Presentación del dictamen ante el IMSS

De conformidad con el Diccionario de la Real Academia Española, el dictamen es la opinión y juicio que se forma o emite sobre algo.

Por su parte, la Enciclopedia jurídica lo define como la expresión de una opinión sobre una cuestión determinada, emitida por una institución comunitaria y a instancia de tercero.

En materia de seguridad social, según el numeral 2o., fracción VIII del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) es un documento elaborado por un contador público autorizado (CPA) para dictaminar por el IMSS, en donde se consigna su opinión sobre el cumplimiento de las obligaciones del patrón ante el Instituto.

Es decir, el dictamen es el documento a través del cual el CPA emite su opinión o juicio respecto de la observancia de los deberes a que está constreñido el empresario, como lo es la determinación y el entero de las cuotas obrero-patronales.

Por la importancia que tiene para los empleadores conocer en qué momento están obligados a presentarlo, cuáles son los requisitos para tal efecto, el lapso con el que cuentan para realizarlo, los medios de exhibición, qué pasa por la omisión y el mecanismo a seguir ante el Seguro Social, IDC, Asesor Fiscal, Jurídico y Laboral, se acercó con el maestro Juvenal Octaviano Villaverde Crisantos quien es Socio en Risk Consulting International, SC quien amablemente compartió su opinión respecto de la presentación del dictamen ante el IMSS.

¿Quiénes están obligados a dictaminarse y cuál es el marco jurídico de este trámite?

Esta carga se establece en el artículo 16 de la LSS y en el Título Sexto denominado “Del Dictamen y Corrección de las Obligaciones Patronales” del RACERF.

Asimismo, es aplicable el acuerdo ACDO.SA2.HCT.280617/149.P.DIR dictado por el Consejo Técnico del Seguro Social en la sesión ordinaria celebrada el 28 de junio de 2017, publicado en el DOF el jueves 13 de julio de 2017; así como el manual del usuario versión 6.0. por el cual se actualizan los formatos para la formulación del dictamen por CPA y se aprueban las reglas del Sistema de Dictamen Electrónico del IMSS (SIDEIMSS).

De esta normativa, se entiende que los patrones con un promedio anual de 300 trabajadores o más en el ejercicio fiscal inmediato anterior, en este caso durante el 2020, son los obligados a dictaminarse.

No obstante, quienes no se encuentren en el supuesto anterior, podrán optar por dictaminar sus obligaciones de seguridad social voluntariamente.

Aquellas empresas que se beneficiaron del “outsourcing” en el 2020 y que por ende, no tuvieron ningún colaborador, ¿pueden dictaminarse voluntariamente?

Toda vez que los beneficiarios de estos servicios no tuvieron trabajadores, materialmente no existe nada qué revisar, por lo que no pueden dictaminarse, ni siquiera voluntariamente.

Cabe resaltar, que si no existen movimientos afiliatorios en un registro patronal por más de seis meses, este se suspende, de ahí que no tengan que cumplir con la LSS ni sus reglamentos (art. 32, fracc. VII, RACERF).

En su opinión, ¿cuándo debió presentarse el aviso de dictamen y qué pasa si aquel no se exhibió en tiempo y forma?

Las compañías debieron presentar, dentro de los cuatro meses siguientes a la terminación del ejercicio fiscal inmediato anterior, el aviso de dictamen. Esto es, durante enero, febrero, marzo y abril; quienes tienen el deber de dictaminarse o desean hacerlo voluntariamente, tuvieron que exhibir su aviso de dictamen a través del SIDEIMSS a más tardar el 3 de mayo de 2021 (arts. 3o., último párrafo y 156, RACERF).

Las empresas que no cumplieron con lo anterior, no podrán enviar su dictamen, lo que implica una infracción que se sanciona con multa equivalente al importe de 20 a 350 veces el valor de la UMA, actualmente de 1,792.40 a 31,367.00 pesos (arts. 304-A, fracc. XX, 304-B, fracc. IV, LSS).

