Los patrones al contratar personal adquieren diversas obligaciones en seguridad social, de carácter fiscal y laboral, y en el caso de no cumplirlas, pueden hacerse acreedores a créditos fiscales por concepto de capitales constitutivos, cuotas obrero-patronales, diferencias, aportaciones y amortizaciones, de vivienda, actualizaciones y recargos, e incluso multas (arts. 297, LSS y 30, fracc. I, Ley del Infonavit).
Para acreditar que cumplieron con las cargas en esas materias, es importante que los empleadores generen y conserven los documentos idóneos y así evitar afectar su patrimonio; de ahí que a continuación, se desarrollen cuáles son los papeles que sirven para demostrar el acatamiento de las exigencias legales y el valor probatorio de aquellos.
Obligaciones patronales y documentos a guardar
Un trabajador es la persona física que presta a otra, física o moral, un trabajo personal subordinado y percibe a cambio un salario; mientras que quien utiliza los servicios de uno o varios subordinados se le denomina patrón (arts. 5o.-A, fracc. V, LSS; 8o. y 10, LFT).
Este último, al adquirir tal carácter tiene ciertas responsabilidades, entre las que destacan las siguientes:
Deber patronal
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Descripción
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Documento a preservar
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Inscribirse y autoclasificarse en el IMSS
(Arts. 15, fracc. I y 73, LSS; 12, fracc. I; 18 y 45, Reglamento de la LSS en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización —RACERF—)
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Cuando una persona física o moral, recibe de una o más personas físicas, un servicio personal y subordinado, tiene que registrarse ante el Seguro Social como patrón.
Para ello, debe autoclasificarse a efectos de la determinación y el pago de las cuotas relativas al Seguro de Riesgos de Trabajo —SRT—.
Por ende, tiene que identificar la actividad que desarrollará en el catálogo de actividades contemplado en el numeral 196 del RACERF, con ello conocerá el grupo, la fracción y la clase que le corresponde
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Presentación de movimientos afiliatorios (altas y bajas)
(Arts. 15, fracc. I; 29; 30 y 34, LSS; 45 y 57, RACERF; 784 y 804, LFT)
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Inscribir a los empleados en el Seguro Social al iniciar el vínculo laboral
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Asimismo deben informar sobre las bajas de los subordinados, cuando se termina la relación de trabajo que los une, ya sea por renuncia; despido injustificado o justificado; muerte o porque el Seguro Social emite un dictamen de incapacidad permanente total, o uno de invalidez
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Calcular el Salario Base de Cotización —SBC— y comunicar sus modificaciones
(Arts. 27, primer párrafo; 28; 30 y 34 de la LSS; y 53, del RACERF; 784 y 804 de la LFT)
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El SBC se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, alimentación, habitación, primas, percepciones, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por sus servicios.
Los topes de cotización, son los siguientes:
Si durante el transcurso de la relación laboral se incrementa el salario del colaborador o este percibe ingresos de naturaleza variable (bonos de productividad, comisiones, horas extra, etc.) el empleador debe calcular y comunicar al Seguro Social el SBC correspondiente
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Determinar, retener y enterar las cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones de vivienda
(Arts. 15, fracc. III; 27 y 39, LSS; 29, fracc. II, Ley del Infonavit)
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El empleador debe determinar y pagar las cuotas respectivas, así como las aportaciones realizadas al Infonavit del 5 % sobre los salarios base de aportación —SBA— de los colaboradores, y en su caso, el descuento a efectuar al salario de aquellos será el que notifique el Infonavit a través del Aviso de Retención de Descuentos o las cédulas de emisión bimestral (EBA), descargada en IMSS Desde su Empresa (IDSE) o Buzón IMSS
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Determinar y presentar la declaración anual del SRT
(Arts. 73 y 74, LSS; 32 y 34, RACERF)
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Los patrones deben calcular la siniestralidad de su empresa, con base en los casos de riesgos de trabajo terminados (accidentes y enfermedades) durante el mismo periodo de revisión comprendido del 1o. de enero al 31 de diciembre del año de que se trate; con excepción de los accidentes que ocurrieron a sus trabajadores al trasladarse de sus domicilios al centro de labores o viceversa, conocidos como en trayecto
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Dictaminar el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad social
(Arts. 16, LSS; 2o., fracc. VIII y 152, RACERF; 2o., fracc. VII; 55; 59 y 65, Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit —Ripaedi—)
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El dictamen es un documento elaborado por un contador público autorizado —CPA— que consigna su opinión sobre el cumplimiento de las exigencias patronales en materia de seguridad social.
