El numeral 132, fracción III de la Ley Federal del Trabajo (LFT) obliga a los patrones a proporcionar a sus colaboradores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la ejecución de sus servicios. Deben ser de buena calidad, estar en buen estado y reponerse tan pronto como dejen de ser eficientes, a menos que los subalternos se hubiesen comprometido a usar herramientas propias.
Aunque el suministro de estos instrumentos respalda la eficiencia de las actividades laborales del personal e incluso garantiza su seguridad, también genera la incertidumbre empresarial sobre si su entrega afecta o no el salario base de cotización (SBC) de los subordinados.
A continuación, se aborda qué conforma la base salarial de los empleados, qué son las herramientas de trabajo, las características a cuidar según el instrumento brindado al personal para que no afecten su SBC y cuándo el IMSS puede sospechar que se trata de salario disfrazado.
¿Qué son las herramientas de trabajo?
El doctor Mario de la Cueva, en su obra El Nuevo Derecho Mexicano del Trabajo define a los instrumentos de trabajo como los bienes indispensables para que el empleado pueda prestar el servicio pactado; por ende, su otorgamiento es una obligación patronal.
Por otra parte, la Real Academia Española indica que una herramienta es un instrumento que sirve para hacer algo o conseguir un fin.
Por lo descrito se infiere que, las herramientas laborales son un conjunto de instrumentos que permiten al subordinado desarrollar su trabajo.
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¿Las herramientas de trabajo integran el SBC?
De conformidad con el numeral 27, primer párrafo de la Ley del Seguro Social —LSS—, el SBC se compone por los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad otorgada al subordinado por sus servicios. A excepción de las hipótesis previstas en las fracciones de dicho precepto, a saber:
- instrumentos de trabajo
- fondo de ahorro
- cantidades otorgadas por el patrón para fines sociales de carácter sindical
- aportaciones patronales adicionales al Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez
- cuotas obreras que le corresponde pagar al patrón por disposición legal
- aportaciones de vivienda
- participación en las utilidades de la empresa
- alimentación y habitación
- despensas en especie o dinero
- premios por asistencia y puntualidad
- cantidades aportadas para constituir fondos de planes de pensiones
- tiempo extraordinario
Como se observa, se excluyen de la base salarial los instrumentos laborales, ya que proporcionarlos es una obligación patronal; por lo tanto, su otorgamiento no implica un aumento al patrimonio del asegurado.
No obstante, aunque las herramientas laborales no formen parte del SBC, los patrones deben atender las siguientes particularidades según el tipo de material o utensilio suministrado al colaborador, entre los cuales destacan los siguientes.
Uniformes
Algunos empleadores llegan a dar uniforme a su plantilla laboral con el propósito de que estos porten un distintivo del establecimiento.
En este caso, se sugiere evitar la entrega de efectivo o depósitos a la nómina del trabajador y en su lugar, se recomienda celebrar un convenio con alguna tienda que venda directamente a la compañía los uniformes para que los colaboradores efectivamente vistan un distintivo de la corporación.
Sin embargo, en caso de manejarlo vía reembolso, es necesario que el subalterno compruebe el gasto realizado para los fines señalados, mediante el CFDI expedido a nombre de la empresa.
Automóvil o transporte
En ocasiones las empresas entregan un vehículo al subordinado para que lo utilice en el desarrollo de sus servicios y fijan que se devuelva al final de la jornada laboral o permitirle su uso personal.
En caso de no contar con unidades de transporte, algunas compañías pactan cubrir el servicio de autos particulares (taxi, Uber, Didi, etc.). En este escenario es preferible que los empleadores cuenten con las aplicaciones respectivas para que sea a través de estas por medio de las cuales se solicite el vehículo.
Si se opta por pagar el transporte público (metro, metrobús, trolebús, etc.), es indispensable proporcionar al empleado una “Tarjeta de movilidad”. La responsabilidad de mantener con saldo suficiente este plástico es del patrón, para el correcto desplazamiento del subordinado.