De haber presentado correctamente el aviso de dictamen, ¿hasta qué fecha tienen los patrones para exhibir la dictaminación al Seguro Social?

De conformidad con el precepto 161 del RACERF, el próximo 30 de septiembre de 2021 vence el plazo para presentar el dictamen sobre el cumplimiento de las obligaciones ante el Seguro Social del ejercicio 2020, a través del SIDEIMSS.

No obstante, es recomendable que tanto los CPA y los patrones, traten de cumplir con este deber lo antes posible, con el fin de evitar cualquier contingencia con el sistema. Por ejemplo, que sea demasiado lento por la sobrecarga de usuarios.

Desde su punto de vista, ¿qué documentación tiene que revisar el CPA?

El profesionista debe revisar toda la información inherente a las relaciones laborales, que generan las obligaciones en materia de seguridad social. Asimismo, tienen que analizar los papeles que acrediten dichos deberes.

Entre la documentación e información más relevante a verificar, se cuentan los siguientes:

• contratos colectivos e individuales de trabajo, así como los expedientes de los subordinados
• controles internos y registros contables, sobre el número de días laborados y los salarios percibidos por los empleados
• avisos afiliatorios de reingresos, movimientos salariales y bajas presentados en el portal IMSS Desde su Empresa (IDSE)
• determinación del salario base de cotización (SBC) de conformidad con lo establecido en el artículo 27 de la LSS
• retención y entero de las cuotas obrero-patronales; así como la conciliación del total de las remuneraciones de los trabajadores (integrantes y no integrantes) a fin de advertir que los registros contables sea correctos y no existan diferencias
• clasificación de la empresa para efectos de la determinación y pago de la prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo (SRT).

Este es uno de los aspectos más relevantes para el sector empresarial, pues este seguro corre a cargo al 100 % del empleador y es una de las ramas más caras del Régimen Obligatorio del Seguro Social, y va en función al SBC reportado al IMSS, a la clase elegida en el RACERF y los siniestros padecidos por la plantilla laboral, e

• información:
  • correspondiente a los servicios de personal contratados por el patrón o sujeto obligado dictaminado, en su carácter de prestador de los servicios, así como en su papel de beneficiario de los mismos (subcontratación).
    Este dictamen por el ejercicio 2020, no incluye la reforma a la LSS del 23 de abril del presente año; por ende, el empleador habrá de apegarse a lo establecido en el numeral 15-A de la LSS antes de la reforma
  • registrada en la balanza de comprobación, y
  • tocante a las obras de construcción en las que, en su caso, participó el patrón o sujeto obligado dictaminado y de la subcontratación de fases de obras de construcción que en su caso hubiese celebrado —para el supuesto de que se trate de un empresario de la industria de la construcción o que hubiese realizado de manera esporádica actividades de esta índole—.
    Aquí se deben revisar los movimientos afiliatorios realizados en el IDSE, así como los datos proporcionados a través del Servicio Integral de Registro de Obras de Construcción —SIROC—, tales como: fecha de inicio de las labores, el tipo de obra, su ubicación, las edificaciones a gestionar, los datos de los asegurados que participan en la obra y todo lo referente a la construcción

¿A través de que medio se da cumplimiento de esta diligencia y qué es lo que contempla?

Los patrones podrán acatar esta exigencia a través de la herramienta SIDEIMSS, la cual se encuentra en IMSS Digital, en específico en el link: http://www.imss.gob.mx/sideimss/bienvenida.

Cabe resaltar que esta herramienta es relativamente nueva, pues su utilización forzosa se dio desde el 2018.

El 13 de julio de 2017, el IMSS publicó en el DOF el acuerdo ACDO.SA2.HCT.280617/149.P.DIR emitido por su Consejo Técnico, con el propósito de disminuir tiempos y simplificar el proceso de la dictaminación. Ello porque anteriormente se entregaba presencialmente en las subdelegaciones de dicho organismo.

Dentro del sistema podemos encontrar los siguientes apartados.

