditos a su favor y las bases para la liquidación de las cuotas obrero-patronales (art. 251, fraccs. XIV, XV y XVIII, LSS).
Es decir, el Instituto puede requerirle información al patrón, a efectos de revisar si el salario base de cotización que señaló de sus trabajadores es correcto y si las cuotas cubiertas se enteraron adecuadamente.
Ante esta situación, es importante contar con la documentación que soporte la observancia a dichos deberes, como los contratos laborales, las listas de asistencia y los recibos de nómina.
Sin duda, una de las inquietudes en el sector empresarial respecto a este tema, es si el CFDI de nómina les sirve para acreditar el cumplimiento de sus cargas, y así sustituirlo por el recibo de nómina tradicional.
Es por ello, que a continuación se da a conocer el marco jurídico de este documento digital, de qué forma puede aprovecharse en materia de seguridad social y los elementos de su validez.
CFDI
El artículo 99, fracción III de la LISR determina que los patrones que realicen pagos por concepto de salario deben expedir y entregar un comprobante fiscal a los trabajadores.
Es decir, el CFDI deriva de una obligación fiscal; empero, el precepto citado, prevé que este documento digital puede ser utilizado como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132, fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la LFT. Es decir, que ese comprobante sirve para:
- dar una constancia escrita:
- del número de días trabajados y del salario percibido, y
- relativa a los servicios, cuando el trabajador se separe de la empresa o así lo solicite, y
- exhibir en juicio (laboral o de conflictos de seguridad social) el comprobante de pago de la participación de utilidades, de vacaciones, aguinaldo, prima vacacional y de los pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social
De una interpretación en estricto sentido, en caso de una revisión del IMSS o en un juicio contencioso administrativo en el que se impugne un crédito fiscal determinado por dicho ente, el CFDI no tendría validez.
Esto con independencia de que, derivado de la reforma laboral, en vigor desde el pasado 2o. de mayo, el artículo 101 de la LFT precise que se le deben entregar al trabajador en forma impresa o por cualquier otro medio, el recibo de pago, sin perjuicio de que el patrón lo proporcione en documento impreso, cuando aquel así lo requiera.
Se advierte en esta disposición, que los recibos impresos deben contener la firma autógrafa del subordinado para su validez; y que los recibos contenidos en el CFDI pueden sustituir a los recibos impresos.
No obstante, el contenido de un CFDI hace prueba plena si se verifica en el portal de Internet del SAT, y en caso de ser validado se estará a lo dispuesto en la fracción I del artículo 836-D de la LFT.
Para ello, el tribunal laboral designará a un fedatario (actuario o secretario de acuerdos) para que consulte la liga o ligas proporcionadas por el oferente de la prueba, en donde conste se encuentra el comprobante fiscal digital, y se compulse su contenido para así perfeccionarse, salvo prueba en contrario.
También, en la reciente reforma laboral, se añadió al numeral 776, la fracción X, como prueba admisible en el proceso, los recibos de nómina con sello digital.
Esta enmienda laboral, está en concordancia con la tesis de rubro: RECIBOS DE NÓMINA CON SELLO DIGITAL. AUN CUANDO CAREZCAN DE LA FIRMA DEL TRABAJADOR, TIENEN VALOR PROBATORIO EN EL JUICIO LABORAL, EN TÉRMINOS DEL ARTÍCULO 99, FRACCIÓN III, DE LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA, visible en Semanario Judicial de la Federación, Décima Época, Materia Laboral, Tesis: XVII.3o.C.T.3 L (10a.), Tesis Aislada, Registro 2016199, 9 de febrero de 2018, la cual establece que:
- las impresiones de los recibos de nómina aportados en el juicio laboral, no pueden valorarse como documentales públicas o privadas si carecen de firma autógrafa para su reconocimiento
- deben analizarse en términos del artículo 776, fracción VIII, de la LFT, como aquellos medios aportados por los descubrimientos de la ciencia, tales como documentos digitales o medios electrónicos, donde habrá de atenderse a la fiabilidad del método en que fueron generados, como es la cadena de caracteres generada con motivo de la transacción electrónica, el sello digital o cualquiera que permita autenticar el contenido de dicho instrumento digital, así como que se encuentre disponible para su ulterior consulta, y
- las impresiones de los recibos de nómina, aun cuando carezcan de la firma del trabajador, siempre que cuenten con el sello digital generado, correspondiente a la cadena de caracteres que permite autentificar la operación realizada, tienen valor probatorio en el juicio laboral, conforme al artículo 99, fracción III, de la LISR
De esto se entiende que el CFDI es una prueba absoluta para demostrar que el patrón cumplió con su obligación fiscal, y para que su contenido tenga fuerza, dicho comprobante debe estar firmado por el trabajador.
