Para qué sirven las claves de ajustes en el recibo de nómina

Por las retenciones de ISR que los patrones efectúen a sus trabajadores están obligados a expedir un CFDI de nómina. Este comprobante puede utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132 fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV de la LFT, siempre que:

• ostente la firma de los trabajadores (en su representación impresa), para que en los juicios laborales e inspecciones se exhiban como formas de acreditación, o
• se implemente un sistema digital mediante el cual los subordinados al momento de que les lleguen, manifiesten su conformidad con el contenido del CFDI, digitando una clave o un número de identificación personal (NIP)

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Además los CFDI de nóminas en su configuración deben reunir el estándar:

• técnico del anexo 20, pues en él se específica la estructura, forma y sintaxis que deben contener, lo cual permite que la información se organice mediante etiquetas de manera organizada en el comprobante, y
• “Complemento de recibo de pago de nómina”, el cual precisa las especificaciones de los campos a registrar relacionados con los conceptos laborales erogados

Uno de los campos que debe llenarse es el de “deducciones”, en donde se plasman los descuentos realizados a los trabajadores por diversos conceptos; siendo indispensable para su llenado  las claves del catálogo “Tipo deducciones”.

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En este catálogo están las descripciones nominadas “ajustes”, cuya finalidad es:

• acoplar adecuadamente los conceptos de nómina en el CFDI, de tal manera que exista una nivelación tanto en el ingreso como en el egreso y no se presuma que existe cantidad a deber al trabajador. Por ejemplo, en el caso de viáticos, una vez realizado el registro del viático comprobado y del no comprobado, se debe señalar la misma cantidad como descuento utilizando la clave de descuento “081” “Ajuste de viáticos entregados al trabajador”, esto para realizar el neteo de las cantidades que fueron previamente entregadas al subordinado, o
• corregir los errores consistentes en reflejar percepciones en exceso. Ello se logra:
  • cancelando el comprobante emitido con errores y elaborando uno nuevo con los datos correctos, o
  • reflejando como deducción

Por ejemplo, en el caso del subsidio para el empleo, cuando se hubiese entregado un importe mayor al determinado, se deberá registrar como un descuento la diferencia utilizando la clave TipoDeducción 071 Ajuste en Subsidio para el empleo efectivamente entregado al trabajador.