Cuando un empleador contrata a uno o más subordinados debe registrarse ante el IMSS como patrón y afiliarlos en dicho organismo público (arts. 15, fracc. I, LSS; 12, fracc. I y 45, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF–).
Para ello, el empresario tiene que señalar el salario base de cotización (SBC) con el que quedarán registrados sus colaboradores, el cual tiene que integrarse correctamente, pues es la base que sirve para calcular las cuotas obrero-patronales, aportaciones de vivienda, así como el monto de las prestaciones en dinero a que tienen derecho los asegurados y sus beneficiarios (arts. 15, fracc. I; 30 y 34, LSS).
Esto a efectos de evitar la imposición de créditos fiscales, esencialmente por los nuevos criterios del Instituto; de ahí que, a continuación se aborda cómo se integra el SBC, incluyendo el reciente acuerdo del IMSS respecto a la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU).
Además, se detallan los tipos del SBC, sus topes, cuándo se reportan sus modificaciones y un caso práctico para observar de qué forma se determinan idóneamente.
Integración del SBC
Según el artículo 27 de la LSS, toda base salarial se compone por los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad otorgada al subordinado por sus servicios.
Es decir, existen prestaciones no retributivas y retributivas; las primeras se entregan por la sola existencia de la relación laboral —y por regla general no impactan al SBC— y las segundas se otorgan son por el trabajo realizado —las cuales generalmente forman parte de la base salarial—.
Es así que los patrones tienen que verificar en qué supuesto se encuentran y adicionalmente aplicar las excepciones previstas en las diversas fracciones del mismo numeral 27 de la LSS; a saber:
Concepto |
¿Por qué o cuándo no integra al SBC? |
Instrumentos de trabajo (arts. 27, fracc. I, LSS y 132, fracc. III, LFT) |
Los empleadores están obligados a proporcionar oportunamente a sus colaboradores los útiles, los instrumentos, los materiales y las herramientas necesarias para la ejecución de sus servicios, por ello se excluyen de la integración |
Fondo de ahorro (art. 27, fracc. II, LSS) |
Si se conforma por un depósito de cuantía igual del asegurado y de la empresa y en la misma periodicidad. No obstante, si se constituye en forma diversa o el empleado puede retirarlo más de dos veces al año, afectará el salario |
Cantidades otorgadas por el patrón para fines sociales de carácter sindical (art. 27, fracc. II, LSS y criterio normativo 01/2014 del IMSS) |
Siempre que se compruebe que esos recursos fueron efectivamente destinados para los fines sociales de carácter sindical; es decir, siempre que se acredite la existencia de la prestación, ya que no es suficiente que nominalmente se le considere un pago por dicha denominación |
Aportaciones patronales adicionales al Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez (art. 27, fracc. III, LSS) |
Estas cantidades se otorgan por contrato colectivo de trabajo (CCT) o por mutuo propio. Sin embargo, es necesario que el empresario las abone directamente a las subcuentas de aportaciones voluntarias o complementarias de la cuenta individual de su personal para que reciban una pensión más decorosa al término de su vida laboral |
Cuotas obreras que le corresponde pagar al patrón por disposición legal (arts. 27, fracc. IV y 36 LSS) |
Según el precepto 36 de la LSS, le compete al empresario cubrir totalmente la cuota señalada para los trabajadores, si estos perciben como ingreso diario el salario mínimo. Además, si los empresarios en cumplimiento de una disposición legal, de una cláusula de un CCT o por mutuo propio absorban las contribuciones obreras en beneficio de sus subalternos, ello no afecta su SBC porque no implica un aumento en la percepción de sus subordinados |
Aportaciones de vivienda (arts. 27, fracc. IV, LSS; 123, apartado A, fracc. XII, Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos —CPEUM—; 136, LFT; y 29 fracc. II, Ley del Infonavit) |
Todos los empleadores están obligados a proporcionar a sus subalternos habitaciones cómodas e higiénicas; para ello, deben realizar las contribuciones al Infonavit sobre el 5 % de sus salarios base de aportación (SBA o SBC), así que al ser una carga patronal no afectan el SBC |
Alimentación y habitación (arts. 27, fracc. V y 32, LSS; y criterio normativo 02/2014 del IMSS) |