Para efectos del IMSS, los patrones que cuenten con un promedio anual de 300 o más subordinados en el ejercicio fiscal inmediato anterior, están obligados a dictaminarse por CPA, y quienes no se encuentren en este supuesto pueden optar por dictaminarse.
En tanto que para el Infonavit, la dictaminación es voluntaria
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Registros en donde consten el (arts. 15, fracc. II, LSS; 29, fracc. VII, Ley del Infonavit; 784 y 804, LFT)
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El patrón tiene la obligación de conservar los contratos laborales, listas de asistencia y de raya, |
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Avisar sobre el inicio, suspensión y terminación de obras —Sector de la construcción—
(arts. 15, fracc. VI de la LSS; 5o. y 8o., Reglamento del Seguro Social Obligatorio para los Trabajadores de la Construcción por Obra o Tiempo Determinado)
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Los patrones de la construcción además de cumplir con las obligaciones señaladas, tienen que utilizar el Servicio Integral de Registro de Obras de Construcción —SIROC— para comunicar al Seguro Social las incidencias de la obra, tales como: inicio, suspensión, reanudación, actualizaciones, cancelación, terminación y reportes bimestrales
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Notas:
1. Tales acuses deben ir acompañados de los Avisos de inscripción del trabajador (AFIL-02) o Avisos de baja del trabajador (AFIL-04)
2.Los contratos individuales deben cumplir con lo dispuesto en el numeral 25 de la LFT, en tanto que los CCT, tienen que estar depositados ante la autoridad laboral competente (Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral —Cefecorel—, o las Juntas de Conciliación y Arbitraje —JCA—, en los estados en los que aún no inicia la nueva justicia laboral)
3. A pesar de que no es obligatorio su ratificación, si el convenio se ratifica ante la autoridad laboral, esta le da validez y mayor seguridad a las partes
4. Reporte de días cotizados y trabajadores promedio expuestos al riesgo; Reporte de RT; Carátula de la determinación; Relación de casos de RT; e Incapacidades de RT
5. En febrero de cada año, el IMSS apertura un aplicativo para la generación del archivo .SRT en donde se "suben" los datos del empleador y la plantilla para la relación de casos de RT (Excel)
6. Certificados de incapacidad temporal para el trabajo; formatos: ST-2, Dictamen de Alta por Riesgo de Trabajo; ST-3, Dictamen de Incapacidad Permanente o de Defunción por Riesgo de Trabajo; ST-7, Aviso de Atención Médica y Calificación de Probable Accidente de Trabajo; ST-8, Dictamen de probable recaída por riesgo de trabajo, y ST-9, Aviso de atención médica y calificación de probable enfermedad de trabajo
7. Esta facilidad administrativa concede a los patrones con menos de 10 subordinados, presentar la declaración anual correspondiente o cubrir sus cuotas del SRT con la prima media tocante (art. 72, último párrafo, LSS)
8. Las empresas están constreñidas a llevar un control de los riesgos de trabajo y dar seguimiento a los mismos, por lo que, si los siniestrados no le proporcionan la información, deben solicitarla al IMSS por escrito al área de Salud en el Trabajo de las Unidades de Medicina Familiar respectivas (art. 34, último párrafo, RACERF)
Tiempo de conservación
El precepto 15, fracción II de la LSS prevé que los registros de nóminas y lista de raya deben conservarse durante los cinco años siguientes al de su fecha de emisión.
Los demás documentos es recomendable conservarlos por el mismo lapso, a partir del día, según corresponda, del cumplimiento o nacimiento de la obligación que se pretenda acreditar con ellos. No obstante, respecto de los documentos de los pagos, es necesario atender lo siguiente:
- las contribuciones de seguridad social se cubren mensualmente cuando se trata de los Seguros de Riesgos de Trabajo; Enfermedades y Maternidad; Invalidez y Vida, y Guarderías y Prestaciones Sociales, y bimestralmente las relativas al Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, y aportaciones de vivienda y amortizaciones de créditos del Infonavit.
En ambos casos debe ser a más tardar el día 17 del mes o bimestre de que se trate, pero cuando el último día de pago oportuno sea viernes o inhábil, se prorroga el plazo hasta el día hábil siguiente (arts. 39, LSS; vigésimo séptimo transitorio del decreto por el que se expidió la LSS de 1997; 3o., último párrafo, RACERF; 23, Ripaedi; 12, CFF y sexto transitorio del Decreto de reforma de la Ley del Infonavit de 1997)
- los Institutos en su carácter de organismos fiscales, pueden determinar créditos fiscales por concepto de contribuciones de seguridad social y cuentan con un lapso de cinco años para fijarlos en cantidad líquida y notificarlos al empresario —caducidad— (arts. 297, LSS; 30, fracc. I, Ley del Infonavit y 67, CFF).
