Los patrones al contratar personal adquieren distintas obligaciones en materia de seguridad social, por lo que son sujetos a ser revisados en su cumplimiento por parte de las autoridades en la materia.
Ante esta situación es importante contar con la documentación soporte con la que se acredite a los organismos fiscales que se dio cabal observancia a dichos deberes.
Es por ello que a continuación se dan a conocer los papeles que deben generarse y resguardarse en la empresa con el fin de evitar y combatir contingencias como la reclamación por la supuesta omisión en el pago de cuotas obrero-patronales, la generación de las diferencias respectivas y sus actualizaciones, además de los recargos, las multas o los capitales constitutivos correspondientes.
Información forzosa
En el rubro laboral, según los numerales 784 y 804 de la LFT, las empresas tienen que conservar los contratos laborales, listas de asistencia y de raya, los comprobantes de pago de las prestaciones de mínimas ordenadas en dicho ordenamiento, porque tienen la carga de acreditar, en caso de un juicio en su contra, los siguientes extremos: la fecha de ingreso, la antigüedad, y las asistencias, del trabajador; la causa de rescisión del vínculo laboral; la terminación de la relación o el contrato de trabajo para obra o tiempo determinado; la constancia de haber dado el aviso de rescisión con la fecha y causal respectiva; haber celebrado el contrato de trabajo; la jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria (cuando esta no exceda de nueve horas semanales); el pago de días de descanso (séptimo día y feriados), aguinaldo, vacaciones, primas dominical, vacacional y de antigüedad; el disfrute de vacaciones; el monto y que se hubiese cubierto el salario; la incorporación y las aportaciones al IMSS, al Infonavit y al Sistema de Ahorro para el Retiro y la participación de los colaboradores en las utilidades de las empresas.
Por su parte el artículo 15, fracciones II y IV de la LSS indica que las empresas deben llevar registros, tales como nóminas y listas de raya, en las que se indique el número de días trabajados y los salario percibidos por los subordinados, además de proporcionar al IMSS los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones a su cargo.
De igual forma existen casos especiales, para los patrones que se dediquen: a la construcción y al campo, quienes deben expedir y entregar a los trabajadores una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido (art. 15, fracc. VI, LSS).
Adicionalmente concurren otros tipos de documentos que la ley no señala como obligatorios, pero que para efectos probatorios es recomendable que se conserven.
Soporte jurídico
A continuación aparece un listado de los documentos esenciales que deben conservarse y su finalidad.
| Instrumento | Objeto |
| Contrato1 | Justificar:
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| Recibo de nómina1 y 2 | Acreditar:
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| Comprobantes del pago de las cargas sociales | Demostrar que se cumplió con la obligación de pago de las cuotas obrero-patronales, aportaciones de vivienda y entero de las deduciones de créditos hipotecarios, y cuándo se realizaron. Esto además deja saber si proceden o no las actualizaciones y los recargos por pago extemporáneo |
| Lista de asistencia1 | Avalar la procedencia de las disminuciones salariales y con ello la procedencia del cálculo del SBC variable o mixto, de las cuotas obrero-patronales y de los deberes ante el Infonavit, y la integración o no de las horas extras |
| Convenios ratificados ante la Junta de Conciliación y Arbitraje1 | Probar el motivo de los movimientos afiliatorios como la modificación de salario (aumento o disminución) o la baja ante el ROSS |
| Acta administrativa1 | Documentar las incidencias de los trabajadores como las faltas injustificadas o los accidentes de trabajo provocados para tener la posibilidad de defenderse de la calificación de un riesgo de trabajo |
| Permiso de ausencia con o sin goce de salario1 | Evidenciar en el caso de licencia sin disfrute de salario la razón por la cual se da de baja al trabajador ante el ROSS por ausentismo, o bien el motivo de la forma en que se:
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| Incapacidades médicas | Alegar el correcto pago de las cargas sociales, la integración del SBC y la elaboración del cálculo de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo |
| Examen médico | Reputar padecimientos preexistentes de los trabajadores, y por lo tanto, desvirtuar un probable riesgo de trabajo para que no afecte la siniestralidad de la empresa |
| Renuncia1 | Justifica la separación voluntaria del trabajador de su empleo, y en consecuencia, su baja ante el ROSS |
