Cómo calcular la carga social de los trabajadores

Al iniciar una relación laboral con algún trabajador, el patrón tiene varias obligaciones a cumplir en esta materia como son: inscribirlo al Régimen Obligatorio del Seguro Social (ROSS), determinar y modificar el salario base de cotización (SBC) de este, realizar el cálculo y entero de las cuotas obrero-patronales y de las aportaciones de vivienda, correspondientes (arts. 12, fracc. I, 15, fraccs. I y III, LSS y 29, fraccs. I y II,  Ley del Infonavit).

Pagar correctamente dichas contribuciones, permite que el IMSS pueda financiar las prestaciones de los diversos seguros que componen el ROSS: Riesgos de Trabajo (RT); Enfermedades y Maternidad (EyM); Invalidez y Vida (IyV); Guarderías y Prestaciones Sociales (GyPS); y Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez (RCV) —art. 11, LSS—.

Si los patrones incumplen dicha carga o no lo hacen cabalmente, pueden ser objeto de la imposición de créditos fiscales por diferencias, actualizaciones, recargos, multas y capitales constitutivos.

De ahí que a continuación se de a conocer los elementos necesarios para realizar tal tarea: qué conceptos integran al SBC, los porcentajes a cubrir por los subordinados y patrones, las fechas de pago de las cuotas obrero-patronales y de la aportación de vivienda, así como una demostración de su cálculo.

SBC

Es el monto que el patrón está obligado a calcular y sirve como base para determinar las cuotas obrero-patronales y las aportaciones de vivienda a pagar mensual y bimestralmente al IMSS e Infonavit, respectivamente.

Asimismo el Seguro Social lo toma como referencia para cubrir a los asegurados los subsidios por incapacidad o las pensiones a que tengan derecho.

Composición

Según los artículos 27 de la LSS y 29 del Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit (Ripaedi), el SBC y el salario base de aportación (SBA), se integra con los pagos realizados en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por sus labores, salvo los conceptos que se mencionan en dichos numerales, según su naturaleza.

TOPES Máximo y mínimo

La cuantía del SBC no debe exceder de 25 veces el SMG —actualmente 1,826.00 pesos— ni ser inferior al salario mínimo (73.04 pesos), al cual se le debe aplicar el factor de integración de las prestaciones laborales —conformado por la parte proporcional diaria, de ser el caso, con prestaciones mínimas de ley relativas al primer año de servicios (1.0452), para obtener el equivalente a 76.34 pesos— (art. 28, LSS).

Excepciones

En algunos supuestos el SBC a tomar para el pago de las cuotas respectivas no es el calculado en términos del artículo 27 de la LSS, por ejemplo:

• continuación voluntaria, como sirve para que las personas dadas de baja del ROSS puedan seguir cotizando en los Seguros de Invalidez y Vida y de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, de manera voluntaria, la base de pago es el último salario registrado ante el IMSS o el tope máximo legal (art. 218, LSS), e
• incorporación voluntaria al ROSS, como tiene por objeto quelos sujetos que no tienen una relación laboral puedan gozar de algunos de los beneficios de dicho régimen (trabajadores en industrias familiares y los independientes, ejidatarios, comuneros, colonos y pequeños propietarios; y patrones personas físicas con trabajadores asegurados a su servicio), la base con el que se cotiza es el salario mínimo vigente en el momento de la incorporación o renovación al ROSS (art. 227, fracc. I, LSS)

Cuotas obrero-patronales

La Real Academia Española define cuota como “parte o porción fija y proporcional”, así como la “cantidad de dinero que corresponde pagar a un sujeto pasivo como consecuencia de la aplicación de un tributo”.

El numeral 5-A de la LSS las conceptualiza como las aportaciones de seguridad social establecidas en la ley a cargo del patrón, trabajador y sujetos obligados.

En ese sentido, el precepto 2o., fracción II del CFF define a las aportaciones de seguridad social como las contribuciones previstas en la ley a cargo de las personas que son sustituidas por el Estado en el cumplimiento de obligaciones fijadas por la ley de la materia o aquellas que se beneficien en forma especial por servicios de seguridad social proporcionados por el gobierno.

Las cuotas obrero-patronales tienen tal denominación pues en la LSS se hace referencia a las porciones que cubren tanto los patrones en su calidad de obligados y sus subordinados como sujetos de aseguramiento, salvo en el caso de trabajadores con salario mínimo, en cuyo supuesto el patrón absorbe la cuota obrera (art. 36, LSS).

