Uno de los problemas administrativos de las empresas es la acumulación de papeles. Tratando de dar una solución, en diversas ocasiones se opta por su destrucción, sin considerar si son documentos que deben preservarse por ley; por ejemplo, los libros corporativos.
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Se debe recordar que en estos libros las sociedades deben registrar sus movimientos administrativos y operativos, pues de esta forma existe rastro de todas sus decisiones. La Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) establece que las sociedades anónimas deberán llevar los siguientes libros:
- registro de accionistas
- actas de asamblea, y
- variaciones de capital
Según el artículo 46 del Código de Comercio, la conservación de estos documentos corporativos debe realizarse en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología por un mínimo de 10 años.
Este mismo periodo aplica para el caso de liquidación, porque el numeral 245 de la LGSM señala que los liquidadores mantendrán en depósito los libros y papeles de la sociedad, durante 10 años después de la fecha en que se concluya la liquidación.
Además, el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación impone la conservación de las actas constitutivas y las actas en las que se haga constar el aumento o disminución de capital, fusión o escisión de las sociedades, por todo el tiempo en que subsista la sociedad de que se trate.
