La Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS) publicó en el Diario Oficial de la Federación (DOF), el Decreto por el que se reforma la Ley del Seguro Social (LSS), en materia de herramientas digitales —Decreto—, vigente desde del 8 de junio de 2024.
Dado que este documento afecta las actuaciones del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) frente a los patrones, así como las diligencias que estos pueden llevar a cabo a través de medios electrónicos, enseguida se abordan las implicaciones de la enmienda.
Definiciones
Se añaden los siguientes conceptos a la LSS:
- particulares. Se refiere a los derechohabientes, patrones, contadores públicos (incluyendo los autorizados por el IMSS), responsables solidarios, terceros relacionados —personas físicas o morales—, así como los representantes legales que realicen actuaciones ante el Seguro Social mediante su buzón, y
- Buzón IMSS. Sistema de comunicación electrónico implementado y administrado por el Instituto, mediante el cual este puede realizar la notificación de cualquier acto, requerimiento o resolución administrativa digital, e informar sobre aspectos de interés, mientras que los particulares tienen la potestad de presentar promociones, solicitudes, avisos o dar cumplimiento a sus obligaciones y requerimientos del organismo, así como consultar su situación fiscal
Obligatoriedad del uso del Buzón IMSS
Según el artículo 5 A, fracción XXIII de la LSS el Buzón IMSS es un sistema a través del cual el Instituto “podrá” llevar a cabo la notificación de cualquier acto, o requerimiento.
Aquí pareciera que es una opción del Seguro Social utilizar dicho medio de comunicación para hacer requerimientos a los patrones.
Por su parte, el dispositivo 286 L, primer párrafo de la LSS prevé que los particulares (derechohabientes, patrones, responsables solidarios, entre otros) “podrán” presentar ante el Instituto las promociones o solicitudes relacionadas con el ejercicio de dicho ente, mediante el buzón de referencia.
Como se observa nuevamente por la utilización del vocablo “podrá”, pareciera optativo el uso del Buzón IMSS, y esto suena lógico, porque un derechohabiente (asegurado o familiar de este), no tendría porqué tener e.firma para ingresar, y se le dificultaría el acceso a la información y defensa (por la promoción de recursos de inconformidad contra negativas de pensiones).
No obstante, el dispositivo 286 M de la LSS, precisa que el Seguro Social realizará las notificaciones, los citatorios, los emplazamientos, requerirá o solicitará informes y papeles, y emitirá sus resoluciones vía Buzón IMSS.
Inclusive, establece el deber de los particulares de registrar y mantener actualizados los medios de contacto con el Instituto, conforme a los lineamientos que su Consejo Técnico emita. Para el caso en específico de los patrones o sujetos obligados, se entiende que las notificaciones se llevarán a cabo vía Buzón IMSS, sin perjuicio de que el organismo pueda efectuarlas en los términos y con las formalidades establecidas en la LSS.
Asimismo, se prevé que si los particulares no habilitan el Buzón en comento, las notificaciones se realizarán por estrados, según el numeral 134, fracción III del Código Fiscal de la Federación (CFF).
Por tanto, de esto se infiere, que el IMSS notificará a los empleadores mediante su Buzón, y si no cuentan con esta herramienta, se hará a través del enlace: https://www.imss.gob.mx/patrones/notificaciones-estrados (que corresponde a la lista de estrados). Por ende, si no se está al pendiente de dicho portal, las consecuencias podrían ser graves para los empresarios. De ahí que es mejor habilitar el Buzón referido.
Además, el Dictamen con proyecto de Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la LSS, en materia de herramientas digitales para trámites, del 25 de abril de 2024, menciona que “resulta una obligación para el Instituto y no una opción, incorporar un enfoque digital para facilitar la presentación de trámites y servicios, así como ofrecer herramientas tecnológicas que permitan a los particulares conocer los actos y comunicados de autoridad de forma pronta, oportuna y eficiente, a través de mecanismos que garanticen su seguridad, autoría y alta disponibilidad...”.