Siempre que por cada rubro a los trabajadores se les retenga por lo menos el 20 % del valor de la UMA1 (actualmente, $ 20.75 diarios). No obstante, si además del salario en dinero el subalterno recibe de la compañía, sin costo para aquel alguna de las prestaciones en comento, se estimará aumentado su salario en un 25 % y si recibe ambas se incrementará en un 50 %. Cuando la alimentación no cubra los tres alimentos, sino uno o dos de estos, por cada uno de ellos se adicionará el salario en un 8.33 %. Además, las prestaciones etiquetadas como alimentación o habitación solo pueden excluirse del SBC, si se acredita lo siguiente, que:
Por otra parte, el Pleno del Vigésimo Tercer Circuito, determinó que la alimentación y habitación tienen que ser concedidas en especie; de lo contrario, integran al SBC. Si desea conocer más al respecto, se sugiere ingresar al siguiente enlace: ¿SOLO ALIMENTOS Y HABITACIÓN EN ESPECIE NO INTEGRAN AL SBC? |
Despensas en especie o dinero (art. 27, fracc. VI, LSS; y criterio normativo 01/2014 del IMSS) |
No rebase el 40 % del valor de la UMA1, de lo contrario el excedente afectará la base salarial de los empleados. También de supeditarse a la prestación del servicio perderá su naturaleza de previsión social (mejorar la calidad de vida del trabajador y su familia) e integrará en su totalidad a la base salarial. Encima, la prestación debe:
|
Premios por asistencia y puntualidad (art. 27, fracc. VII, LSS) |
Si el monto de cada uno no rebasa el 10 % del último SBC comunicado al IMSS. Aunque esta prestación parece retributiva, en realidad es un incentivo para que los subordinados lleguen a tiempo a su jornada laboral y no falten. No obstante, de rebasar el porcentaje aludido, el excedente afectará a la base salarial de los colaboradores. Es recomendable que las empresas cuenten con la documentación soporte (listas de asistencia y reloj checador) para justificar su otorgamiento |
Cantidades aportadas para constituir fondos de planes de pensiones (arts. 27, fracc. VIII, LSS; 13, 14 y 15, Disposiciones de Carácter General Aplicables a los Planes de Pensiones; y criterio del IMSS número 01/2023/NV/SBC-LSS-27-VIII —DOF 8 de junio 2023—) |
Deben establecerse por el empleador o derivar de un CCT y reunir los requisitos que establezca la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro (Consar), esto es:
Por otra parte, sobre el particular el Seguro Social emitió un criterio en donde indica que las cantidades entregadas en efectivo o en especie a los subalternos o depositadas en sus cuentas personales o de nómina por concepto de aportaciones a fondos o planes de pensiones, integran al SBC, para conocer más al respecto de clic en el siguiente enlace: IMSS VS PRÁCTICAS INDEBIDAS EN PLANES PRIVADOS DE PENSIONES |
Tiempo extraordinario (arts. 27, fracc. IX, LSS; 66, 67 y 68, LFT) |
La LSS lo exenta de integrar a la base salarial a pesar de ser una prestación puramente retributiva, pero es necesario que esté dentro de los márgenes señalados en la LFT: nunca rebasar más de tres horas diarias ni de tres veces a la semana; de lo contrario, los pagos fuera de los límites conformarán al SBC |
Nota:
1. Aunque textualmente la LSS señala que es sobre el salario mínimo (SM) general diario que rija en el Distrito Federal; el 27 de enero de 2016 se dio a conocer en el DOF el Decreto con el que se desindexó el SM para dejar de ser utilizado como índice, unidad, base o medida de referencia para los fines ajenos a su naturaleza, sustituyéndolo por la UMA.
Por ello, el IMSS en el Acuerdo del Consejo Técnico número 26/2017, del 25 de enero de 2017, instruyó a las Direcciones de Administración, de Incorporación y Recaudación, de Innovación y Desarrollo Tecnológico, y de Prestaciones Económicas y Sociales del Seguro Social, para que adecuaran los sistemas informáticos institucionales; los procedimientos técnico-operativos y los formatos necesarios para la adopción de la UMA
Adicionalmente, los empresarios deben considerar que los siguientes conceptos también afectan la base salarial de los subordinados porque se entregan por su trabajo; es decir, son retributivas: aguinaldo; prima vacacional; prima dominical; pago doble por laborar en día de descanso semanal y obligatorio; gratificaciones; incentivos y propinas —siempre y cuando la empresa intervenga en su entrega (las contabilice, administre y distribuya)—.