Una vez que las autoridades competentes comuniquen al empleador los conceptos y montos que adeuda, estos deben saldarse dentro del lapso de 15 días hábiles siguientes a la fecha en que surta efectos su notificación (arts. 127, RACERF y 144, CFF).
No obstante, también pueden combatirlos a través del:
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- recurso de inconformidad, ante el Consejo Consultivo Delegacional competente (IMSS) o la Comisión de Inconformidades del Infonavit, según la autoridad de que se trate, en un tiempo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de la notificación correspondiente (arts. 294, LSS; y 9o, Reglamento del Recurso de Inconformidad; 54, Ley del Infonavit; 9o. y 11, Reglamento de la Comisión de Inconformidades del Infonavit), o
- juicio contencioso administrativo —nulidad— ante el TFJA. Si el monto del crédito fiscal no excede de 15 veces la UMA vigente elevada al año (actualmente 490,669.50 pesos) se debe tramitar por la vía sumaria, y si es superior por la ordinaria; en ambos casos, el término para interponerlo es dentro de los 30 días hábiles siguientes a aquel en que surta efectos la notificación respectiva (arts. 295, LSS; 54, Ley del Infonavit y 13, fracc. I y 58-2, Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo), y
- de no pagarse el adeudo o de no haberse impugnado, se considera que el crédito queda firme, y por lo tanto es exigible mediante el Procedimiento Administrativo de Ejecución —PAE—; este cobro coactivo concluye a los cinco años de la fecha de su exigibilidad y se rige en cuanto a su consumación e interrupción por las disposiciones del CFF — prescripción— (arts. 297 y 298, LSS; 30, fracc. I, Ley del Infonavit; y 146, CFF)
Como se puede observar, si bien los documentos se pueden preservar hasta por cinco años, las empresas deben considerar que dicho lapso se puede extender por la caducidad y prescripción, por lo cual los empleadores tendrán que guardar por más tiempo los mismos.
A efectos de una mayor comprensión de lo mencionado, se muestra la siguiente línea del tiempo de un patrón que omite el pago de las cuotas obrero patronales, aportaciones y amortizaciones de vivienda del primer bimestre de 2021.
Supuesto
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Término para llevar a cabo la acción
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Fecha de pago de contribuciones de seguridad social del 1er. bimestre (enero-febrero)
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17 de marzo de 2021
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Autoridades deben determinar, fijar y notificar el crédito fiscal (caducidad)
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18 de marzo de 2021 al 18 de marzo de 2026
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Ambos organismos notifican los créditos fiscales al patrón
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24 de junio de 2024
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Lapso para pagar o impugnar los créditos fiscales
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25 de junio de 2024 al 15 de julio de 2024
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El patrón sigue omiso y no interpone medio de defensa, los créditos fiscales quedan firmes y se pueden cobrar a través del PAE (prescripción)
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6 de agosto de 2024 al 6 de agosto de 2029
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Ni el IMSS ni el Infonavit pueden exigir el pago de los créditos por medio del embargo
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Del 7 de agosto de 2029 en adelante
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Valor probatorio de documentales
Una de las pruebas imprescindibles como medio verificador en el derecho en materia de seguridad social es la prueba documental; esta de conformidad con el Diccionario Prehispánico del Español Jurídico —DPEJ— es el medio probatorio consistente en un escrito o soporte en que consten datos fidedignos o susceptibles de ser utilizados para demostrar y hacer patente la verdad o falsedad de algo que se alega en una causa.
Han existido diversidad de clasificaciones en relación con las documentales, pero las más importantes a resaltar, son las públicas y las privadas, las cuales según los numerales 795 y 796 de la LFT, y 129 y 133 del Código Federal de Procedimiento Civiles (CFPC) son:
- públicas, aquellas cuya formación está encomendada por la ley, dentro de los límites de la competencia de un funcionario público revestido de fe pública (notario o corredor público), y los expedidos por servidores públicos en el ejercicio de sus facultades.
- privadas, son las que no reúnen las condiciones anteriores; es decir, son celebradas entre particulares, como los contratos laborales, los recibos de nómina, las listas de asistencia, etc.
