Características de las cédulas de determinación y liquidación IMSS

Es común que el área de recursos humanos o cobranza de las empresas manejen las cédulas de determinación y liquidación como semejantes, esto porque en ambas aparecen importes a enterar al IMSS, pero son documentos completamente distintos.

Por ello, es relevante para los patrones advertir las particularidades de cada uno. De ahí que a continuación se detalle cuál es su origen, cómo se determinan las cuotas y el mecanismo a seguir, qué diferencias existen entre las cédulas generadas por las compañías y las propuesta del Instituto, cuáles son los deberes que acarrean, si son o no impugnables y los medios de defensa procedentes.

Cédulas de determinación

En el momento en que una persona, física o moral, recibe de uno o más sujetos, un servicio personal y subordinado, debe registrarse ante el Seguro Social como patrón, así como afiliar a sus trabajadores a dicha entidad pública (arts. 15, fracc. I, LSS; 12, fracc. I y 45, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF–).

Colmado lo anterior, los empleadores están constreñidos a generar las cédulas de determinación, las cuales son el medio magnético, digital, electrónico, óptico o de cualquier otra naturaleza; o bien el documento impreso, en el que se calcula el importe de las cuotas obrero-patronales a enterar al Instituto (art. 5o., fracc. XVI, LSS).

Medio para generarlas

Los empresarios tienen a su disposición el programa informático autorizado, denominado Sistema Único de Autodeterminación –SUA–, el cual permite calcular automáticamente los montos de las cuotas obrero-patronales, así como de las aportaciones y amortizaciones de vivienda, a pagar al IMSS e Infonavit, respectivamente (arts. 15, fracc. III y 39, LSS).

Se precisa que el uso de ese programa es obligatorio para quienes cuentan con más de cinco subordinados (art. 113, penúltimo párrafo, RACERF).

Como el SUA es administrado por los empresarios, es necesario que estos capturen en tiempo y forma todos los movimientos afiliatorios generados (altas, modificaciones salariales y bajas de sus colaboradores), así como las incidencias (incapacidades y ausentismos de los subordinados), entre otros datos (inicio, modificación o suspensión de créditos de vivienda), para que el sistema determine adecuadamente las contribuciones mensuales o bimestrales, según se trate.

Conozca aquí cómo calcular las cuotas obrero-patronales y aportaciones de vivienda

Cuándo y cómo se deben crear las cédulas

Las cuotas se causan por mes o bimestre vencido. Por ende, las compañías tienen la carga de calcularlas mes con mes. Para ello, deben hacer lo siguiente:

• ingresar al SUA con Usuario y Contraseña y pulsar Aceptar
• ubicar en el menú de la izquierda, el apartado Cálculos y después Pago Global, elegir el periodo y año respectivo del entero, verificar que esté marcada la casilla de pago Oportuno y presionar el botón Calcular. De inmediato, el sistema arrojará el mensaje: Proceso de cálculo terminado, pulsar Aceptar
• dar clic en el botón Generar e indicar la carpeta en donde se desea guardar el archivo respectivo y presionar Aceptar, y
• en el mensaje: “Archivo SUA generado correctamente para el patrón (aparece número de registro patronal). ¿Desea generar la línea de captura correspondiente. Verifique su conexión a Internet”, señalar la opción:
  • Sí, cuando desee utilizar la función del propio SUA que permite obtener la línea de captura del Sistema de Pago Referenciado (SIPARE). Para ello, el empleador debe estar conectado a un red de Internet y autentificarse en el sistema capturando el Usuario y Contraseña respectivos, así como el CAPTCHA y pulsar Aceptar. En este caso, la Cédula de Determinación de Cuotas; el Resumen de liquidación y la Línea de pago SIPARE estarán en la carpeta seleccionada para su resguardo, y
  • No, si la Línea de pago se desea conseguir desde el portal del SIPARE. En cuyo caso, aparecerá el mensaje: “Proceso terminado” oprimir Aceptar.

De escoger esta opción, el sistema emitirá y guardará en la carpeta seleccionada la Cédula de Determinación de Cuotas, mensual o bimestral según se trate y el Resumen de liquidación

Es preciso revisar que estos documentos reflejen correctamente los movimientos afiliatorios, las ausencias, las incapacidades, etc.