| Descripción de puestos | Demostrar, en su caso, que el asegurado sufrió un percance ajeno a sus labores, con lo cual se puede evitar la recriminación de un accidente o enfermedad profesional. Este documento debe estar vinculado con el contrato laboral, ya que debe existir congruencia entre estos para que se tenga una certeza de las funciones contratadas |
| Mapeo de procesos de la empresa | Es importante que se consideren los pasos a seguir en el desempeño de las actividades de la negociación, incluyendo los iniciales, intermedios y finales, con el objeto de poder autoclasificarse en la actividad correspondiente para efectos del Seguro de Riesgos de Trabajo, y en caso de una reclasificación por parte del Instituto, impugnarla, haciendo valer este estudio |
| Avisos de Atención Médica y Calificación de: Enfermedad de Trabajo (ST-9) y de Probable Accidente de Trabajo (ST-7) y Dictamen de Incapacidad Permanente o Defunción por Riesgo de Trabajo (ST-3) | Se utilizan para realizar el cálculo de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo, además de servir como base para impugnar las rectificaciones de la prima respectiva que realice el IMSS, en caso de contener datos distintos a los de dichos formatos |
| Registro de los riesgos de trabajo | Se emplea para determinar la siniestralidad de la empresa, ya que permiten conocer las fechas de inicio y de terminación de los accidentes o enfermedades profesionales, el número de casos ocurridos, las causales de estos, su gravedad y el lugar de ocurrencia |
| Anexos a la solicitud del registro patronal | Cuando se tramita el Número de Registro Patronal de forma presencial, el IMSS solicita diversos papeles, entre ellos: el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del patrón; el comprobante del domicilio del centro de trabajo no mayor a dos meses; el croquis de localización del domicilio del centro de trabajo; la escritura pública o acta constitutiva que contenga el sello del Registro Público de la Propiedad y del Comercio; el poder notarial para actos de administración del representante legal; la identificación oficial del representante legal, su RFC y Clave Única de Registro de Población (CURP); si es sindicato, resolución de registro (toma de nota) emitida por la autoridad laboral (Secretaría del Trabajo y Previsión Social tratándose de competencia Federal y las Juntas de Conciliación y Arbitraje de ser competencia local); y en el caso de los patrones del campo, el Permiso Único de Siembra expedido por la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación y la Comisión Nacional del Agua. Con esto se acredita la veracidad de lo declarado en la obtención del registro patronal de ser objeto a una revisión por parte del IMSS |
| Tarjeta patronal | Es requerida por el Seguro Social en distintos trámites presenciales pues es considerada un documento de identificación patronal |
| Acuses de recibo | Es importante contar con estos papeles, ya sean generados de forma electrónica o física para acreditar que se cumplió con: la tramitación del registro patronal; los reingresos, las modificaciones salariales y bajas del personal; el aviso de dictamen y la presentación del mismo; la declaración de la prima de riesgo; la modificación al estatus del registro patronal (sustitución patronal, cambio de domicilio y de clase, de representante legal, etc.), informes trimestrales de outsourcing y los avisos de obra, entre otros. Asimismo se debe tener la constancia debidamente sellada, de la presentación de la aclaración administrativa, el escrito de desacuerdo, el recurso de inconformidad o del juicio de nulidad, según sea el caso |
| Actos administrativos emitidos por la autoridad y la cédula de su notificación | Pueden consistir en la determinación de créditos fiscales o requerimiento de información; la rectificación de la prima del Seguro de Riesgo de Trabajo o la reclasificación; la baja del registro patronal por ser ilocalizable el patrón o la resolución del recurso de inconformidad. Este soporte permite probar ante la autoridad jurisdiccional la fecha en que fue notificado el acto que se combate y su monto, además de que el medio de defensa es promovido en tiempo y forma |
| Emplazamiento a huelga | Se destina para soportar el aviso de huelga ante el IMSS |
| Baja ante el SAT | Empleado para comunicar la cancelación del registro patronal en caso de la muerte de un patrón persona física o la disolución o liquidación de una empresa |
Tiempo de conservación
El numeral 15, fracción II de la LSS prevé que los registros de nóminas y lista de raya deben conservarse durante los cinco años siguientes al de su fecha de su emisión.