No obstante, el numeral 130 del CFPC prevé que los documentos públicos hacen fe en un juicio; es decir, su contenido se presume como cierto. Esto se confirma con los criterios de rubro:
- PRUEBA DOCUMENTAL PÚBLICA VÍA INFORME. LA RENDIDA POR EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL RESPECTO A LA ALTA Y BAJA DE UN TRABAJADOR, NO REQUIERE PARA SU DESAHOGO QUE EL OFERENTE PROPORCIONE EL NÚMERO DE AFILIACIÓN DEL DERECHOHABIENTE, SINO QUE BASTA CON EXPRESAR CUALQUIER DATO QUE PERMITA OBTENER LA INFORMACIÓN RELATIVA, localizable en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Décima Época, Libro XVI, Tomo 3, p. 2121, Materia Laboral, Tesis XXVI.5º.(V Región) 3 L (10ª.), Tesis Aislada, Registro 2’002,610, de enero 2013
- SEGURO SOCIAL. LA HOJA DE CERTIFICACIÓN DE DERECHOS TIENE PLENO VALOR PROBATORIO, AUNQUE NO HAYA SIDO RATIFICADA ANTE LA AUTORIDAD LABORAL POR LA PERSONA QUE LA EXPIDIÓ, observable en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Tomo XXIII, p. 1726, Materia Laboral, Tesis IV.3º.T. J/59, Jurisprudencia, Registro 175,764, de febrero 2006
- PRUEBAS DOCUMENTAL PÚBLICA Y DE INSPECCIÓN OCULAR.- SU VALOR Y ALCANCE PROBATORIO, visible en la Revista del Tribunal Fiscal de la Federación, Quinta Época, Año IV, Núm. 41, p. 7, V-P-SS-440, Tesis aislada, de mayo 2004, y
- DOCUMENTOS PÚBLICOS. LOS INFORMES QUE RINDAN LAS DIVERSAS DEPENDENCIAS DEL SEGURO SOCIAL TIENEN VALOR PROBATORIO PLENO SI SE ANEXAN A ELLOS OTROS DOCUMENTOS, A TRAVÉS DE LOS CUALES SE ACREDITE LA VERDAD DE SU CONTENIDO, ubicable en la Revista del Tribunal Fiscal de la Federación, Tercera Época, Año I, Núm. 10, p. 10, III-TASS-483, Tesis aislada, de octubre 1988
Por lo que hace a los documentos privados, para su perfeccionamiento se requiere del ofrecimiento de otro medio de convicción, porque se trata de pruebas imperfectas que llegan a juicio sin que la ley les reconozca que por sí mismas demuestran su autenticidad; por lo tanto, para que adquieran el rango de prueba plena requieren ser reconocidos por su suscriptor o suscriptores, bien en forma expresa o tácita, o se necesite de otras pruebas para su perfeccionamiento, tales como periciales en grafoscopía, caligrafía, el reconocimiento de firmas y todas aquellas tendientes a demostrar su veracidad.
Sobre el tema podemos citar las siguientes tesis:
- INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. CUENTAS INDIVIDUALES. SON DOCUMENTALES PRIVADAS Y NO PÚBLICAS, presentada en la Revista del Tribunal Fiscal de la Federación, Quinta Época, Año V, Núm. 57, p. 225, V-TASR-XIII-1852, Tesis Aislada, de septiembre de 2005. Este criterio prevé que las impresiones de cuentas individuales ofrecidas en juicio por el Seguro Social, para demostrar la relación laboral de supuestos trabajadores con determinada empresa como patrón, tiene el carácter de documental privada, pues son documentos que no reúnen las condiciones previstas por el artículo 129 del CFPC; en consecuencia, el Instituto se encuentra obligado a probar la veracidad del contenido de las mismas mediante la adminiculación de otras probanzas, y
- DOCUMENTAL PRIVADA. LA IMPRESIÓN DE CONSULTA DE CUENTA INDIVIDUAL EMITIDA POR EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL NO ES UN DOCUMENTO PÚBLICO, POR LO QUE DEBE SER VALORADA COMO TAL, manifiesta en la Revista del Tribunal Fiscal de la Federación, Quinta Época, Año V, Núm. 50, p. 196, V-TASR-XIII-1477, Tesis aislada, de febrero de 2005. El Tribunal señaló que la consulta de la cuenta individual, exhibida por el Instituto en el juicio de nulidad para acreditar que un subordinado sigue prestando sus servicios al empleador, tiene la calidad de documental privada por lo que dicha documental no goza de pleno valor probatorio
De lo anterior, se concluye, que en un juicio contencioso administrativo o laboral, se podrán ofrecer las documentales privadas o públicas, pero para que las primeras tengan una fuerza probatoria, se tendrán que perfeccionar con otras.