SIPARE

Cuando la compañía opta por generar la línea de pago directamente en el portal del SIPARE, deben:

• generar y guardar el archivo SUA, el interesado debe ingresar al SIPARE (http://sipare.imss.gob.mx/sipare_webapp/index.jsp) e indicar Usuario y Contraseña; elegir la opción Recepción y validación del archivo de pago y dar clic en Examinar para subir el documento obtenido por el SUA, y una vez cargado pulsar Aceptar
• oprimir Generar Línea de Captura y después en el menú del lado izquierdo seleccionar Consulta Línea de Captura e identificar la misma y pulsar el ícono Imprimir, y
• el sistema emitirá la línea de pago respectiva

Qué hacer después de generar la cédula

Los patrones con la línea de pago SIPARE generada desde el portal o a través del SUA, deben cubrir aquel en ventanilla o desde el portal de Internet de su banco, a más tardar el día 17 del mes inmediato siguiente a su causación, las contribuciones mensuales o bimestrales; y en caso de que el último día de pago oportuno sea viernes o inhábil, se prórroga el plazo hasta el día hábil siguiente (arts. 9, LSS; 3o., último párrafo, RACERF; 23, último párrafo, Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit y 12, penúltimo párrafo, CFF).

Es importante precisar que, si no se tiene liquidez para el entero de las contribuciones, los empleadores o su representante legal, tienen que acudir al área de Cobranza de la Subdelegación del IMSS correspondiente a su registro patronal, para presentar las cédulas de determinación, recabando el acuse de recibo por parte del Instituto.

Esto permitirá que el Seguro Social no cobre multa alguna (siempre y cuando los documentos se presenten en antes de la fecha límite de pago), y posteriormente, se entere su importe incluyendo sus accesorios moratorios dentro del lapso de 30 días naturales, contado a partir de la fecha de presentación de la cédula (art. 113, fracc. II, RACERF; lineamiento primero, Acuerdo del Consejo Técnico del IMSS número 187/2003 del 15 de julio de 2003, modificado por sus similares ACDO.AS2.HTC.250309/56.P.DIR del 2 de abril de 2009 y ACDO.SA.HCT.230713/204.DIR de 23 de julio de 2013).

Lo anterior no significa prorrogar a 30 días el saldar las cuotas a cargo de los empresarios, solo es para que estos no sean multados; porque en términos del precepto 40-F de la LSS en ningún caso el Seguro Social puede liberarlos del pago de las cuotas obrero-patronales ni tampoco condonar, total o parcialmente, la actualización ni los recargos correspondientes.

Qué ocurre si no se determinan las cuotas

De conformidad con lo dispuesto en el dispositivo 21 de la Ley Federal de los Derechos del Contribuyente, la actuación de los empleadores se presume realizada de buena fe.

Con base en dicho principio, se entiende que los patrones tienen el propósito de cumplir voluntariamente con sus obligaciones fiscales (la determinación y el pago de contribuciones de seguridad social).

Sin embargo, cuando aquellos no calculan las cuotas respectivas, pueden ser susceptibles al fincamiento de una multa de 20 a 75 veces la UMA –actualmente de 1,792.40 a 6,721.50 pesos–, por no determinarlas o hacerlo en forma extemporánea (arts. 304-A, fracc. IV y 304-B, fracc. I, LSS).

Cédulas de determinación emitidas por el IMSS

Las empresas con menos de cinco trabajadores puede optar por utilizar las propuestas de las cédulas emitidas por el Seguro Social: emisión mensual anticipada —EMA— o emisión bimestral anticipada —EBA—, las cuales se generan con base en los datos con que cuenta de los movimientos afiliatorios comunicados por los sujetos obligados y, en su caso, por sus asegurados (art. 39, LSS).

Estas propuestas generalmente se emiten dentro de los primeros 10 días naturales del mes o bimestre de que se trate y pueden descargarse a través del portal IMSS Desde su Empresa (IDSE) o en el Buzón IMSS (arts. 39 y 39-A, LSS).

Es importante considerar que los empleadores con más de cinco subordinados también pueden utilizar las cédulas del Instituto (art. 39-A, LSS).

EMA y EBA ¿impugnables?

Las propuestas de determinación del Seguro Social, por su naturaleza no constituyen una resolución definitiva que exprese la última voluntad del aquel, e incluso carecen de los requisitos contemplados en los artículos 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (CPEUM) y 38 del CFF, que se exponen más adelante.

