Políticas para el manejo de incapacidades

Controlar estos documentos, le permite al patrón evitar omisiones en la determinación de su prima de riesgo de trabajo y el exceso de pago de cuotas obrero-patronales
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Todas las personas están expuestas a sufrir algún percance derivado de sus actividades laborales o por un agente externo, razón por la cual los patrones deben conocer los tipos de incapacidades que el IMSS puede expedir a sus colaboradores, para darles el tratamiento correcto.

Asimismo, es importante que las empresas y los subordinados tengan una buena comunicación, para que las primeras puedan cumplir con sus obligaciones en materia de seguridad social y no sean afectados en su patrimonio.

De ahí que a continuación, se den a conocer los tipos de incidencias que pueden originar una incapacidad, el manejo que se le debe dar a este tipo de documentos y se propone una política o manual de apoyo para tal efecto.

Certificados de incapacidad

Según la Real Academia Española, incapacidad es la condición inhabilitante para desempeñar, temporal o permanentemente el puesto de trabajo o para realizar funciones propias a este, ocasionando la suspensión o la terminación de la relación laboral o funcional y justificación de la prestación correspondiente.

El artículo 478 de la LFT da una definición de incapacidad en el capítulo que trata sobre riesgos de trabajo, y la define como la pérdida de facultades o aptitudes que imposibilita parcial o totalmente a una persona para desempeñar su trabajo.

Por su parte, el numeral 137 del Reglamento de Prestaciones Médicas del IMSS (RPM) considera como incapacidad temporal para el trabajo, la pérdida de facultades o aptitudes físicas o mentales que imposibilitan parcial o totalmente al colaborador para desempeñar su actividad laboral habitual por algún tiempo.

El certificado de incapacidad temporal es el documento médico legal, expedido en los formatos oficiales por el médico tratante o el estomatólogo del Instituto al asegurado, para hacer constar la inhabilidad temporal para el trabajo con el fin de justificar su ausencia en el centro de labores durante los días que se requieran para su recuperación (art. 138, RPM).

Cómo se expiden

El médico tratante o estomatólogo del Seguro Social, son quienes pueden extender los certificados de incapacidad e indicar los días en los que el trabajador no puede laborar.

Para ello, le tiene que solicitar al derechohabiente que se identifique, situación que debe hacer constar en la incapacidad (art. 139, Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación,

Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización —RACERF—).

Los certificados amparan días naturales y conforme al numeral 141 del RPM, pueden ser por los siguientes días, según la persona que lo emita, si es el:

  • el médico:
  • adscrito a los servicios de urgencia: de uno a tres días
  • familiar o no familiar: de uno a 28 días, o
  • el estomatólogo: de uno a siete días

Según el precepto 151 del RPM, tanto en el expediente clínico como en los certificados de incapacidad se debe hace constar:

  • diagnóstico
  • folio
  • ramo de seguro (riesgo de trabajo, enfermedad general o maternidad)
  • fecha de inicio y de expedición del certificado, y
  • días que ampara el certificado y los acumulados, en su caso
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Tratándose de incapacidades por riesgo de trabajo, tiene que mencionarse que se expiden a título de probable riesgo por un lapso de uno hasta por tres días, para la calificación del siniestro por parte del área de Salud en el Trabajo; posteriormente se califica como accidente o enfermedad profesional, según corresponda (art. 153, RPM).

Revisión de incapacidades

En la práctica los patrones pueden enfrentarse con tropiezos en estos papeles, porque en diversas ocasiones los datos del colaborador o del patrón son incorrectos; asimismo, el motivo de la incapacidad es inadecuado; es decir, en lugar de indicar enfermedad general dice riesgo de trabajo o viceversa.

Esto genera incertidumbre a los empresarios, al momento de capturar una incapacidad en el Sistema Único de Autodeterminación, pues vacilan si la registran como siniestro profesional o enfermedad general, lo cual puede impactar en la declaración anual de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo.

También, puede repercutir en el cobro del subsidio por incapacidad por parte del subordinado, porque no es lo mismo el pago por riesgo de trabajo (al 100 % del salario base de cotización —SBC— desde el primer día) que por enfermedad general (al 60 % del SBC a partir del cuarto día), esto con fundamento en los dispositivos 58, fracción I; 97 y 98 de la LSS.

Al existir inconsistencias como las señaladas, es necesario que el trabajador se acerque con el galeno tratante y con el coordinador médico de los consultorios, para que se le expida una nueva incapacidad con los datos correctos, o bien se le corrija a mano el certificado de incapacidad, acompañado del sello y firma de dicho personal.

