El libro de actas de asamblea es uno de los registros más elementales de toda sociedad, toda vez que en él queda la bitácora de las decisiones de los accionistas sobre la organización y operación de la entidad. En vista de su importancia, a continuación se señalan los componentes que no deben faltar en este libro.
LEE: ACTA DE ASAMBLEA SIN FIRMA DEL PRESIDENTE, ¿SURTE EFECTOS?
Según el artículo 194 de la Ley General de la Ley General de Sociedades Mercantiles, las actas de asamblea generales de accionistas se tienen que asentar en el libro respectivo y deben firmarse por el presidente y secretario de la asamblea, así como por el comisario que estuviera presente, anexándose los documentos que justifiquen que se realizaron las convocatorias.
Por su parte, los numerales 36 y 40 del Código de Comercio prevén que los comerciantes deben llevar un libro de actas en el que se hacen constar los acuerdos que tomen las asambleas y los consejos de administración, en el que se expresará la fecha respectiva, los asistentes a ellas, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas.
De lo anterior, se advierte que los datos y documentos que deben asentarse en el libro, son los siguientes:
- fecha de la asamblea
- personas que asistieron
- número de acciones que cada accionista represente
- número de votos de los que pueden hacer uso
- acuerdos adoptados (a la letra)
- documento que justifique de que se publicó la convocatoria, y
- firmas del presidente y secretario de la asamblea, al igual que del comisario que concurrió
El registro puede conservarse de forma impresa o digital. En el primer caso, tienen que encuadernarse y foliarse, mientras que en el segundo supuesto deben apegarse a las reglas previstas por la NOM-151.