Además dicha alusión también es aplicable para los sujetos que solicitan una incorporación o continuación voluntaria, aun y cuando no tengan una relación laboral, y por lo que deben cubrir la parte obrera y patronal (art. 218, LSS).

Al ser consideradas contribuciones tienen los siguientes elementos:

• sujetos: empresa y colaborador; socios cooperativistas; sujetos de incorporación o continuación voluntaria al ROSS (arts. 12, fracc. I y II, 13 y 218, LSS)
• objeto: financiar los servicios que brinda el IMSS
• base de gravamen: es el SBC (es el monto sobre el que se determinan las cuotas) —28-A, LSS—
• tasa de pago: corresponde a las primas base para el cálculo, y
• fecha de pago: es el plazo para enterar las contribuciones, en este caso a más tardar el día 17 del mes o bimestre inmediato siguiente al de su causación, y en caso de que sea inhábil se prorroga hasta el hábil siguiente, (arts. 39, LSS y 3o., último párrafo, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF–).

Porcentajes a cubrir

Es importante señalar que el Seguro Social tiene una estructura financiera, compuesta por reservas para brindar las prestaciones que está obligado a proporcionar. Derivado de esto dicho organismo cuenta con varios tipos de fondos dentro de los cuales están las Reservas Operativas para cada uno de los seguros que conforman el ROSS (arts. 278, 279, 280, fracc. I y 281, LSS)

De ahí que, por cada seguro se paga un porcentaje sobre el SBC (arts. 71, 72, 74, 106, fraccs. I y II, 25, último párrafo, 107, fraccs. I y II, 147, 168, fraccs. I y II, 211, LSS y Décimo Noveno Transitorio del decreto de la LSS publicado el 21 de diciembre de 1995).

Continuación e incorporación voluntaria

Para efectos de la continuación voluntaria al ROSS, las primas a cubrir son las de los Seguros de: Riesgos de Trabajo, Invalidez y Vida; Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez así como el ramo de Gastos Médicos para Pensionados del Seguro de Enfermedades y Maternidad.

En el caso de la incorporación voluntaria las primas a cubrir en los seguros del ROSS, dependen del tipo de asegurado de que se trate, por ejemplo los patrones personas físicas con trabajadores asegurados a su servicio, cubren las prestaciones del Seguro de Riesgos de Trabajo, las prestaciones en especie del Seguro de Enfermedades y Maternidad y las correspondientes de los seguros de Invalidez y Vida, así como de Retiro y Vejez (arts, 13, fracc. IV y 222, fracc. II, inciso c), LSS).

Trabajadores pensionados

Si los patrones contratan a personal que gozan de una pensión por Cesantía en Edad Avanzada (CEA) o Vejez se les libera de cubrir las cuotas del Seguro de Invalidez y Vida y las de los Gastos Médicos para Pensionados del Seguro de Enfermedades y Maternidad (arts. 196 y 25, párrafo segundo LSS).

Respecto de los que reciben una pensión de invalidez, tanto el patrón como al asegurado se les exime entregar las contribuciones correspondientes al Seguro de Invalidez y Vida (art. 151, fracc. IV, LSS).

Para tales efectos en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) al momento de capturar los datos del subordinado, en el rubro de Trabajador Pensionado, se debe seleccionar: Pensión IV, en caso de invalidez, o  Pensión CV, en el supuesto de CEA o Vejez.

Ausentismo e incapacidades

Cuando falten los colaboradores a trabajar y no se paguen salarios y subsista el vínculo laboral la cotización es de la siguiente forma:

 Nota:

1. En caso de algún requerimiento del IMSS, los patrones deberán presentar la aclaración correspondiente, indicando que se trata de cuotas omitidas por ausentismo y comprobar la falta de pago de salarios respectivos, mediante la exhibición de las listas de raya o de las nóminas correspondientes

Estas reglas son válidas para los subordinados eventuales, permanentes y por jornada reducida; sin embargo para las ausencias de los que trabajan semana reducida les es aplicable lo dispuesto en el numeral 116 del RACERF, en tal virtud los días de cotización se obtienen restando del total de los del periodo de cotización correspondiente, los detallados en la siguiente tabla, en función de las jornadas laborables en la semana de cada colaborador en particular:

Cálculo y retención

El Instituto puso a disposición de los patrones el SUA versión 3.4.7, descargable en la página web: http://www.imss.gob.mx/patrones/sua, a efectos de que realicen la determinación automática de las cuotas obrero-patronales, las aportaciones y amortizaciones de vivienda que deben enterarse, así como para generar el archivo de pago respectivo.