• información patronal y atestiguamientos.Se integran por:
  • remuneraciones y prestaciones otorgadas a los empleados
  • pagos a personas físicas
  • cuotas pagadas al Instituto
  • prestación de servicios de personal (proporcionado)
  • subcontratación de personal (subcontratado)
  • clasificación de empresas: procesos de trabajo; bienes y materias primas; maquinaria y equipo
  • utilizado; equipo de transporte; personal y actividades complementarias
  • obras de construcción: patrón y personal de la construcción, así como subcontratación de obra, y
  • balanza de comprobación, y
• cédulas de dictamen. Se puede verificar lo siguiente:
  • detalle de remuneraciones y prestaciones
  • importes de las diferencias por dictamen, y
  • constancia de la presentación de los avisos afiliatorios y pagos resultantes del dictamen

A su criterio, ¿cuáles son las problemáticas con las que cada año se enfrentan los CPA y los patrones al querer presentar su dictamen?

En mi consideración, una de las problemáticas más frecuentes es la utilización del SIDEIMSS. Por ejemplo:

• que no se encuentre vigente la e.firma (también conocida como Firma Electrónica Avanzada o FIEL) del representante legal y del CPA, pues al ser el trámite por medios electrónicos es indispensable su uso, y
• la falta de actualizaciones en el equipo de cómputo, porque para su empleo es necesario tener instalado el sistema operativo Windows 7, contar con Internet Explorer versión 11, Firefox 34.0.5 o superior, tener la versión más reciente de Java, así como la de Acrobat Reader y una conexión a Internet estable

Si los empresarios cumplieron correctamente con sus cargas ante el Instituto; en su experiencia, ¿qué tipo de dictámenes emitirá el CPA?

Es importante precisar que en este supuesto, se pronunciarán dictámenes de opinión:

• sin salvedades. Se expide cuando el empleador por alguna situación tuvo observaciones respecto del acatamiento de sus cargas y se estableció por parte del auditor alguna diferencia, y
• limpia. Se emite cuando, una empresa cumplió en tiempo y forma con todas sus obligaciones patronales por el ejercicio dictaminado

Una vez que el CPA detecta errores ¿qué procede y qué pasa si el empleador no se quiere regularizar?

De los errores detectados por el auditor con mayor frecuencia, es que no se integró correctamente el SBC de los asegurados, o bien no se inscribieron al Régimen Obligatorio del Seguro Social, a pesar de ser trabajadores (sobre todo en “prestadores de servicios” que realmente son colaboradores). Por ello, el CPA debe determinar las cuotas obrero-patronales, en su caso las diferencias, las actualizaciones y los recargos, a pagar.

Si el patrón no acata los ajustes necesarios, por no estar de acuerdo, el CPA se ve en la necesidad de emitir un dictamen con abstención de opinión, o con opinión negativa, según aplique.

A escasas semanas de vencer la obligación, ¿en qué casos se puede cambiar de CPA ante el IMSS y cómo se llevaría esto a cabo? En caso de muerte del CPA ¿existiría alguna prórroga para la exhibición del dictamen?

El patrón puede sustituir al CPA que hubiese designado para dictaminar sus obligaciones, dando aviso a la unidad administrativa respectiva dentro de los tres meses siguientes a la presentación del aviso de dictamen; esto es, hasta julio, por lo que actualmente ya no se puede hacer.

Además, cuando el CPA no pueda formular el dictamen por incapacidad física o impedimento legal comprobados, el aviso para sustituirlo se puede dar en cualquier tiempo antes de concluir el plazo para presentar el dictamen.

Si existe sustitución del auditor, el Instituto puede autorizar, a solicitud del empresario, que el dictamen se presente dentro de los dos meses siguientes al 30 de septiembre del año de que se trate.