Además, tratándose de este tipo de instrumentos laborales se sugiere que los patrones tengan:
- bitácora de servicios a realizar por el subordinado, debidamente firmada por este
- acta entrega-recepción del carro, en el que se indique que es un implemento para ejecutar sus tareas laborales, siendo el patrón quien asume los costos inherentes al uso del mismo
- comprobantes de pagos de mantenimiento y servicios de la unidad a nombre de la empresa, o
- en caso de emplear transporte privado (taxis, Didi, Uber, etc.) o público (metro, metrobús, colectivo) brindar una tarjeta que le sirva al trabajador para utilizar tales servicios o si no es posible esto, contar con el respaldo de la solicitud de reembolsos que pueda gestionar aquel siempre que presente los comprobantes correspondientes (recibos de taxi, Uber, entre otros, recargas a la “Tarjeta de movilidad”, mapas con rutas del colectivo, etc.)
Cuando el empleado pone a disposición de la empresa su vehículo personal para el desempeño de sus servicios, los gastos de mantenimiento, gasolina, etc. deben correr por cuenta del empresario, ya sea directamente o a través de reembolso, en este último caso será necesario contar con los CFDI a nombre del patrón.
Incluso en términos de la jurisprudencia y tesis aislada de rubros: SALARIO, NO FORMAN PARTE DEL, VIÁTICOS, GASTOS Y AUTOMÓVIL, Registro digital 195763 y SALARIO BASE DE COTIZACIÓN DE CUOTAS OBRERO PATRONALES. EL REEMBOLSO POR GASTOS DE GASOLINA NO FORMA PARTE INTEGRANTE DEL MISMO SI ESTA SE UTILIZA PARA LA ACTIVIDAD DE LOS TRABAJADORES, Clave II-TASR-IX-754, se ha fijado el criterio de que estas herramientas se proporcionan al trabajador para tener una mayor eficacia en el desempeño de sus labores fuera de su centro laboral, por ello no se consideran parte integrante del SBC.
Viáticos
Si bien el vehículo o transporte puede brindarse en distancias cortas, cuando la comisión de un trabajo es lejana, lo ideal para las empresas es entregar al colaborador cantidades de dinero para transporte, hospedaje y alimentos y gastos de representación que le permitan poder desarrollar sus labores, mejor conocidos como “viáticos”.
Para acreditar que son una herramienta de trabajo, se recomienda a los empleadores limitar su tratamiento mediante políticas internas, detallando el procedimiento de entrega, la recepción, el ejercicio, la comprobación y cómo hacer la devolución de los recursos no utilizados. Asimismo, deben contar con órdenes de ventas, de instalaciones; bitácoras de viajes (con la descripción de las actividades efectuadas por el colaborador); CFDI relativos al hospedaje, la alimentación o el transporte; notas o tickets de consumo; mandato de la comisión; comprobantes de reembolso, entre otros.
Esto porque si no se acreditan las erogaciones, y no se reintegran las cantidades entregadas por parte del empleado, tales importes se consideran gratificaciones y, por ende, integran al SBC del subordinado como un elemento variable en el bimestre en que se recibieron (arts. 27, primer párrafo; 30, fracc. II y 34, fracc. II, LSS).
Lo anterior es así, toda vez que los viáticos tienen por objeto proporcionar al subalterno cierta cantidad de dinero para cubrir las erogaciones ocasionadas con motivo de alimentos y hospedaje en la prestación de sus servicios; por lo que si se otorgan permanentemente, sin condicionar el destino del importe brindado al empleado (es decir, tiene la libre disposición del numerario), forman parte del salario y se entregan como una contraprestación al servicio desempeñado, lo cual se corrobora con la tesis de rubro: VIÁTICOS. FORMAN PARTE DEL SALARIO SI SE RECIBEN PERMANENTEMENTE Y SE DEMUESTRA QUE SE PACTÓ QUE EL TRABAJADOR DISPONDRÍA LIBREMENTE DEL NUMERARIO, SIN NECESIDAD DE PROBAR EL ESTIPENDIO, Registro digital 2018878.