Es preciso señalar que dicho programa se debe utilizar de forma forzosa por las empresas que tengan más de cinco trabajadores y opcional para las demás (art. 113, último párrafo, RACERF).

Recuérdese que las compañías tienen el carácter de retenedor de las cuotas de los trabajadores, por lo que deben calcularlas y enterarlas al Instituto. Para ello deben descontar la parte obrera a los subordinados al momento en que realice el pago de sus salarios.

De no cumplirse con esto, aquellas solo pueden deducir cuatro cotizaciones semanales acumuladas, quedando las restantes a su cargo (arts. 38, LSS y 6o., CFF).

Para efectos laborales, de omitirse el descuento, el patrón puede hacerlo dentro del mes siguiente, contado a partir del día en que  se debió realizar, pues su facultad prescribe en un mes según el numeral 517, fracción I de la LFT.

Si el patrón excede dicho plazo y aun así realiza la retención, podría ocasionar que el trabajador ejerza la rescisión laboral sin responsabilidad para él, pues la reducción del salario no estaría justificada, lo que implicaría el pago de una indemnización de tres meses de salario, 20 días de salario por cada año laborado, el finiquito de las partes proporcionales de aguinaldo, vacaciones, prima vacacional y de 12 días por año laborado por concepto de prima de antigüedad (arts. 50; 51, fracc. IV; 52; 79; 80; 87 y 162, fracc. III, LFT).

Asimismo es importante señalar que al absorber el patrón las cuotas obreras, estas no son deducibles para efectos fiscales de conformidad con el artículo 25, fracción VI de la LISR.

Aportaciones y amortizaciones de vivienda

Los patrones tienen que proporcionar a sus trabajadores habitaciones cómodas e higiénicas, lo cual se cumple a través de las aportaciones del 5 % sobre el SBC de su personal a la orden del Infonavit, considerando que el periodo de pago es el mes natural.

Por esta razón a los trabajadores no se le hace ningún descuento por aportación de vivienda (arts. 136, LFT, 29, fracc. II, Ley del Infonavit y 33, fracc. I, Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit —Ripaedi—).

Según el artículo 35 del Ripaedi, dependiendo del tipo de ausencia del trabajador será la forma que se determina la aportación patronal de vivienda:

• sin justificación legal por siete días mensuales, se dejan de cubrir
• incapacidad médica, subsiste la obligación de enterar las aportaciones
• ausencias mayores a ocho días, se deja de cubrir siempre y cuando se presente el aviso de baja respectivo
• huelga, se entera el pago de aportaciones y, en su caso, de sus accesorios legales si se determinara el pago de salarios caídos a los trabajadores huelguistas por allanamiento, convenio, resolución arbitral o laudo de la Junta de Conciliación y Arbitraje competente, en la proporción que corresponda a dichos salarios caídos

No obstante, cuando los trabajadores ejercen su derecho a adquirir un crédito hipotecario, los patrones deben efectuar los descuentos a sus salarios para cubrir los préstamos respectivos, ya sea semanal o quincenalmente, según el periodo de pago (arts. 29, fracc. III y 42, Ley del Infonavit).

Esta carga inicia a partir del día siguiente a aquel en que recibe el patrón de que se trate el aviso de retención o aparecen los datos de crédito en la cédula emisión bimestral anticipada (EBA), lo que ocurra primero (art. 44, quinto párrafo, Ripaedi).

En caso de que los colaboradores no asistan a laborar y no se les cubra un salario, o cuando sus ausencias estén amparadas por un certificado de incapacidad temporal, deben cubrir directamente al Infonavit sus amortizaciones, pues al no existir base salarial el deber patronal como retenedores se suspende, salvo que se tenga celebrado un convenio con el IMSS de pago indirecto y reembolso de subsidios (arts. 49 y 51, Ripaedi).

Esta obligación desaparece cuando el patrón recibe el aviso de suspensión de descuentos o no aparecen los datos del mismo en la EBA o aquel presenta el aviso de baja del trabajador acreditado ante el Seguro Social (arts. 44 y 50, Ripaedi).

Fecha de pago

El numeral 35 de la Ley del Infonavit contempla que el periodo para cubrir las aportaciones y descuentos de créditos hipotecarios debe ser por mensualidad vencida, a más tardar los días 17 del mes inmediato siguiente.

No obstante, actualmente esto no es aplicable, pues el artículo Sexto Transitorio del Decreto que reforma y adiciona diversas disposiciones de la Ley del Infonavit publicadas en el DOF del 6 de enero de 1997, prevé que el término para entregar al Infonavit los conceptos mencionados es bimestral hasta que se modifique la Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (LISSSTE) y se establezca que la fecha de pago (cuotas y aportaciones) sea mensual, situación que no ha sucedido a esta fecha.