Determinación del SBC
Según los numerales 30 y 34 de la LSS y 53 del RACERF, el SBC se clasifica en fijo, variable y mixto, de acuerdo con su naturaleza respecto a si se conoce o no previamente el monto de las prestaciones a integrar y conforme al tipo, se envían los movimientos salariales correspondientes.
Fijo
Se forma por las cantidades conocidas y permanentes y sus modificaciones se notifican dentro de los cinco días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha del cambio del salario; este surte sus efectos en el día establecido en el aviso afiliatorio respectivo.
A continuación, se dan a conocer los factores de integración aplicables a los empleados con prestaciones mínimas de ley, las cuales se integran al SBC desde el inicio, por tratarse de elementos conocidos y permanentes —aguinaldo, vacaciones y prima vacacional— (arts. 27, primer párrafo y 30 fracc. I, LSS).
Años de servicio |
Días de |
Prima vacacional |
Factor de integración |
|
Aguinaldo |
Vacaciones |
|||
1 |
15 |
12 |
25 % |
1.0493 |
2 |
15 |
14 |
25 % |
1.0507 |
3 |
15 |
16 |
25 % |
1.0521 |
4 |
15 |
18 |
25 % |
1.0534 |
5 |
15 |
20 |
25 % |
1.0548 |
6-10 |
15 |
22 |
25 % |
1.0562 |
11-15 |
15 |
24 |
25 % |
1.0575 |
16-20 |
15 |
26 |
25 % |
1.0589 |
21-25 |
15 |
28 |
25 % |
1.0603 |
26-30 |
15 |
30 |
25 % |
1.0616 |
En el caso de que las compañías brinden a sus subalternos beneficios mayores a los previstos por la LFT, aplica la fórmula siguiente:
Variable
Se integra con elementos que no pueden ser anticipadamente conocidos (comisiones, bonos, tiempo extra, días de descanso laborados, etc.). Se suman los ingresos totales percibidos durante los dos meses inmediatos anteriores al bimestre de que se trate, y se dividen entre el número de días de salario devengado en ese periodo.
Los ajustes a este se hacen del conocimiento del Instituto en los primeros cinco días hábiles de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre del año de que se trate, y surten efectos a partir del primer día del mes calendario siguiente al bimestre que sirvió de base de determinación.
Algunos ejemplos de este tipo de salario son: retribuciones por unidad de tiempo u obra, pago de días de descanso semanal u obligatorio laborados, premios (asistencia y puntualidad o bonos de productividad), comisiones, horas extraordinarias, vacaciones pagadas y no disfrutadas, gratificaciones, propinas, vales de despensa, entre otros.
Mixto
Se compone tanto de elementos fijos como variables, sumando a los primeros, el promedio obtenido de los segundos. Según la parte que sufra alguna alteración, se deben atender los puntos anteriores.
Cambios extemporáneos y en incapacidades
En términos del dispositivo 54 del RACERF, las modificaciones presentadas fuera del plazo legal surten sus efectos, de la siguiente manera, tratándose de cambios:
- descendentes, a partir de la fecha de recepción de los avisos por el Instituto, y
- ascendentes, el día que se señale el patrón en el aviso respectivo
Además, si el cambio al SBC se origina de la revisión del CCT, este debe comunicarse al Instituto dentro de los 30 días naturales siguientes a su celebración (art. 34, penúltimo párrafo, LSS).
Por otra parte, ni la LSS ni sus reglamentos prevén que la existencia de una incapacidad temporal para trabajar exime al patrón de su obligación de presentar las modificaciones al SBC ni tampoco implica un capital constitutivo, siempre y cuando dichos movimientos afiliatorios sean en los términos previstos por la normativa (salvo en caso de riesgos de trabajo, en donde el cambio al salario reportado después de ocurrido el siniestro sí genera un capital constitutivo, a pesar de estar en el lapso de los cinco días).