Cabe aclarar que, en ocasiones, por el lugar del desempeño del servicio o la diligencia el colaborador se ve obligado a comer en sitios donde no se expide CFDI, por lo que se debe acreditar el consumo mediante notas o conforme a las reglas establecidas en las políticas de viáticos.
Teletrabajo
En el actual panorama laboral, el teletrabajo ha emergido como una modalidad que redefine la relación entre subordinados y empleadores, imponiendo a los patrones ciertos deberes especiales, como el de asumir los costos de los servicios de telecomunicación y electricidad (art. 330-E, fracc. III, LFT).
Estos desembolsos considerados como herramientas esenciales para el desempeño de las labores por parte de los teletrabajadores no afectan la integración del SBC (arts. 27, fracc. I, LSS y 153-A, LFT).
No obstante, para garantizar una transparencia en el cumplimiento de estas obligaciones de teletrabajo, es necesario incluir en el contrato laboral y en la política de teletrabajo una clara descripción y el monto que los empleadores aportarán por los servicios relacionados con el teletrabajo (luz e internet), o especificar si las empresas proporcionarán directamente estos servicios a sus colaboradores.
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¿Válido dar dinero para herramientas de trabajo?
Cuando los empleadores deciden entregar efectivo o depositar cierta cantidad a la nómina del colaborador por concepto de instrumentos laborales pueden resultar discrepancias entre la intención del patrón y el uso de tales recursos por parte de los subalternos.
En estos casos, es necesario recabar la documentación que respalde los gastos efectuados como CFDI, tickets, notas de compra, así como la política o papel en donde se refleje que así se pactó proporcionar la herramienta de trabajo y el motivo de ello.
Sin embargo, existe el riesgo de que el IMSS aun con el soporte señalado, considere que esto es una práctica indebida, toda vez que la entrega de dinero a los trabajadores no permite identificar el destino de tales cantidades y, por tanto, no se actualiza la veracidad y demostrabilidad del concepto.
En ese sentido, el Seguro Social podría interpretar que el dinero entregado al subordinado bajo el concepto de herramienta de trabajo en realidad implica un beneficio económico para aquel y por ende, forma parte del SBC.
Por lo tanto, los empleadores deben evitar, malas prácticas como el pago de una línea de celular a nombre del colaborador, y en lugar de ello proporcionarle un dispositivo propiedad de la compañía. Asimismo, es importante no cubrir gastos de transporte, viáticos o gasolina sin la debida comprobación de las erogaciones realizadas.
Conclusión
Para los patrones resulta crucial atender adecuadamente las particularidades asociadas a diferentes instrumentos laborales, como uniformes, vehículos, viáticos y aquellos otorgados en caso de teletrabajadores. Estos aspectos incluyen la necesidad de establecer políticas internas claras, llevar registros detallados y asegurarse de cumplir con las obligaciones patronales.
De ahí que algunas sugerencias clave para los empresarios son:
- establecer políticas internas claras: definiendo los procedimientos específicos para la entrega, la recepción, el ejercicio y la comprobación de instrumentos laborales
- documentar adecuadamente: contar con registros precisos, tales como actas de entrega-recepción, comprobantes de pagos de mantenimiento y servicios, y documentación soporte de gastos, para evitar interpretaciones incorrectas por parte de las autoridades
- transparencia en el teletrabajo: incluir en los contratos laborales o las políticas de teletrabajo descripciones detalladas de los costos que los empleadores asumirán por los servicios relacionados con el teletrabajo, como luz e internet
- evitar en la medida de lo posible el pago en dinero por concepto de herramientas de trabajo: se recomienda acordar convenios con proveedores para la adquisición directa de uniformes u otros instrumentos, garantizando un rastreo transparente de los recursos y solo en casos muy necesarios brindar dinero o depósitos en la cuenta del empleado de que se trate, pero recabando las notas de compra, tickets, o papeles que se tenga al alcance, y
- cumplir con obligaciones fiscales y laborales: asegurarse de que todas las prácticas relacionadas con herramientas de trabajo cumplan con las normativas laborales y de seguridad social para evitar posibles inconvenientes con las autoridades