Forma de pago de las obligaciones de seguridad social

Como ya se dijo los patrones deben utilizar el SUA para realizar el cálculo de forma automática de las cuotas obrero-patronales y de las aportaciones y amortizaciones de vivienda que deben enterarse, así como para generar el archivo de pago respectivo, para que posteriormente lo entreguen en las ventanillas de las sucursales bancarias mediante un disco de 3½ o en una memoria (USB).

Asimismo tienen a su disposición el Sistema de Pago Referenciado (SIPARE) en la página: www.imss.gob.mx/patrones/sipare, a través del cual pueden obtener la línea de captura correspondiente para cubrir las contribuciones de seguridad social.

Debe aclararse que esta herramienta es una alternativa de pago, por lo que los enteros se reciben de forma tradicional.

Caso práctico

Si bien para saber cuánto se debe entregar al IMSS e Infonavit por cuotas obrero-patronales y aportaciones de vivienda se emplea el SUA,   es conveniente conocer cómo se calculan de manera manual a efectos de poder corroborar el funcionamiento adecuado de dicho sistema; de ahí que a continuación se muestra el procedimiento a seguir.

La empresa Comida Enlatada para llevar, SA de CV desea saber a cuánto equivalen las cuotas obrero-patronales a pagar de octubre y del quinto bimestre de 2016.

Se hace la aclaración que los cálculos presentados pueden variar por efectos del redondeo.

Datos generales

 Notas:

1. Por hora

2. Mensual

3 Diario

1. Cálculo del SBC

A) DETERMINACIÓN DEL FACTOR DE PRESTACIONES

Proporción diaria de aguinaldo

Nota:

1.   Según el artículo 87 de la LFT anualmente el patrón debe pagar a sus trabajadores un aguinaldo de 15 días de salario, sin embargo en este ejemplo el patrón otorga a sus colaboradores 20 días

Proporción diaria de prima vacacional

Factor de prestaciones para trabajadores con jornada y semana reducida

Factor del séptimo día para trabajadores con jornada y semana reducida

Nota: 

1.   Aun cuando en el artículo 62, fracción I del RACERF no se indica que en la integración salarial de los trabajadores con jornada reducida deban contemplarse las prestaciones, deben  considerarse pues tienen derecho al pago de las mismas

Factor de prestaciones para trabajadores con jornada y semana normal

B) DETERMINACIÓN DEL IMPORTE PROPORCIONAL DE PRESTACIONES

Trabajador con jornada reducida

Trabajador con semana reducida

C) DETERMINACIÓN DEL IMPORTE SALARIAL PROPORCIONAL DEL SÉPTIMO DÍA

Trabajador con jornada reducida

Trabajador de semana reducida

D) DETERMINACIÓN DEL SBC

Trabajador con jornada reducida

Trabajador con semana reducida

Nota:

1. El procedimiento para determinar el SBC de los trabajadores con semana y jornada reducida está previsto en el numeral 62 del RACERF, en donde se señala que si el salario resultante es inferior al mínimo, deberá ajustarse a este. En este caso, como el salario de los trabajadores con semana y jornada reducida es superior, ese es el que debe declararse al IMSS

Trabajadores con semana y jornada normal

2. Cálculo del tope máximo de cotización para los seguros del ROSS                                            y aportaciones de vivienda¹

Nota: 

1. El SBC de los trabajadores no puede ser superior a 25 veces el salario mínimo, según lo dispuesto en el artículo 28 de la LSS, de serlo, deberá ajustarse a este límite máximo

3. Cálculo de cuotas del seguro de riesgos de trabajo

Notas:

1.   Para calcular las cuotas a pagar por el Seguro de Riesgos de Trabajo, se descuentan los días de ausencias injustificadas o incapacidades de los trabajadores (art. 31, fracs. I y IV, LSS)

2.   Para efectos del Seguro de Riesgos de Trabajo, deben descontarse los días en los que los trabajadores tengan ausencias injustificadas o incapacidades; si el trabajador es de semana reducida, tienen que restarse los días indicados en la tabla contenida en la fracción II del artículo 116 del RACERF, según sus faltas. En este caso se descuentan dos días del periodo mensual, a razón de que faltó un día del mes

4. Cálculo de cuotas del seguro de enfermedades y maternidad

Notas:

1.   En los periodos de ausencias sí se cubren las cuotas del Seguro de Enfermedades y Maternidad (art. 31, fracc. I, LSS)

2.   Cuando los trabajadores faltan a sus labores por una enfermedad general o profesional y esas ausencias están amparadas por certificados de incapacidad, esos días se descuentan para efectos del pago de este Seguro

3.   Los pensionados por cesantía en edad avanzada o vejez no cotizan para efectos del ramo de Gastos Médicos para Pensionados, por ende ni estos ni sus patrones cubren este concepto (arts. 196 y 25, segundo párrafo, LSS)

5. Cálculo de cuotas del seguro de Invalidez y vida

Notas:

1.   Cuando los trabajadores se ausentan injustificadamente o esos periodos se amparan con certificados de incapacidad, esos días se descuentan para efecto del pago de este seguro

2.   Ni los pensionados ni sus patrones cubren las cuotas de este seguro (art. 196, LSS)

3.   Cuando los trabajadores se ausentan injustificadamente o esos periodos se amparan con certificados de incapacidad, esos días se descuentan para efecto del pago de este seguro; si el trabajador es de semana reducida, tienen que restarse los días indicados en la tabla contenida en la fracción II del artículo 116 del RACERF, según sus faltas. En este caso se descuentan dos días del periodo mensual, a razón de que faltó un día del mes

6. Cálculo de las cuotas del seguro de guarderías y prestaciones sociales

Notas: 

1.   Cuando se registran ausencias injustificadas o incapacidades médicas de los trabajadores, los días correspondientes se descuentan para efectos del pago de este seguro (art. 31, fraccs. I y IV, LSS)

2.   Cuando se registran ausencias injustificadas o incapacidades médicas de los trabajadores, los días correspondientes se descuentan para efectos del pago de este seguro; si el trabajador es de semana reducida, tienen que restarse los días indicados en la tabla contenida en la fracción II del artículo 116 del RACERF, según sus faltas. En este caso se descuentan dos días del periodo mensual, a razón de que faltó un día del mes

7. Cálculo de cuotas obrero-patronales a pagar en octubre

8. Cálculo de cuotas del seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez

Notas:

1.   Cuando los trabajadores se ausentan de su centro laboral y esos días están amparados por certificados de incapacidad, sus patrones deben cubrir las cuotas por el ramo de Retiro (art. 31, fracc. IV, LSS)

2.   En los días de ausencias injustificadas no se pagan las cuotas de este ramo (art. 31, fracc. I, LSS)

3.   Las cuotas del ramo de Cesantía en Edad Avanzada no se cubren en los días de ausencias o incapacidades médicas (art. 31, fraccs. I y IV, LSS)

9. Cálculo de aportaciones al Infonavit

Notas:

1.   Si las ausencias de los trabajadores están amparados por certificados de incapacidad, subsiste la obligación de pago de las aportaciones de vivienda (art. 35, fracc. III, LSS)

2.   Cuando los trabajadores se ausentan menos de ocho días sin causa justificada, no se pagan las aportaciones de vivienda (arts. 35, fracc. I, Ripaedi)

3.   En los días de ausencias injustificadas no se pagan las aportaciones; si el trabajador es de semana reducida, tienen que restarse los días indicados en la tabla contenida en la fracción II del artículo 116 del RACERF, según sus faltas. En este caso se descuentan dos días del periodo mensual, a razón de que faltó un día del mes

10. Cálculo de las cuotas a cubrir en el quinto bimestre de 2012

Conclusión

Es importante que los patrones tengan el expediente actualizado de cada uno de sus trabajadores, en el que se tenga registrado las incapacidades médicas expedidas por el IMSS y las ausencias injustificadas, pues esto le permitirá que se realice correctamente el cálculo de las cuotas a cubrir, asimismo es necesario que dichas incidencias se capturen debidamente en el SUA.

Igualmente es preciso que se cuente con la documentación que acredite lo anterior para que en su caso se promueva la aclaración administrativa dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquel en que surta efectos la notificación de la cédula de liquidación,  ante el área de Cobranzas de la Subdelegación respectiva al domicilio del registro patronal del Seguro Social (arts. 39-D, LSS y 151, RACERF).

Finalmente, estimado lector, debe tener en cuenta que si no cumple cabalmente con la obligación consignada en este trabajo, el IMSS está facultado para emitir y notificar las cédulas de liquidación por concepto de las cuotas obrero-patronales, los capitales constitutivos, las actualizaciones, los recargos y las multas (arts. 39-C, 251, fraccs. XIV y XV, LSS).