La transparencia es un indicador de calidad que permite relaciones más claras, sobre todo cuando hay dinero involucrado, justo como sucede en la renta de condominios, departamentos o casas y el pago de rentas u otros servicios de mantenimiento que muchas veces pueden ser todo un dolor de cabeza y despertar ciertas dudas de a dónde se va el dinero; un problema que puede resolverse con tecnología.
Actualmente, de acuerdo con cifras de Comunidad Feliz -plataforma de Administración de Edificios y Condominios-, hay cuatro mil millones de condominios en todo el país, no obstante, en el 95% de los casos, los administradores de estos gestionan las actividades, cobros, pagos y gastos por Excel, lo que dificulta la comunicación y visibilidad del uso que se le da a los recursos que dan los residentes.
Pero eso no es todo, y es que Jorge Ventura, general manager de Comunidad Feliz en México, contó a IDC que la falta de información que tienen los residentes que rentan podría ser una de las causas de morosidad en el país, ya que la gente no sabe a dónde se va el dinero, no tienen como pagar fácilmente, y tampoco están informados sobre el uso que se les dan a los recursos, un problema que podría atenderse con el uso de tecnología.
Tecnología para transparentar gastos
La digitalización no solo llegó para las empresas, sino también para los hogares y es que con la intención de trasparentar las finanzas de los residentes de un bien inmueble, existen plataformas que brindan un reporteo directo sobre las actividades, gastos y pagos, evitando que haya administradores abusivos o residentes que desfalquen las cuentas por ejemplo de un condominio.
De esta manera se transparentan al 100% los pagos del mantenimiento y tanto los residentes pueden ver que está pasando con su dinero, en donde está y a donde se va a ir, como los administradores enfrentan el problema de morosidad mediante un canal de comunicación efectiva que mantiene en contacto al administrador con los dueños de la casa y/o departamentos para que sepan que es lo que está pasando.
Sobre la automatización de este tipo de actividades, Jorge Ventura compartió las ventajas que se obtienen:
- hay comunicación efectiva entre residentes, dueños y administradores
- hay mayor seguridad, pues en el caso de Comunidad Feliz, por ejemplo, brindan un generador de código QR para dar acceso a las personas que no tienen llave al condominio (invitados o servicio de paquetería)
- se tiene conocimientos sobre los ingresos y egresos
- se pueden realizar encuestas y votaciones en vivo sobre mejoras o decisiones importantes del lugar
- se ofrecen webinars semanales sobre temas legales de condominios y cosas relacionadas en esta materia
- un call center que apoya los siete días de la semana
Digitalizar condominios
El general manager de Comunidad Feliz compartió que para lograr concentrar toda la información relevante del condominio se necesita información de los residentes, tal como correos, teléfonos y contacto, información personal que agregó, debe cuidarse con la mejor tecnología para evitar accidentes o robo de datos.
Digitalizar los condominios, o al menos los procesos financieros y sociales de estos, permite que todos sepan lo que está pasando, además, el dinero no se puentea, por lo que al realizar un pago el dinero cae directamente a la cuenta de destino y se pueden conectar directamente al Servicio de Administración Tributaria (SAT) para solicita facturas.
Finalmente, Jorge Ventura indicó que los administradores que trabajan con ayuda de tecnología agilizan los procesos, y dan claridad a todos los involucrados mediante “finanzas completamente transparentes dentro del condominio”, ya que cada residente, cuenta con su propia clave de acceso.