Es ese sentido, si durante el periodo de un certificado de incapacidad surgen modificaciones salariales, estas deben comunicarse al IMSS; de otra manera, el empleador omiso podrá ser susceptible del fincamiento de créditos fiscales, incluida una multa de 20 a 125 veces la UMA; actualmente, entre $ 2,074.80 y $ 12,967.50 por no avisar sobre los cambios al SBC de sus subordinados (arts. 34; 77; 88; 287; 304-A, fracc. III y 304-B, fracc. II, LSS).
Topes de cotización
El precepto 28 de la LSS contempla que el límite inferior del SBC es el salario mínimo integrado según la zona:
- nacional: $ 217.67 (207.44 x 1.0493 –factor mínimo de integración–), y
- libre de la frontera norte: $ 327.81 (312.41 x 1.0493 –factor mínimo de integración–)
Asimismo, el monto máximo de cotización, en ambos casos, es de 25 veces la UMA; esto es, $ 2,593.50.
Multas
Los empresarios que afilen a sus trabajadores con un SBC inferior al real son susceptibles de créditos fiscales por diferencias, actualizaciones y recargos, capitales constitutivos e incluso multas del 40 al 100 % del concepto omitido y 20 a 210 veces la UMA; esto es, de $2,074.80 a 21,785.40 por presentar al Instituto avisos afiliatorios con datos falsos (arts. 304; 304-A, fracc. VI y 304-B, fracc. III, LSS).
Caso práctico
Para una mejor comprensión, enseguida se muestra cómo debe calcularse el SBC de un colaborador de la empresa Multiservicios Valdez, SA de CV, que trabaja de martes a domingo, tiene derecho a $ 650.00 al día, 16 días de vacaciones, prima vacacional del 30 % y 20 días de aguinaldo. Quien tiene como último SBC comunicado al IMSS de $ 745.42; en el cuarto bimestre recibió vales de despensa por $ 4,000.00, premio de puntualidad de $ 4,500.00, comisiones por $ 10,000.00; que se incapacitó tres días, laboró dos días de descanso semanales; se le efectuó una aportación patronal en demasía a su fondo de ahorro por $ 600.00; y que en la última semana de julio laboró tiempo extraordinario de la siguiente forma:
Día |
Lunes |
Martes (M) |
Miércoles (Mi) |
Jueves (J) |
Viernes (V) |
Horas |
2 |
2 |
4 |
1 |
1 |
E1 |
2 |
2 |
3 |
0 |
0 |
I2 |
0 |
0 |
1 |
1 |
1 |
Notas:
1. Exentas
2. Integrables
A) Parte fija
1. Aguinaldo
|
Fórmula |
Sustitución |
Días de aguinaldo |
20 |
|
Entre: |
Días del año |
365 |
Igual: |
Proporción diaria de aguinaldo |
0.0548 |
2. Vacaciones y prima vacacional
|
Fórmula |
Sustitución |
Días de vacaciones |
16 |
|
Por: |
Porcentaje de prima vacacional |
30 % |
Igual: |
Proporción anual de prima vacacional |
4.8 |
Entre: |
Días del año |
365 |
Igual: |
Proporción diaria de prima vacacional |
0.0132 |
3. Prima dominical
Fórmula |
Sustitución |
|
Días del año |
52 |
|
Por: |
Prima dominical |
25 % |
Igual: |
Proporción anual de prima dominical |
13 |
Entre: |
Días del año |
365 |
Igual: |
Proporción diaria de prima dominical |
0.0356
|
4. Factor de integración
|
Fórmula |
Sustitución |
Proporción diaria de aguinaldo |
0.0548 |
|
Más: |
Proporción diaria de prima vacacional |
0.0132 |
Más: |
Proporción diaria de prima dominical |
0.0356 |
Más: |
Cuota diaria |
1 |
Igual: |
Factor de integración |
1.1036 |
5. Cálculo de la parte fija
|
Fórmula |
Sustitución |
Cuota diaria |
$ 650.00 |
|
Por: |
Factor de integración |
1.1036 |
Igual: |
SBC fijo |
$ 717.34 |
B) Variables
1. Vales de despensa
|
Fórmula |
Sustitución |
Valor de la UMA |
$ 103.74 |
|
Por: |