De enmendarse el documento, es necesario que el asegurado se acerque al área de control de prestaciones de su unidad médica, para que le indiquen si le tienen que emitir un volante para cobrar su subsidio, o con el certificado que cuenta puede hacerlo.

En caso de que el interesado tenga registrada su cuenta bancaria para recibir la transferencia de su subsidio, también es necesario que pregunte si no tendrá ningún problema por el cambio de certificado.

Debe precisarse que si la incapacidad tiene el nombre incorrecto del patrón, esta situación no la nulifica, pues ahí se hace constar que el colaborador no puede laborar; sin embargo, para efectos de riesgos de trabajo, es importante que se modifique la información, y al realizar el cálculo de su siniestralidad, se contemplen los días que ampare.

Por otra parte, en ocasiones la empresas dudan si la incapacidad es fidedigna; por lo que pueden ingresar al Escritorio Virtual del IMSS, específicamente en la opción Consulta de Incapacidades, para realizar la búsqueda por Folio de incapacidades, Rango de fecha o Número de Seguridad Social (NSS), ingresando los datos que solicita el sistema.

Otra forma, es acudir a la Unidad de Medicina Familiar (UMF) y presentar una solicitud de incapacidades ante el director de la misma, mediante un escrito libre, señalando:

  • los datos de identificación del patrón: nombre, número de registro patronal y domicilio para oír y recibir notificaciones, y
  • nombre del trabajador y su número de seguridad social

Además se debe exhibir:

  • tarjeta de identificación patronal
  • identificación oficial vigente, y
  • poder notarial del representante legal, en el que se conceda la facultad para realizar trámites ante entidades públicas, respecto de actos de administración, así como para pleitos y cobranzas, a favor del patrón o sujeto obligado

  Convenio de pago indirecto y reembolso

Es menester señalar que existe la figura pago indirecto y reembolso de subsidios ante el IMSS, consistente en la subrogación del patrón en el derecho y las obligaciones que les asisten a sus trabajadores, para reclamar el pago de los subsidios por incapacidad temporal para las labores por riesgo de trabajo, enfermedad general o maternidad, en los tiempos, las condiciones y los requisitos señalados en la propia LSS.

Este lazo jurídico impone a la empresa la carga de pagar al subordinado la deuda que por ley debe subsanar el IMSS. De modo que, el patrón adquiere los derechos del asegurado de hacer el cobro del subsidio; de ahí que sea necesario el control de incapacidades.

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El Seguro Social tiene la facultad de celebrar este tipo de acuerdos conforme el artículo 63 de la LSS, que establece que el patrón puede pagar directamente al asegurado o su representante debidamente acreditado, el subsidio por incapacidad a efectos de facilitar el entero respectivo a los asegurados.

Para poder requerir este convenio, a criterio interno del Instituto, el patrón debe contar con el servicio de 50 o más trabajadores.

  ¿Por qué llevar un control de las incapacidades?

Tener un dominio sobre los certificados de incapacidad permite a los patrones:

  • soportar los datos relativos al número de días trabajados y el salario cubierto, en los recibos de nómina
  • acreditar los números de días devengados para el cálculo del salario base de cotización variable
  • probar la razón de la falta de pago de salarios
  • descontar los días de incapacidad por enfermedad general —que suspenden la relación de trabajo— amparados por los certificados respectivos para la generación de prestaciones como PTU, vacaciones, prima vacacional y aguinaldo (art. 42, fracc. II, LFT)
  • acreditar el porqué no se cubrieron de forma completa las cuotas obrero-patronales; y por tanto, poder realizar la aclaración respectiva, o promover el medio de defensa pertinente.

Esto debido a que durante el lapso de incapacidad del asegurado, solo se cubren las cuotas relativas al Ramo de Retiro del Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, y las aportaciones de vivienda, (arts. 31, fracc. IV, LSS y 35, fracc. III, Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit).

Por otra parte, conforme a lo establecido en los numerales 39 de la LSS, 29 de la Ley del Infonavit y 113 del RACERF, los patrones con cinco o más trabajadores deben determinar sus cargas fiscales mediante el programa informático autorizado, denominado Sistema Único de Autodeterminación (SUA), y su utilización es optativa para aquellos que no cuenten con ese número de subordinados.

Para que dicho sistema funcione tiene que ser alimentado con información fidedigna; por ende, se deben capturar los datos de los certificados de incapacidad otorgados a los afiliados.