Utilización del CFDI ante el IMSS
Los recibos de nómina se utilizan para acreditar las percepciones recibidas por el colaborador y con ello, establecer si la base salarial que sirvió para cubrir las cuotas obrero-patronales es correcta; por ende, también el pago de dichas contribuciones.
De ahí, que el artículo 15, fracciones II y IV de la LSS indique que las empresas tienen que llevar registros, tales como nóminas y listas de raya, en donde se determinen el número de días trabajados y los salarios percibidos por los subordinados; de igual forma, proporcionar al Instituto los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones a su cargo.
Validez del CFDI
Como ya se comentó, el CFDI está regulado en las materias fiscal y laboral; a pesar de ello, la legislación de seguridad social es omisa en cuanto si se puede utilizar o no.
Sin embargo, en términos del numeral 9o., segundo párrafo de la LSS, tampoco se establece cómo debe ser el formato del recibo de nómina, por lo que de forma supletoria se puede aplicar lo dispuesto en el artículo 101 de la LFT.
Es importante considerar que el CFDI lo genera el propio patrón, mediante el portal del SAT o un “PAC”, en donde indica los datos de identificación del subordinado, su salario, el periodo de pago, las percepciones que se entregan, así como los descuentos que se hacen, y posteriormente, lo signa electrónicamente utilizando su e.firma.
Hecho lo anterior, el SAT recibe la información y le integra el sello digital respectivo, completándose así el documento digital. Entendiéndose por este, el archivo “XLM” y su representación impresa en “PDF”.
Al ser elaborado el CFDI de manera unilateral por los patrones se facilita el engaño al Seguro Social. Por ejemplo: un patrón acordó con un trabajador, un pago de 28,000 pesos mensuales; no obstante, aquel decide asegurarlo ante el Instituto con un SBC de 174.44 pesos, retribución que registra en el CFDI correspondiente; además, de que señala un salario de 4,000 pesos mensuales.
Como se aprecia, la información que se pueda contener en un comprobante fiscal de esta naturaleza, no siempre va a ser cierta, por lo que, por más que este reúna los requisitos fiscales, su contenido podría no ser verídico.
Elementos indispensables
Como el CFDI puede contener información falsa o alterada, lo primero que debe considerar el patrón a efectos de utilizarlo como medio probatorio, es que contenga información real y no ficticia.
Asimismo, debe imprimirse la representación impresa (PDF) y ponerse a disposición del trabajador para que este manifieste su conformidad con su contenido y otorgue su más amplio finiquito a la empresa.
Otro punto importante, es que conforme al artículo 9o. Del reglamento de la ley del seguro social en materia de afiliación, clasificación de empresas, recaudación y fiscalización –RACERF–, el recibo de nómina debe contener:
- nombre, denominación o razón social completo del patrón, el número de su registro patronal y RFC
- nombre completo, RFC, clave única de registro de población, duración de la jornada, fecha de ingreso al trabajo y tipo de salario, de los trabajadores
- prima vacacional, aguinaldo y PTU percibida por el subordinado
- bonos entregados
- retenciones de impuestos y de las contribuciones de seguridad social
- horas extras laboradas
- descuentos realizados y sus motivos
- periodo de pago (días que comprende) y los días trabajados en él
- fecha de elaboración del recibo
- puesto del colaborador, y
- firma de conformidad
- Es importante contar con otras pruebas que se relacionen con el cfdi, como puede ser las transferencias bancarias del salario del subordinado, así como su contrato y listas de asistencia, debidamente firmados.
Conclusión
Las empresas sí pueden utilizar el CFDI de nómina ante el IMSS a efectos de acreditar el pago correcto de las cuotas obrero-patronales; no obstante, es necesario que se imprima su representación impresa y sea firmada por el colaborador, a efectos de reforzar su validez.
Finalmente, es importante que los patrones consideren que si van a emplear el comprobante fiscal digital de nómina, este contenga información verdadera, para que realmente tenga validez y asimismo evitar una multa de 20 a 210 veces la UMA, actualmente 1,689.80 a 17,742.90 pesos, por no proporcionarle al Instituto, los elementos necesarios para determinar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones o hacerlo con documentación alterada o falsa (arts. 304-A, fracc. IX y 304-B, fracc. III, LSS).