DOCUMENTOS DIGITALES
Según el DPEJ estos son todo contenido almacenado en formato electrónico, en particular, texto o registro sonoro, visual o audiovisual.
El dispositivo 210-A del CFPC señala que se reconoce como prueba la información generada o comunicada que conste en medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología.
Para valorar su fuerza probatoria, se estimará primordialmente la fiabilidad del método en que hubiese sido generada, comunicada, recibida o archivada y, en su caso, si es posible atribuir a las personas obligadas el contenido de la información relativa y ser accesible para su ulterior consulta.
Cuando la ley requiere que un documento sea conservado y presentado en su forma original, ese requisito queda satisfecho si se acredita que la información generada, comunicada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, se ha mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y esta puede ser accesible para su ulterior consulta.
Al respecto, los artículos 15, último párrafo y 39-A de la LSS prevén que la información sobre movimientos afiliatorios, determinación de cuotas obrero-patronales se debe proporcionar al Instituto en documento impreso, o en medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto ópticos o de cualquier otra naturaleza, conforme a las disposiciones de la LSS y sus reglamentos.
Consecuentemente, toda aquella información que se genere por tecnología informática como los movimientos afiliatorios y los acuses de recibo respectivos creados mediante el portal del IDSE, debe presentarse en juicio, en archivo electrónico y exhibir su representación impresa; esto es así porque son documentos emitidos por la propia autoridad (documentales públicas), y en su caso, solo se deberá demostrar la originalidad del serial del certificado, de la cadena original, la secuencia notarial, el número de serie o del sello digital, según se trate.
Lo mismo ocurre con los CFDI, los cuales sirven para acreditar las percepciones recibidas por el colaborador y con ello, establecer si la base salarial que sirvió para cubrir las cuotas obrero-patronales, así como las aportaciones y amortizaciones son correctas, y por ende, se pueden aprovechar para demostrar que el pago de las contribuciones se efectuó, cabalmente. Esto se confirma con la jurisprudencia de rubro: RECIBOS DE NÓMINA CON SELLO DIGITAL Y CADENA DE CARACTERES GENERADA POR EL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA (SAT). SON APTOS PARA DEMOSTRAR EL MONTO Y EL PAGO DE LOS SALARIOS A LOS TRABAJADORES, visible en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Décima Época, Libro 78, Tomo I, p. 584, Materia Laboral, Tesis 2a./J. 30/2020 (10a.), Jurisprudencia, Registro 2´022,081, de septiembre de 2020.
Si bien las documentales electrónicas pueden ser idóneas para demostrar el cabal acatamiento de las cargas patronales, será menester, que la fiabilidad hubiese sido generada, comunicada, recibida o archivada y, en su caso, el contenido de la información debe ser atribuible a las personas obligadas y ser accesible para su posterior consulta; de lo contrario tienen que perfeccionarse a través de pruebas técnicas o científicas. Además, será indispensable correr traslado de estas a las partes.
Lo anterior se confirma con las siguientes tesis:
- PRUEBA DOCUMENTAL ELECTRÓNICA. PARA SU ADMISIÓN SE REQUIERE COPIA EN MEDIOS INFORMÁTICOS PARA CORRER TRASLADO A LAS PARTES, ubicable en la Revista del Tribunal Fiscal de la Federación, Octava Época, Año V, Núm. 48, p. 108, VIII-P-SS-475, Tesis aislada, de noviembre de 2020, y
- MEDIOS ELECTRÓNICOS. LA DOCUMENTAL NO CONSTITUYE PRUEBA IDÓNEA PARA DEMOSTRAR SU USO DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO 210-A DEL CÓDIGO FEDERAL DE PROCEDIMIENTOS CIVILES, localizable en la Revista del Tribunal Fiscal de la Federación, Octava Época, Año II, Núm. 9, p. 86, VIII-P-SS-82, Tesis aislada, de abril de 2017
Conclusión
Es importante para los patrones contar con todo tipo de documentación que demuestre el cumplimiento de sus obligaciones laborales y en materia de seguridad social, a fin de evitar el fincamiento de créditos fiscales.
Asimismo, las documentales servirán para advertir si los requerimientos del IMSS e Infonavit son procedentes o no, y en su caso, contar con los medios necesarios para aportarlos en un juicio contencioso administrativo o en un recurso de inconformidad, y poder defenderse.