Por ende, estas solo tienen como finalidad facilitar el cumplimiento de las cargas a que están constreñidas las compañías, porque existe la posibilidad de pagar una cantidad mayor o menor al monto contenido en las mismas, esto se corrobora con los criterios:

• PROPUESTAS DE CÉDULAS DE DETERMINACIÓN DE CUOTAS OBRERO PATRONALES EMITIDAS EN TÉRMINOS DEL ARTÍCULO 39 A DE LA LEY DEL SEGURO SOCIAL. NO CONSTITUYEN RESOLUCIONES DEFINITIVAS IMPUGNABLES ANTE EL TRIBUNAL FEDERAL DE JUSTICIA FISCAL Y ADMINISTRATIVA, visible en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Tomo XXVIII, p. 231, Materia Administrativa, 2a./J. 158/2008, Jurisprudencia, Registro 168,437, de noviembre de 2008, y
• CÉDULAS DE DETERMINACIÓN DE CUOTAS. NO SON RESOLUCIONES DEFINITIVAS EN TÉRMINOS DEL ARTÍCULO 11 DE LA LEY ORGÁNICA DE ESTE TRIBUNAL Y, POR TANTO, EN SU CONTRA NO PROCEDE EL JUICIO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, ubicable en la Revista del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, Quinta Época, Año VI, Núm. 69, p. 138, V-TASR-XXX-2146, Tesis aislada, de septiembre de 2006

Diferencias entre cédulas del patrón y del IMSS

El SUA es totalmente independiente al IDSE por lo que en ningún momento tienen una vinculación. Este último es la plataforma que el Instituto pone a disposición de los patrones para comunicar los avisos de reingreso, modificación de salarios y baja de su personal; y el SUA es administrado por los empresarios, para capturar todos los movimientos afiliatorios presentados al organismo y las incidencias (incapacidades y ausentismos de los subordinados), entre otros datos, mismos que sirven para determinar las cuotas obrero-patronales a enterar mensual o bimestralmente, según se trate.

Igualmente, en dicho sistema se anotan el importe del salario mínimos, la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo, los Índices Nacionales de Precios al Consumidor (INPC), la UMA, la Unidad Mixta Infonavit (UMI), y las tasas de recargos; por consiguiente, del registro correcto de los datos mencionados, depende la determinación adecuada de las cuotas obrero-patronales.

Es recomendable que la determinación realizada mediante el SUA se compare con las propuestas emitidas por el IMSS, para descubrir si existen movimientos afiliatorios omitidos o si hay información incorrecta.

Ello porque las cédulas generadas en el SUA pueden contemplar incapacidades o inasistencias y la EMA o EBA no.

De ahí que, si los empleadores no están de acuerdo en emplear las propuestas del Instituto y optan por utilizar la determinación generada en el SUA, deben ser conscientes que el Seguro Social puede fijarles créditos fiscales por diferencias las cuales podrán aclarar para desvirtuar la pretensión del organismo.

Esto procederá siempre y cuando el motivo del esclarecimiento verse sobre: errores mecanográficos o aritméticos; avisos afiliatorios presentados previamente por los patrones a esta entidad pública; incapacidades y ausencias injustificadas no consideradas por el organismo, o cualquier situación que no contravenga cuestiones jurídicas. Asimismo, se puede presentar un recurso de inconformidad o juicio de nulidad a efectos de que se dejen sin efectos (arts. 39-D, LSS y 151, segundo párrafo, RACERF).

Cédulas de liquidación

El Seguro Social tiene la facultad de comprobar el cumplimiento de las cargas patronales, y si detecta alguna omisión, puede fijarlas en cantidad líquida, cobrarlas y percibirlas (art. 251, fracc. XIV, LSS).

Para tales efectos, el IMSS se basará en los datos con que cuente o con apoyo en los hechos que conozca con motivo del ejercicio de las atribuciones de comprobación de que goza como organismo fiscal, o bien a través de los expedientes o documentos proporcionados por otras autoridades fiscales (art. 251, fraccs. XIV y XV, LSS).

De ser el caso, el Instituto emitirá las cédulas de liquidación correspondientes, las cuales son un documento magnético, digital, electrónico, mediante en las que determina en cantidad líquida los créditos fiscales a su favor (art. 5o., fracc. XVII, LSS).