Igualmente, el Seguro Social concederá prórroga hasta por 40 días hábiles para la presentación del dictamen, por caso fortuito o fuerza mayor, o bien por limitaciones de carácter físico o legal debidamente comprobadas que impidan su entrega dentro del plazo legal. Esto aplica para los CPA enfermos por COVID-19, pero es indispensable hacer el requerimiento antes del vencimiento.

Es menester señalar que se considera autorizada la prórroga si dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de presentación de la solicitud, el organismo no notifica la correspondiente resolución y una vez concedido el aplazamiento, en ningún caso procederá sustitución del CPA.

Cabe mencionar que si el dictamen se presenta fuera del término previsto, no surtirá efecto alguno, salvo que el Seguro Social considere que existen razones para admitirlo, caso en el cual comunicará tal hecho al patrón, con copia al CPA, dentro de los tres meses siguientes a la fecha de su exhibición.

Desde su perspectiva, ¿cuál es el mecanismo a seguir por parte de los patrones y el CPA para cumplir con este deber?

• Enviar el aviso de dictamen en tiempo y forma
• gestionar los procesos de revisión al empleador
• registrar oportunamente la información patronal. Es decir, no se debe esperar al último momento para capturar la información patronal o del CPA, pues hay que recordar que cualquier sistema sin importar la entidad a la que pertenezca puede saturarse
• en su caso, presentar los movimientos afiliatorios correspondientes
• cubrir las diferencias derivadas del dictamen, y
• presentar el dictamen por medio de SIDEIMSS. Aquí es importante destacar que el patrón y CPA deben verificar que el acuse emitido por la plataforma cuente con la cadena o sello digital para avalar la presentación y tener certeza de cumplirlo en tiempo y forma

Una vez presentado el dictamen, ¿el IMSS emite alguna respuesta, y de hacerlo, en cuánto tiempo se obtiene la misma?

En el momento que se presenta el dictamen por parte del auditor y por el empresario y se signa mediante la e.firma, el SIDEIMSS emite un acuse de presentación.

En estos casos, los dictámenes que se formulen por el CPA se presumirán válidos, salvo prueba en contrario.

No obstante, el IMSS podrá ejercer sus facultades de revisión o comprobación para determinar y fijar en cantidad líquida las cuotas obrero-patronales con base en los datos con que cuente, en términos del numeral 251 de la LSS.

A su parecer, ¿en qué momento la empresa puede decir que cumplió satisfactoriamente con su dictamen y cómo lo acredita?

Se puede inferir que cumplió cabalmente cuando presentó el aviso y el dictamen dentro de los plazos establecidos en la LSS y el RACERF, contando con los acuses con el sellado digitalmente.

¿Existe algún beneficio por llevar a cabo el dictamen en el Seguro Social?

Sí, el patrón que se dictamine:

• no será sujeto de visita domiciliaria por el o los ejercicios dictaminados, excepto cuando al revisar el dictamen se encuentre en su formulación irregularidades de tal naturaleza que obliguen al Instituto a ejercer sus facultades de comprobación, y
• no se emitirán a su cargo cédulas de liquidación por diferencias derivadas del procedimiento de verificación de pagos, referidas al ejercicio dictaminado

En otro orden de ideas, ¿qué tan conveniente es que al dictaminar las obligaciones de los patrones, el CPA se valga de los criterios del IMSS y de la jurisprudencia, para concluir si el patrón cumplió o no correctamente, o se debe apegar a la ley y sus reglamentos?

Aunque es válido tomar en cuenta los criterios y jurisprudencias que versen sobre el tema, lo ideal es acatar fielmente las exigencias previstas en la LSS y su RACERF.

Finalmente, ¿qué recomendaciones puede aportar a los empresarios?

Que los empleadores y el CPA “carguen” la información al SIDEIMSS con antelación, porque como se mencionó, el sistema es propenso a verse saturado, por lo que dejar al último día esta gestión no es favorable para los particulares, además de que la plataforma es amigable y sencilla de utilizar.

También, es indispensable revisar que la e.firma esté vigente, porque como sabemos, en la actualidad el SAT está demorando en otorgar citas para la renovación de estas.