Viáticos en el recibo de nómina

En la segunda quincena de agosto (25 de agosto) la empresa otorgó $12,500.00 a un trabajador por concepto de viáticos para una encomienda que se realizará en el transcurso de la primera quincena de septiembre.

El 8 de septiembre el trabajador entrega su reporte de gastos y los CFDI como se muestra:

¿Cuándo y cómo debemos reflejar estos viáticos en el recibo de nómina?

Según lo señalado en la guía de llenado del CFDI de nómina versión 1.2, los viáticos otorgados a un trabajador pueden reportarse en el recibo de pago, en cualquiera de los siguientes términos:

• en el CFDI de nómina del periodo que comprenda la fecha en que el recurso fue entregado. En este caso, los viáticos entregados y no comprobados en el mismo periodo que ampara el CDFI de nómina, deben registrarse con la clave 003 (Viáticos entregados al trabajador) del catálogo c_TipoOtrosPago. Para este caso en la segunda quincena de agosto

• en el recibo siguiente a aquel que corresponda a la fecha en que fue entregado el recurso. Es decir en la primera quincena de septiembre

• en un comprobante independiente, que ampare solo la entrega del viático. Por lo que podría emitirse a más tardar el 25 de septiembre

En estos dos últimos casos la emisión debe ser dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha de la entrega del recurso al trabajador y dentro del mismo ejercicio fiscal en que se percibió.

Suponiendo que se ejerce la primera opción, en el CFDI de nómina de la segunda quincena de agosto, se incluirá la entrega de los $12,500.00 conjuntamente con los demás conceptos de pago del periodo.

Este importe se reporta dentro del Nodo OtroPago, pues hasta ese momento aún no se determina si los viáticos serán un ingreso exento o gravado para el trabajador, de acuerdo con la guía del SAT en este nodo:

“…se debe registrar la clave agrupadora correspondiente a otras cantidades recibidas por el trabajador en el periodo que abarca el comprobante, mismas que deberán registrarse como datos informativos y no se suman a las percepciones obtenidas por el trabajador, ya que no son ingresos acumulables para este.”

Esta cantidad no se suma a las demás percepciones de la quincena, pues no es una percepción para el trabajador, solo se está informando que recibió $12,500.00 para viáticos.

En la primera quincena de septiembre como ya se conoce el monto real de los viáticos erogados y cuales cuentan con CFDI, primero debe separarse el importe exento y gravado.

Del total de viáticos efectivamente erogados por $11,125.00, no se comprobaron correctamente $3,465.00.

Para este último importe, se estará a lo previsto en el numeral 152 del RLISR, el cual establece que podrán no presentar CFDI hasta por un 20 % del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitir los mismos.

Por lo tanto pueden tomarse como viáticos exentos $2,225.00 (20 % de $11,125.00) siempre que el:

• importe no comprobado no exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal. Tómese en cuenta que para este ejemplo es la primera ocasión que se utiliza esta facilidad

• monto restante de los viáticos se erogó mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón, y

• trabajador reintegó al patrón el remanente del dinero entregado y el efectivamente utilizado, en este caso $1,375.00 ($12,500.00 menos $11,125.00)

La diferencia entre los viáticos no comprobados de $3,465.00 y los que se toman como exentos en términos del punto anterior por $2,225.00, de $1,240.00 se consideran como un ingreso gravado para el trabajador.

Viáticos exentos para el trabajador

Viáticos gravados para el trabajador

Así, en el recibo de la primera quincena de septiembre se reportarán los viáticos conforme a lo siguiente:

Una vez realizado el registro del viático comprobado y del no comprobado, en el mismo recibo se deben registrar las mismas cantidades como descuentos (para neutralizar el efecto del ingreso) utilizando para ello las claves correspondientes a un viático exento o gravado: “080 Ajuste en Viáticos gravados” y “100 Ajuste en Viáticos exentos”.

Como en este ejemplo el trabajador no utilizó el total de los $12,500.00 que se le entregaron para los viáticos; quedándole un remanente de $1,375.00 ($12500.00 menos $11,125.00) mismos que reembolsó a su patrón, se debe resguardar el documento que ampare dicho reintegro.