Formaidades de las cédulas

Ya que la imposición de un crédito fiscal afecta la esfera jurídica de los empresarios, pues les genera la obligación de entero del mismo, conforme a lo previsto en los numerales 16 de la CPEUM, 38 del CFF y 40 de la LSS, los empleadores deben advertir que la notificación:

• mencione a la autoridad emisora, así como el lugar y su fecha de expedición
• conste por escrito en un documento impreso
• esté fundada y motivada; es decir, el Seguro Social debe indicar con precisión el precepto legal aplicable al caso en concreto, así como las razones o circunstancias de modo, tipo y lugar que consideró para la imposición de la sanción
• considere la gravedad del acto u omisión cometida por el patrón de que se trate, además de la reincidencia y su capacidad económica, y
• contenga la firma del funcionario competente y el nombre de las personas a quienes va dirigido

Formalidades de la notificación de las cédulas

En términos del artículo 40, primer párrafo de la LSS, las cédulas de liquidación tienen que ser notificadas a los empleadores personalmente. Esto por tratarse de un acto fiscalizador y debe ser con acuse de recibo y contener la firma del servidor público de quien practicó la diligencia, esto último se sustenta con la tesis de rubro: NOTIFICACIÓN PERSONAL DE CÉDULAS DE LIQUIDACIÓN DE CUOTAS OBRERO PATRONALES. LA CONSTANCIA RELATIVA DEBE CONTENER LA FIRMA AUTÓGRAFA DE QUIEN LA PRACTIQUE, observable en Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Décima Época, Libro XX, Tomo 3, p. 1911, Materia Administrativa, II.3o.A.46 A (10a.), Tesis aislada, Registro 2´003,662, de mayo de 2013.

Es importante que el procedimiento de esta gestión, revista de las siguientes formalidades:

• lugar, deben realizarse en el domicilio del patrón o sujeto obligado, por ello los titulares de las Subdelegaciones del IMSS tienen que cerciorarse de que la diligencia de notificación se efectúe en el domicilio señalado por aquel al tramitar su registro patronal (arts. 10 y 136, segundo párrafo, CFF).
  No obstante, las notificaciones pueden realizarse en las oficinas del Seguro Social, si el sujeto a notificar se presenta en las mismas (art. 136, primer párrafo, CFF).
  También puede ser a través del Buzón IMSS, siempre que el empleador previa y expresamente manifieste su conformidad de recibir las actuaciones mencionadas, respecto de cada promoción o solicitud que realice con su correspondiente acuse (art. 40, primer párrafo, LSS).
  Igualmente, estas diligencias pueden hacerse mediante estrados, cuando el sujeto obligado a notificar:
  • no habilite el Buzón IMSS, hubiese indicado medios de contacto erróneos o inexistentes, o no los mantenga actualizados (art. 17-K, último párrafo, CFF)
  • no sea localizado en el domicilio precisado para efectos del registro patronal (art. 134, fracc. III, CFF)
  • se ignore su domicilio o el de su representante legal (art. 134, fracc. III, CFF)
  • desocupe o desaparezca del lugar en donde tenga su domicilio fiscal, sin presentar el aviso de cambio al Instituto –después de la orden de visita domiciliaria o del requerimiento de la contabilidad, documentación o información; o se hubiese notificado un crédito fiscal y antes de que este se garantice, pague o quede sin efectos– (arts. 110, fracc. V y 134, fracc. III, CFF), o
  • se oponga a la diligencia, y
• tiempo. La notificación de la cédula de liquidación debe realizarse en días y horas hábiles que son las comprendidas entre las 7:30 y las 18:00 horas (art. 13, primer párrafo, CFF).
  Sin embargo, el Instituto puede habilitar días y horas inhábiles cuando la persona con quien se practicará la diligencia realice las actividades por las que deba pagar contribuciones en días u horas inhábiles (art. 13, segundo párrafo, CFF)

Acciones patronales

Las empresas tienen que estar atentas en identificar la validez del acto de molestia por parte del Instituto; en consecuencia, es indispensable que observen si la cédula de liquidación notificada está motivada y fundada congruentemente; se precisen las omisiones, exponiendo argumentos idóneos para acreditar su provenir, de tal modo que les permita a las compañías conocer y comprobar su omisión y deuda a cubrir; así como los posibles medios para defenderse.

Esto se confirma con los siguientes criterios:

