Elementos esenciales del recibo de pago para efectos de seguridad social

Todo patrón al iniciar una relación laboral está obligado entre otras cargas, a registrarse ante el IMSS e inscribir a sus colaboradores al Régimen Obligatorio del Seguro Social (ROSS), así como enterar las cuotas obrero-patronales respectivas. 

A efectos de revisar si es correcto el salario base de cotización (SBC) de los trabajadores comunicado al Seguro Social y si las cuotas se pagaron adecuadamente, el Instituto tiene la facultad de requerir la información correspondiente al patrón, entre ellas los recibos de nómina. 

Los recibos de nómina se utilizan para acreditar las percepciones recibidas por los subordinados y con ello, establecer si el SBC que sirvió para cubrir las cuotas obrero-patronales es correcto. 

Por ello, es importante que el patrón conozca los elementos esenciales de tales documentos. El artículo 15, fracciones II y IV de la LSS prevé que las empresas tienen que llevar registros, tales como nóminas y listas de raya, en donde se determinen el número de días trabajados y los salarios percibidos por los trabajadores; de igual forma, proporcionar al Instituto los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones a su cargo. 

Estas cargas se cumplen mediante la expedición de los CFDI, los cuales según el numeral 99, fracción III de la LISR se expiden y entregan como comprobante de pago a los trabajadores.

Según los artículos 132, fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV de la LFT, tales documentos sirven para:

• exhibir en juicio (laboral o de conflicto de seguridad social) el comprobante de pago de la participación de utilidades, de vacaciones, aguinaldo, prima vacacional y de los pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social, y
• dar una constancia escrita:
• del número de días laborados y del salario percibido, y
• relativa a los servicios, cuando el trabajador se separe de la empresa o así lo solicite

 Conforme al dispositivo 9o. del Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF–, el recibo de nómina debe contener:

•  nombre, denominación o razón social completo del patrón, el número de su registro patronal y RFC

• nombre completo, RFC, Clave Única de Registro de Población, duración de la jornada, fecha de ingreso al trabajo y tipo de salario del trabajador

• prima vacacional, aguinaldo y PTU percibida por el subordinado

• bonos entregados

• retenciones de impuestos y de las contribuciones de seguridad social

• horas extras laboradas

• descuentos realizados y sus motivos

• fecha de elaboración del recibo

• puesto del colaborador

• firma de conformidad, y

• periodo de pago (días que comprende) y los días laborados en él

De ahí que si el recibo de nómina o CFDI contiene esta información, el patrón contará con los elementos indispensables en materia de seguridad social para comprobar la determinación de las cuotas obrero-patronales.

 El numeral 101 de la LFT precisa que los recibos se le deben entregar al trabajador en forma impresa o por cualquier otro medio, y tratándose de comprobantes impresos estos deben contener firma autógrafa del subordinado para su validez, y los recibos contenidos en el CFDI sustituyen a los recibos impresos. Además, el contenido de estos hace prueba si se verifica en el portal de Internet del SAT.

 Por ende, se sugiere a los patrones que utilicen el CFDI de nómina a efectos de acreditar el pago correcto de sus contribuciones, impriman su representación impresa y sea firmada por el colaborador para reforzar su validez.

 Asimismo, es indispensable contar con otras pruebas relacionadas con el mismo, como puede ser las transferencias bancarias del salario del colaborador, además de su contrato laboral y las listas de asistencia, debidamente firmados.