Los demás documentos es recomendable conservarlos por el mismo término, a partir del día, según corresponda, del cumplimiento o nacimiento de la obligación que se pretenda acreditar con ellos.
Lo anterior en razón de que el artículo 297 de la LSS señala que el Seguro Social cuenta con cinco años para revisar la observancia de las cargas establecidas en la LSS y fijar en cantidad líquida los créditos fiscales.
Valor probatorio
Los numerales 129 y 133 del Código Federal de Procedimiento Civiles (CFPC) clasifican a este tipo de probanzas en:
- públicas, las que son generadas por funcionarios envestidos de fe pública y los expedidos por servidores gubernamentales, en el ejercicio de sus funciones, los cuales se distinguen por los sellos o las firmas u otros signos exteriores que indican las leyes, tal es el caso de los acuses electrónicos del IMSS o los actos administrativos que lleva a cabo, y
- privadas, son las que no reúnen las condiciones anteriores, es decir son celebradas entre particulares, como los contratos laborales, los recibos de nómina, las listas de asistencia, entre otras.
Cabe hacer notar que los papeles públicos hacen fe en un juicio, es decir su contenido se presume como cierto; caso contrario de los privados, que para su perfeccionamiento requieren del ofrecimiento de otro tipo de probanzas como la pericial en grafoscopía, el reconocimiento de firmas y todas aquellas tendientes a demostrar su autenticidad (art. 130, CFPC).
Documentos digitalizados
Una de las inquietudes más frecuentes entre el sector patronal es si los expedientes en papel se pueden conservar de forma electrónica.
Aquí lo primero que debe considerarse es que el propósito de guardar físicamente estas constancias son para comprobar al IMSS o al Tribunal Federal de Justicia Administrativa el cumplimiento cabal de las obligaciones patronales, tanto en los procesos administrativos de aclaración o inconformidad, como en los jurisdiccionales, respectivamente.
Por ende al ofrecerlos como medio probatorio bajo la modalidad digital, para las autoridades no tienen validez, pues se les tratará como copias susceptibles de alteración, por lo que lo ideal es que se exhiban en original con los sellos y las firmas respectivos.
Por el contrario, los documentos generados a través de la tecnología informática como el caso de los movimientos afiliatorios y los acuses de recibo respectivos creados mediante el portal IMSS Desde su Empresa (IDSE) sí tienen validez, por lo que deben presentarse en archivo electrónico y exhibir su representación impresa; ello porque son emitidos por la propia autoridad (documental pública), y en su caso, solo se tendría que demostrar la originalidad del serial del certificado, de la cadena original, la secuencia notarial, el número de serie o del sello digital, según el supuesto.
Conclusión
Es importante que los patrones formen un expediente por cada trabajador en donde incluyan todos los papeles relacionados con el vínculo de trabajo, como contratos, recibos de nómina, listas de asistencia, incapacidades médicas, ST-7, ST-3 o ST-9, y además contar con un archivo relativo a todas las cargas generales como patrones, el cual debe integrarse con la tarjeta patronal, el mapeo de procesos, la declaración de la prima de riesgo, el aviso y la presentación del dictamen, y las modificaciones al registro patronal de ser el caso.
Lo anterior para que cuando exista una revisión o la imposición de un crédito fiscal se localice fácilmente las probanzas y se demuestre el cumplimiento de las obligaciones correspondientes.