Porcentaje de exención legal |
40 % |
Igual: |
Importe de exención legal |
$ 41.50 |
Por: |
Días de salario devengado en julio y agosto |
591 |
Igual: |
Importe exento de vales de despensa |
$ 2,448.50 |
Menos: |
Total de vales de despensa otorgados |
$ 4,000.00 |
Igual: |
Excedente a integrar por vales de despensa |
$ 1,551.50 |
Entre: |
Días del cuarto bimestre |
591 |
Igual: |
Cantidad diaria de vales de despensa a integrar |
$ 26.302 |
Notas:
1. A los días de bimestre (31 de julio y 31 de agosto) se le restan las ausencias injustificadas e incapacidades; en este caso, el trabajador se incapacitó tres días (art. 30, fracc. III, LSS)
2. Pueden existir diferencias por cuestiones de redondeo
2. Premio de puntualidad
|
Fórmula |
Sustitución |
Último SBC reportado al Seguro Social |
$ 745.42 |
|
Por: |
Porcentaje de exención |
10 % |
Igual: |
Subtotal |
$ 74.54 |
Por: |
Días de salario devengado en el cuarto bimestre |
591 |
Igual: |
Importe exento del bono de puntualidad |
$ 4,397.86 |
VS: |
Total de premio de asistencia otorgado en julio y agosto |
$ 4,500.00 |
Igual: |
Excedente por integrar |
$ 102.14 |
Entre: |
Días del cuarto bimestre |
591 |
Igual: |
Monto diario de premio de puntualidad a integrar |
$ 1.732 |
Notas:
1. A los días de bimestre (31 de julio y 31 de agosto) se le restan las ausencias injustificadas e incapacidades; en este caso, el trabajador se incapacitó tres días (art. 30, fracc. III, LSS)
2. Pueden existir diferencias por cuestiones de redondeo
3. Comisiones
|
Fórmula |
Sustitución |
Importe de las comisiones del cuarto bimestre |
$ 10,000.00 |
|
Entre: |
Días de salario devengado en julio y agosto |
591 |
Igual: |
Cuantía diaria de comisiones a integrar |
$ 169.492 |
Notas:
1. A los días de bimestre (31 de julio y 31 de agosto) se le restan las ausencias injustificadas e incapacidades; en este caso, el trabajador se incapacitó tres días (art. 30, fracc. III, LSS)
2. Pueden existir diferencias por cuestiones de redondeo
4. Días de descanso laborado
|
Fórmula |
Sustitución |
Cuota diaria |
$ 650.00 |
|
Por: |
Dos |
2 |
Igual: |
Pago por laborar un día de descanso |
$ 1,300.00 |
Por: |
Días de descanso semanal trabajados en el cuarto bimestre |
2 |
Igual: |
Importe de percepciones por descanso semanal laborado |
$ 2,600.00 |
Entre: |
Número de días de salario devengado en julio y agosto |
591 |
Igual: |
Cantidad diaria de días de descanso laborado a integrar |
$ 44.072 |
Notas:
1. A los días de bimestre (31 de julio y 31 de agosto) se le restan las ausencias injustificadas e incapacidades; en este caso, el trabajador se incapacitó tres días (art. 30, fracc. III, LSS)
2. Pueden existir diferencias por cuestiones de redondeo
5. Fondo de ahorro
|
Fórmula |
Sustitución |
Importe de fondo de ahorro excedente brindado en el cuarto bimestre |
$ 600.00 |
|
Entre: |
Días de salario devengado en julio y agosto |
591 |
Igual: |
Cantidad diaria de aportación patronal al fondo de ahorro a integrar |
$ 10.172 |
Notas:
1. A los días de bimestre (31 de julio y 31 de agosto) se le restan las ausencias injustificadas e incapacidades; en este caso, el trabajador se incapacitó tres días (art. 30, fracc. III, LSS)
2. Pueden existir diferencias por cuestiones de redondeo
6. Tiempo extraordinario
a) Cálculo del costo por hora
|
Fórmula |
Sustitución |
Cuota diaria |
$ 650.00 |
|
Entre: |
Horas de la jornada de trabajo |