• CÉDULAS DE LIQUIDACIÓN DE CUOTAS OBRERO PATRONALES. PARA ESTIMARLAS DEBIDAMENTE FUNDADAS, ES INNECESARIO QUE LA AUTORIDAD PRECISE QUE DETERMINÓ EL CRÉDITO CON BASE EN ALGUNO DE LOS PROCEDIMIENTOS PREVISTOS EN LAS FRACCIONES II Y III DEL ARTÍCULO 29 DE LA LEY DEL SEGURO SOCIAL, ubicable en la Gaceta del Semanario Judicial de la Federación, Décima Época, Libro 32, Tomo III, p. 2090, Materia Administrativa, XVI.1o.A.100 A (10a.), Tesis aislada, Registro 2´012,139, de julio de 2016
• AUSENCIAS DE INFORMACIÓN EN LA CÉDULA DE CUOTAS OBRERO PATRONALES, NO COLMA EL REQUISITO DE MOTIVACIÓN, visible en la Revista del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, Quinta Época, Año V, Núm. 54, p. 489, V-TASR-XXX-1586, Tesis Aislada, de junio 2015
• INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. PARA FUNDAR LA COMPETENCIA MATERIAL DE SUS SUBDELEGADOS PARA EMITIR CÉDULAS DE LIQUIDACIÓN DE CUOTAS OBRERO PATRONALES, ES SUFICIENTE CITAR LAS DISPOSICIONES DEL REGLAMENTO INTERIOR DE DICHO ORGANISMO DESCENTRALIZADO, observable en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Décima Época, Libro IV, Tomo 4, p. 3451, Materia Administrativa, 2a./J. 35/2011 (10a.), Jurisprudencia, Registro 2´000,091, de enero de 2012, y
• FUNDAMENTACIÓN Y MOTIVACIÓN, CONCEPTO DE, localizable en el Semanario Judicial de la Federación, Octava Época, Tomo XIV, p. 450, Materia Penal, Tesis I. 4o, P.56P, Tesis aislada, Registro 209,986, de noviembre de 1994

Una vez que el Instituto comunique al contribuyente el adeudo, estos deben según la procedencia de aquel:

• saldarse dentro del lapso de 15 días hábiles, siguiente a la fecha en que surta efectos la notificación (art. 39-C, tercer párrafo, LSS)
• formular las aclaraciones respectivas ante la subdelegación correspondiente al domicilio del registro patronal, dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquel en que surta efectos la notificación de la cédula de que se trate, las cuales solo procederán si versan sobre errores aritméticos, mecanográficos, avisos afiliatorios presentados previamente por la empresa al Instituto, certificados de incapacidad expedidos por este o situaciones de hecho que no impliquen una controversia jurídica (art. 39-D, LSS), o
• impugnar a través de los siguientes medios de defensa:
  • recurso de inconformidad, ante el Consejo Consultivo Delegacional correspondiente al domicilio del registro patronal de que se trate, dentro de los 15 días hábiles siguientes a aquel en que surta efectos su notificación (arts. 294, LSS y 6o., Reglamento del Recurso de Inconformidad), o
  • juicio contencioso administrativo —que en la práctica se le conoce como juicio de nulidad— ante el TFJA, dentro del término de 30 días hábiles, contados a partir del día siguiente al cual hubiese surtido efectos la notificación de la cédula. Puede realizarse por la vía sumaria; siempre y cuando, el monto del crédito fiscal no exceda de 15 veces la UMA vigente elevada al año, actualmente 490,669.50 pesos; o vía ordinaria, si rebasa tal cantidad (arts. 295, LSS; 13, fracc. I, inciso a), 58-1 y 58-2, fracc. I, Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo).

En ambos casos, se tendrá que solicitar la suspensión del procedimiento administrativo de ejecución —PAE—, con el fin de que el Instituto no lleve a cabo el cobro del crédito fiscal (arts. 291, LSS y 144, CFF)

Transcurridos los 15 días hábiles con los que cuentan los patrones para cubrir el crédito fiscal, si no se enteró el monto adeudado al Instituto, este se convierte en un crédito fiscal firme a partir del día 16 hábil; en consecuencia, el Seguro Social tiene cinco años para hacerlo efectivo, mediante la aplicación del PAE (arts. 291 y 298, LSS).

Conclusión

De lo expuesto, se infiere que indudablemente las cédulas de determinación y liquidación son documentos diferentes, porque las primeras pueden ser calculadas por los propios empresarios y también emitidas como una propuesta por el IMSS; por su parte, las segundas solo las emite el Instituto, derivado de la inobservancia de las cargas patronales.

En otro orden de ideas, es importante para las empresas conocer cuáles son las formalidades que deben cumplir las cédulas de liquidación del Seguro Social y las consecuencias de ello, permitiéndoles contar con los elementos necesarios para detectar cualquier irregularidad en la diligencia, y así estar posibilidad de pagar el adeudo o interponer el medio de defensa que considere oportuno y evitar el PAE.

Finalmente, los patrones deben considerar que al usar la EMA y EBA para el pago de contribuciones, estas tienen el carácter vinculatorio, respecto del reconocimiento de las relaciones laborales con los asegurados previstos en la mismas, así como de la información contenida en aquellas —altas, modificaciones salariales, días laborados, bajas, etc.—.