Los patrones al iniciar una relación laboral con sus trabajadores y al asegurarlos al Régimen Obligatorio del Seguro Social, adquieren distintas obligaciones, entre ellas tener sus registros de nóminas; por ello realizamos algunas precisiones respecto al contenido y utilidad de los registros y recibos de nómina (art. 15, fracc. II, LSS).
Conforme al artículos 9. del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF), dichos registros deben contener: nombre, denominación o razón social completo del patrón, número de su registro patronal ante el Instituto y del RFC; nombre completo, RFC, Clave Única del Registro de Población, duración de la jornada, fecha de ingreso al trabajo y tipo de salario, de los trabajadores; lapso que comprende el recibo y periodicidad establecida para el pago de los salarios; salario base de cotización, importe total del salario devengado, así como conceptos y montos de las deducciones y retenciones efectuadas; el número de días laborados y la unidad de tiempo laborado.
Por lo que hace a los patrones que se dedican permanente o esporádicamente a la construcción, adicionalmente tienen que entregar a sus colaboradores una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido, semanal o quincenalmente, conforme a los periodos de pago establecidos (art. 15, fracc. VI, LSS).
Si bien es cierto que elaborar los recibos de nómina es una obligación legal, porque son parte de los registros de nómina, también lo es que sirven como prueba cuando surja alguna controversia respecto al cumplimiento de las obligaciones de seguridad social; esto a efectos de que el patrón esté en posibilidad de comprobar su dicho, ofreciéndolos como medios de prueba en un recurso de inconformidad o juicio de nulidad, o en una revisión de gabinete o visita domiciliaria.
Otra ventaja de usar el recibo de nómina es que los conceptos entregados a los subordinados por previsión social, puedan ser excluidos como integrantes del SBC, pues estos documentos integran la contabilidad de la empresa (art. 27, penúltimo párrafo, LSS)
Una de las novedades contempladas en la reforma fiscal de 2013 es el deber de los patrones a expedir y entregar a sus colaboradores sus comprobantes fiscales digitales por los pagos efectuados (CFDI).
Estos documentos deben generarse de manera electrónica, tener el sello digital del SAT, y reunir los requisitos necesarios para su deducción, según los numerales 29, 29-A del CFF; 27, fracción V y 99, fracción III de la LISR.
No obstante es preciso mencionar que dichos recibos (CFDI´s) no reúnen la totalidad de los elementos señalados en la LSS y el RACERF, salvo que dichos datos se incluyan en un complemento, el cual se sugiere sea firmado por el trabajador, y en él, aquel manifieste su conformidad con las cantidades entregadas, descontadas y en general con la información contenida en el documento, como son los días y las horas laborados, etc.
Por otra parte, como en materia laboral el patrón tiene la carga de la prueba para demostrar la fecha de ingreso del trabajador, su antigüedad, faltas de asistencia, jornada de trabajo ordinaria y extraordinadia, pago de días de descanso y obligatorios, aguinaldo, disfrute de vacaciones, primas dominical y vacacional, monto y pago de salario, el recibo de pago puede ofrecerse en el juicio respectivo como prueba documental privada para acreditar dichos extremos.
Finalmente estimado lector, contar con el recibo de nómina es una obligación, que de no cumplirse, el Instituto puede imponerle una multa equivalente al importe de 20 a 75 veces el salario mínimo diario general vigente en el DF, esto es $1,402.00 a $5,257.50 (arts. 304-A, fracc VII y 304-B, fracc. I, LSS).
