PREÁMBULO
Las personas físicas y/o morales que tienen a su servicio trabajadores, adquieren de manera inmediata la obligación de afiliarlos a los Institutos Mexicano del Seguro Social (IMSS) y del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit). Esa inscripción trae aparejados el cumplimiento de ciertos deberes, entre los que sobresale, determinar y enterar las cuotas de los Seguros del Régimen Obligatorio del Seguro Social (ROSS) y las aportaciones y amortizaciones de vivienda (arts. 15, fracción III Ley del Seguro Social –LSS– y 29, fracciones II y III Ley del Infonavit).
Las Leyes de la materia prevén la periodicidad con la que se generan esos pagos a cargo de los patrones, a saber:
- las cuotas obrero-patronales para financiar los Seguros de Riesgos de Trabajo, Enfermedades y Maternidad, Invalidez y Vida y Guarderías y Prestaciones Sociales, se causan por mensualidades vencidas y los pagos respectivos deben afectuarse a más tardar el día 17 del mes inmediato siguiente a aquél en que se causaron (art. 39 LSS), y
- las aportaciones y amortizaciones de vivienda, así como las cuotas del Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez se originan por bimestre vencido y se enteran a más tardar el día 17 del mes inmediato siguiente a su causación (arts. Sexto Transitorio Ley del Infonavit y Vigésimo Séptimo Transitorio LSS)
Según los numerales 39 de la LSS y 5o del Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit (Ripaedi), los patrones están obligados a calcular los montos a pagar al IMSS e Infonavit en los formatos impresos o utilizando el programa informático autorizado por el primero. Asimismo deben presentar las cédulas de determinación del período de que se trate.
Empero, el IMSS podrá entregar a los patrones una propuesta de cédula de determinación elaborada con los datos con los que cuente de los movimientos afiliatorios comunicados al Instituto por aquéllos y, en su caso por sus trabajadores (art. 39-A LSS).
Así para calcular las cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones de vivienda, el IMSS a finales de 1997 puso a disposición de los patrones el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), software que ha sufrido diversas actualizaciones y cuyo empleo es optativo para aquéllos que cuenten con hasta cuatro trabajadores y obligatorio para quienes tengan a su servicio cinco o más subordinados (art. 113, penúltimo párrafo Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF–).
Para conocer los importes exactos a pagar al IMSS e Infonavit, los patrones deben llevar un control estricto de las incidencias de cada uno de sus colaboradores y registrarlas en el SUA. Sin embargo, en ocasiones los encargados de determinar los pagos a los institutos de seguridad social pueden cometer errores que impactan en un cálculo y entero equívoco de las cuotas, aportaciones y amortizaciones a cargo de la empresa, generándose diferencias que tienen que subsanarse lo más pronto posible para evitar un perjuicio económico mayor.
Los motivos por los que pueden generarse inconsistencias en las determinaciones efectuadas por el SUA son diversas, por ejemplo yerros en la captura de: faltas e incapacidades; salario mínimo general del área geográfica respectiva; Índices Nacionales de Precios al Consumidor (INPC) y tasas de recargos; prima del Seguro de Riesgos de Trabajo; fecha de los movimientos de los trabajadores (altas o reingresos, bajas, aumento o disminución de salario) y amortizaciones de los créditos de vivienda del Infonavit –fechas de inicio de retención, factor de descuento y sus modificaciones–.
Si el archivo se generó correctamente no se presentará ningún problema en el banco, se procesará y se emitirá un recibo en el que se desglosarán los conceptos que se pagaron. Este documento como es el comprobante de que las diferencias han quedado cubiertas, junto con las actualizaciones y los recargos correspondientes, debe archivarse con la cédula detalle del cálculo y el resumen de liquidación respectivos.
COMENTARIO FINAL
Es importante que cuando se detecte que se efectuó un pago incorrecto, se subsane cuanto antes para evitar que se generen más actualizaciones y recargos e incluso la imposición de alguna multa por parte del Seguro Social o del Infonavit.
