Derivado del Decreto por el que se reforman los artículos 76 y 78 de la LFT (DOF del 27 de diciembre de 2022), al entrar en vigor el pasado 1o. de enero de 2023 los nuevos periodos vacacionales, los patrones debieron enviar al IMSS las modificaciones al salario base de cotización (SBC) de sus colaboradores, por lo que hace a la parte fija.
Sin embargo, en la práctica algunos empresarios solo consideraron las variables que sus colaboradores recibieron durante el sexto bimestre de 2022 (noviembre-diciembre) y no realizaron ningún ajuste a la parte fija, situación que les puede afectar en la imposición de créditos fiscales por conceptos de diferencias, actualizaciones y recargos, multas, y capitales constitutivos, por el hecho de haber reportado un SBC inferior al real.
De ahí que a continuación se dé a conocer cómo realizar la rectificación salarial de los empleados.
Rectificación de movimientos
Según el numeral 50 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF), los empleadores pueden solicitar por escrito al Instituto la rectificación del salario del colaborador, pero debe comprobarse fehacientemente la procedencia de la petición con la información y documentación respectiva.
Además, es necesario, que las compañías consideren que estas correcciones están sujetas a las siguientes reglas, si se trata de:
- la fecha de alta, reingreso o modificación del SBC del subalterno, el IMSS procederá a efectuar la rectificación respectiva previo pago, en su caso, por parte del empresario, de las prestaciones que se hubiesen otorgado indebidamente al asegurado (art. 50, fracc. I, RACERF)
- un salario inferior a uno superior, el cambio surte efectos a partir de la fecha manifestada en el primer aviso, debiéndose cubrir las cuotas o, en su caso, los capitales constitutivos respectivos (art. 50, fracc. II, RACERF), y
- un salario superior a uno inferior, el ajuste aplica desde la fecha de presentación de la petición (arts. 50, fracc. III y 54, RACERF).
No obstante, el organismo puede llevar a cabo la enmienda con la fecha manifestada en la solicitud, siempre y cuando se presente antes de realizar el entero que corresponda al mes en que se pretende atribuir la alteración del salario y dentro de los 17 primeros días del mes siguiente.
En este caso, los patrones tendrán que resarcir al IMSS las prestaciones brindadas indebidamente a los subordinados (art. 50, fracc. III, último párrafo, RACERF)
Para llevar a cabo esta corrección, las empresas pueden hacerlo:
- electrónicamente. Efectuando el movimiento correcto en IMSS Desde su Empresa (IDSE) dentro de los tres días hábiles de realizado el aviso erróneo, y después verificando que el nuevo movimiento hubiese “planchado” el primero.
Si se “pulió”, ya no existe problema, pues la segunda información es la que procesará el IDSE; y por ende, se considerará en el cálculo de las cuotas obrero-patronales del periodo de que se trate, o
- presencialmente. En caso de que no se hubiese “planchado” el movimiento; o que transcurrieran más de tres días, lo procedente es solicitar en la subdelegación correspondiente al domicilio de la empresa la rectificación de los datos
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Trámite presencial
El interesado debe presentar un escrito libre (original y copia) en la oficina de Afiliación-Vigencia de derechos de la subdelegación respectiva al domicilio de su registro patronal, que contenga como mínimo los siguientes datos:
- nombre, denominación o razón social, y en su caso, nombre del representante legal
- número de registro patronal y RFC
- lugar y fecha donde se realiza la solicitud
- domicilio para oír y recibir notificaciones
- medios de contacto (teléfono celular o de oficina y correo electrónico)
- causa de la petición (especificar claramente que se desean rectificar los movimientos afiliatorios sobre las modificaciones salariales del 1o. de enero de 2023)
- en algunas subdelegaciones solicitan el listado de los asegurados que contenga: nombre completo, Número de Seguridad Social (NSS), tipo de movimiento, el SBC incorrecto y el correcto, y
- firma del empresario o su representante legal acreditado ante el IMSS
Además, se tiene que adjuntar:
- identificación oficial del patrón o representante legal —y en su caso, el testimonio notarial donde se acredite tal carácter (original y copia) —
- tarjeta de identificación patronal (original y copia)
- acuse de los avisos presentados al IMSS donde se reflejan los datos equivocados (copia)
- archivo en Excel, el cual contemple la información correcta, señalando: nombres completos de los asegurados y sus NSS, tipo de movimiento afiliatorio, así como los datos idóneos del SBC y los erróneos enviados en el IDSE —cuando sean más de 10 casos—, y
- formatos Afil-03, Aviso de Modificación de Salario del Trabajador
Se precisa que en ciertas subdelegaciones se deben exhibir comprobantes de nómina o contratos laborales en donde se advierta el salario del colaborador y las prestaciones a que tiene derecho.
Una vez gestionada la petición, en la práctica el Instituto resuelve en cinco días hábiles posteriores a la recepción de la solicitud, siempre que se trate de hasta 10 trabajadores; de lo contrario, el plazo señalado suele aumentarse cinco días hábiles por cada 10 asegurados adicionales y el organismo se comunica a través de los medios de contacto proporcionados.
Escrito libre
Enseguida se muestra un modelo para la solicitud de rectificación de movimientos salariales, así como el contenido del Excel, en su caso.
Conclusión
Es fundamental que los empleadores que no ajustaron la parte fija (factor de integración) de los salarios de sus asegurados con los nuevos periodos vacacionales, realicen las correcciones respectivas a la brevedad, a efectos de evitar ser objeto de créditos fiscales por diferencias, actualizaciones, recargos, y una multa de 20 y 125 veces la UMA —de $1,924.40 a $12,027.50— por no comunicar los cambios al SBC al Instituto o hacerlo extemporáneamente (arts. 287; 304-A, fracc. III y 304-B, fracc. II, LSS).
Además, es menester registrar en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) las bases salariales correctas para realizar el entero de las cuotas obrero-patronales adecuadamente, pues de no hacerlo así, ello podría implicar una sanción del 40 al 100 % de las contribuciones omitidas (art. 304, LSS).