En ese sentido, se recomienda a las organizaciones, que precisen  en el Reglamento Interior de Trabajo —RIT— (debidamente depositado ante la Junta de Conciliación y Arbitraje competente para tener validez jurídica), la obligación de los colaboradores de entregar los certificados de incapacidades médicas, en un término no mayor de tres días después de su expedición, en los plazos establecidos en la “Política sobre incapacidades médicas del IMSS” (art. 425, LFT)

  • justificar las faltas de los trabajadores, y por ende, no despedirlos por más de tres ausencias en un periodo de 30 días
  • evidenciar el porqué de la entrega de una ayuda por subsidio
  • probar la contratación de un trabajador de forma temporal (tiempo determinado) para sustituir al subordinado incapacitado
  • evitar cometer el error de presentar un aviso de baja de un trabajador incapacitado, mismo que no procederá en términos del numeral 21 de la LSS, o
  • en su caso, saber que tiene que llenar y entregar al IMSS, el formato ST-7, Aviso de Atención Médica Inicial y Calificación de Probable Riesgo de Trabajo o ST-9: Aviso de Atención Médica y Calificación de Probable Enfermedad de Trabajo

Además, el artículo 34 del RACERF prevé que los patrones deben llevar un registro pormenorizado de su siniestralidad, desde el inicio de cada uno de los casos hasta su terminación, estableciendo y operando controles de documentación e información generada, así como de la que elabore el Instituto, ya que esta última es entregada al colaborador o a sus familiares para hacerla llegar al patrón, con el fin de justificar sus ausencias al trabajo o al momento de reincorporarse al mismo.

Igualmente, señala que los patrones están obligados a recabar la documentación correspondiente del empleado o sus familiares y si estos omiten la entrega, aquellos deben obtenerla del Instituto.

Esto implica la carga empresarial de considerar para el cálculo de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo, los días subsidiados de los subordinados por incapacidad temporal, tanto iniciales, subsecuentes y de recaída, inclusive si son extrabajadores.

De ahí que se recomiende a los patrones, conservar los certificados de incapacidad por cinco años, en razón de que el artículo 297 de la LSS prevé que el Seguro Social cuenta con ese lapso para revisar la observancia de las cargas establecidas a los patrones y fijar en cantidad líquida los créditos fiscales.

Política de manejo de incapacidades

Para estructurar una política de esta naturaleza, deben contemplarse los rasgos característicos de la empresa, como son nivel adquisitivo de los trabajadores; lugar, días y horas en que se prestan los servicios; si existe o no alta rotación de los subordinados,  entre otros.

Este documento debe contemplar el tiempo de entrega de la copia del patrón sobre el certificado médico de incapacidad y la forma en que lo harán.

Además, es necesario precisar el área dentro de la empresa encargada de recibir y resguardar las incapacidades, así como el tratamiento que debe darles.

Es primordial señalar que si se van a implementar sanciones en la política, estas deben estar acorde al RIT para ser de aplicación legal.

Conforme al artículo 107 de la LFT está prohibida la imposición de multas a los trabajadores, cualquiera que sea su causa o concepto; por tanto, sería ilegal un descuento al salario y el colaborador podría alegar un despido injustificado y solicitar el pago de las partes proporcionales de vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, prima de antigüedad, la indemnización de tres meses de salario y la de los 20 días por año (arts. 48; 50; 51, fracc. IV; 76; 80 y 87, LFT).

A efectos de tener un formato, adaptable, se recomienda consultar el modelo de Política sobre incapacidades médicas del IMSS, visible en la página 07 de esta sección.

 

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Conclusión

Es menester que los patrones cuenten con una política sobre el tratamiento de las incapacidades expedidas por el Seguro Social, resguardando la copia de estas en el expediente de cada trabajador permitiéndole al patrón conocer el tipo de incapacidad emitida a sus colaboradores, y si esta impacta o no en la declaración de su prima de riesgos de trabajo.

Además, le permite a la empresa hacer el pago correcto de las cuotas obrero-patronales y evitar el pago de sanciones por omitir llevar un registro pormenorizado y actualizado de los riesgos de trabajo acaecidos a los trabajadores durante todo el ejercicio (1o. de enero al 31 de diciembre), con un importe de 20 a 350 veces la UMA, esto es de 1,689.80 a 29,571.50 pesos (arts. 304-A, fracc. XII; 304-B, fracc. IV, LSS y 34, RACERF).