Por ese motivo, se presume que el IMSS está obligado a usar su Buzón.
En cuanto a los particulares, aunque se indica que tienen la opción de valerse de dicha herramienta digital, previo registro y actualización de sus datos de contacto, lo cierto es que se vuelve forzoso, en el momento en que se indicó que es el medio a través del cual el Instituto realizará sus notificaciones principalmente, y secundariamente a través de estrados.
Responsabilidad patronal del uso del Buzón IMSS
Los particulares podrían formular sus promociones o solicitudes a través del Buzón IMSS, para lo cual deben usar los medios de identificación correspondientes; esto es, la firma electrónica avanzada —e.firma— (arts. 2o., fracc. VIII y 4.1, Lineamientos generales para el uso del Buzón IMSS, publicados el 9 de julio de 2020 en el DOF —Lineamientos—).
Para tales efectos, los particulares tienen que registrar y mantener actualizados los medios de contacto con el Seguro Social según los Lineamientos, los cuales seguirán vigentes en tanto no se publiquen las nuevas reglas de carácter general, las cuales deben emitirse y difundirse en el DOF, así como en las páginas de internet del Seguro Social, a más tardar el 6 de agosto del 2024 (arts. Segundo y Tercero transitorios, Decreto).
Alcance jurídico de los documentos vía Buzón IMSS
Si bien el Decreto señala que las actuaciones (sic) realizadas a través del Buzón IMSS producen los mismos efectos legales que los documentos firmados autógrafamente. En realidad debió decir que los instrumentos electrónicos emitidos a través de esta plataforma digital tienen valor legal y probatorio en igualdad que los signados a mano.
Esto es así porque la documentación obtenida vía internet, siempre que tenga un sello digital que permita autentificarlo, tiene valor probatorio. Esto se sustenta en las siguientes tesis por analogía:
- DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS IMPRESOS. EN CUANTO A SU CONTINENTE, ES POSIBLE OTORGARLES PLENO VALOR PROBATORIO PARA ACREDITAR EL INTERÉS JURÍDICO DEL QUEJOSO EN EL JUICIO DE AMPARO, SI DE ELLOS SE DESPRENDEN ELEMENTOS QUE GENEREN CONVICCIÓN EN CUANTO A SU AUTENTICIDAD Y FIABILIDAD, Registro digital 2026752
- RECIBOS DE NÓMINA CON SELLO DIGITAL Y CADENA DE CARACTERES GENERADA POR EL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA (SAT). SON APTOS PARA DEMOSTRAR EL MONTO Y EL PAGO DE LOS SALARIOS A LOS TRABAJADORES, Registro digital 2022081, y
- DOCUMENTOS DIGITALES CON FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA O SELLO DIGITAL. PARA SU VALORACIÓN EN EL JUICIO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO NO DEBE ATENDERSE AL ARTÍCULO 210-A DEL CÓDIGO FEDERAL DE PROCEDIMIENTOS CIVILES, AL TENER EL MISMO VALOR PROBATORIO QUE LOS QUE CUENTAN CON FIRMA AUTÓGRAFA, Registro digital 2003562
Conclusión
La reforma a la LSS en materia de herramientas digitales, en particular el uso del Buzón IMSS, implica un cambio significativo en la interacción entre el Seguro Social y los patrones, en el sentido de que este sistema de comunicación electrónico facilitará la notificación de actos, requerimientos y resoluciones administrativas, ofreciendo un canal eficiente y seguro.
Es esencial advertir que el uso del Buzón IMSS conlleva la responsabilidad para los particulares de usar medios de identificación como la e.firma, pero les asegura que los documentos emitidos a través de esta plataforma digital tengan el mismo valor legal y probatorio que los firmados de manera autógrafa.
No obstante, los empleadores deben considerar que de optar por habilitar esta herramienta digital, tienen que registrar y mantener actualizados sus medios de contacto para recibir las notificaciones del Instituto de manera oportuna y en caso de no darse de alta en el Buzón, estar al tanto de las actuaciones que el organismo lleva a cabo a través de estrados.