8 |
Igual: |
Costo por hora |
$ 81.25 |
b) Análisis de número de horas extra a integrar
|
L |
M |
Mi |
J |
V |
Total |
T1 |
2 |
2 |
4 |
1 |
1 |
10 |
E2 |
2 |
2 |
3 |
0 |
0 |
7 |
I3 |
0 |
0 |
14 |
14 |
15 |
3 |
Notas:
1. Total de horas extra
2. Horas extra exentas
3. Tiempo extra a integrar
4. Hora extra pagada al doble, toda vez que las primeras nueve horas, se pagan dobles, a partir de la décima hora, se retribuyen triples (arts. 67 y 68, LFT)
5. Hora extra pagada al triple, toda vez que a partir de la décima hora, se remuneran triples (arts. 67 y 68, LFT)
c) Importe a integrar por horas extra dobles
|
Fórmula |
Sustitución |
Costo por hora |
$ 81.25 |
|
Por: |
Pago doble |
2 |
Igual: |
Valor por hora doble |
$ 162.50 |
Por: |
Horas dobles a integrar |
2 |
Igual: |
Monto a integrar por horas extra dobles |
$ 325.00 |
d) Monto a integrar por horas extra triples
|
Fórmula |
Sustitución |
Costo por hora |
$ 81.25 |
|
Por: |
Pago triple |
3 |
Igual: |
Valor por hora triple |
$ 243.75 |
Por: |
Horas triples a integrar |
1 |
Igual: |
Importe a integrar por horas extra triples |
$ 243.75 |
e) Determinación de tiempo extra a integrar
|
Fórmula |
Sustitución |
Importe a integrar por horas extra dobles |
$ 325.00 |
|
Más: |
Cuantía a integrar por horas extra triples |
$ 243.75 |
Igual: |
Valor total por horas extra |
$ 568.75 |
Entre: |
Número de días de salario devengado en julio y agosto |
591 |
Igual: |
Cantidad diaria de tiempo extraordinario a integrar |
$ 9.642 |
Notas:
1. A los días de bimestre (31 de julio y 31 de agosto) se le restan las ausencias injustificadas e incapacidades; en este caso, el trabajador se incapacitó tres días (art. 30, fracc. III, LSS)
2. Pueden existir diferencias por cuestiones de redondeo
6. Cálculo de SBC variable
|
Fórmula |
Sustitución |
Vales de despensa |
$ 26.30 |
|
Más: |
Premio de puntualidad |
1.73 |
Más: |
Comisiones |
169.49 |
Más: |
Descansos laborados |
44.07 |
Más: |
Aportación patronal al fondo de ahorro |
10.17 |
Más: |
Tiempo extraordinario |
9.64 |
Igual: |
SBC variable |
$ 261.401 |
Nota:
1. Pueden existir diferencias por cuestiones de redondeo
C) Salario mixto
|
Fórmula |
Sustitución |
SBC fijo |
$ 717.34 |
|
Más: |
SBC variable |
261.40 |
Igual: |
Salario mixto a reportar en septiembre1 |
$ 978.742 |
Notas:
1. La fecha límite para comunicar el cambio salarial será el 7 de septiembre de 2023 (art. 34, fracc. III, LSS)
2. Pueden existir diferencias por cuestiones de redondeo
Conclusión
Es importante que los patrones consideren todo lo descrito para calcular correctamente la base salarial de sus trabajadores, porque con esta se determinan y se enteran las cuotas obrero-patronales y las aportaciones de vivienda; y en caso de considerarse salarios inferiores a los reales, el Seguro Social e Infonavit podrían fijar diferencias y requerir su pago más las actualizaciones y los recargos respectivos, lo cual repercutirá en sus finanzas.
Además, como ahora el Instituto está difundiendo de forma oficial sus criterios sobre la integración del SBC, es menester que los empleadores estén al pendiente de las publicaciones del IMSS, porque dichos comunicados pueden afectarlos si es que no determinan adecuadamente el SBC, ocasionado que sean susceptibles a la imposición de créditos fiscales por diferencias, actualizaciones, recargos, multas y capitales constitutivos.